Buchhaltung / Rechnungswesen

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen

Aufbewahrungsfristen für Unterlagen aus Geschäften werden in verschiedenen Rechtsnormen geregelt, so hauptsächlich:

zu Unterlagen aus den betrieblichen Rechnungswesen nach § 257 Abs. 4 im Handelsgesetzbuch (HGB) zu 6 und 10 Jahren und
steuerrechtlich nach § 147 Abs. 3 in der Abgabenordnung (AO) zu 6 und 10 Jahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen andere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind,
zur Aufbewahrungspflicht von 4 Jahren nach § 320 Abs. 3, Satz 3 im Sozialgesetzbuch (SGB) III für Aufzeichnungen, die von Unternehmen im Baugewerbe verpflichtend zu führen sind, wenn von diesen Unternehmen Wintergeld oder Saison-Kurzarbeitergeld geleistet wird,
zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen mindesten von 2 Jahren
- über die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer (z. B. mit Stundenzetteln, Tages- und Wochenstundenberichten u. a.) nach § 16 Abs. 2 im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und
- über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach § 19 Abs. 1 im Arbeitnehmer - Entsendegesetz (AentG) und § 17 Abs. 2 im Mindestlohngesetz (MiLoG),
zur Aufbewahrung von Lohnunterlagen nach § 28p im SGB IV, nach Kalenderjahren geordnet bis zum Ablauf des auf eine Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres.

Zu beachten sind auch die speziellen Anforderungen - insbesondere zur elektronischen Aufbewahrung – im BMF-Schreibens vom 18. November 2019 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, veröffentlicht im Bundessteuerblatt BStBl. I. Neben dem Scannen wird neu auch das Abfotografieren von Belegen mit dem Smartphone als „mobiles Scannen“ erlaubt.

Welche Unterlagen gleichlautend nach Handels- und Steuerrecht 6 oder 10 Jahre aufzubewahren sind, wird unter Aufbewahrung von Unterlagen angeführt. Die Aufbewahrungspflicht beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahrs, für das der letzte Jahresabschluss aufgestellt sowie bei Handels- und Geschäftsbriefen diese empfangen oder abgesandt oder ein betreffender Buchungsbeleg aufbereitet wurden.

Nach Steuerrecht läuft eine Aufbewahrungsfrist noch nicht ab, wenn und solange Unterlagen für Steuern noch von Bedeutung sind. Das wird der Fall sein, wenn zu Steuern die Festsetzungsfrist nach § 147 Abs. 3, Satz 3 in AO noch nicht abgelaufen ist bzw. nur eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 in AO erfolgte, schwebende Verfahren vorliegen, gerade eine Außenprüfung begonnen wurde oder Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren anhängig sind. Nach § 148 AO ist es auch möglich, bei dem zuständigen Finanzamt Erleichterungen zur Aufbewahrung und zugehörigen Fristen zu beantragen.

Verwiesen sei auf weitere speziellere Aussagen zur Aufbewahrung von Rechnungen und Aufbewahrung von Bauvertragsunterlagen.

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09.01.2020

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