Grundlagen für eine Soll-lst-Vergleichsrechnung für den Betrieb und seine Baustellen liefert die Baubetriebsrechnung. Im Soll-lst-Vergleich wird die Zielverwirklichung durch Messung der Ist-Werte kontrolliert. Gegenübergestellt werden Plan- bzw. Soll- und Ist-Zahlen, um Abweichungen feststellen und anschließend auf ihre Einflussfaktoren hin analysieren zu können.
Plan-Ist- und Soll-lst-Vergleiche unterscheiden sich voneinander durch das verschiedene Niveau der den Ist-Kosten gegenüberstehenden Vergleichskosten, - einerseits Plankosten als budgetierte Kosten und
- zum Anderen Soll-Kosten unter Berücksichtigung des kostendynamischen Verhaltens.
Hauptzweck des Plan-lst-Vergleichs der Kosten als – normalerweise – periodische Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Kosten in der Baudurchführung ist die Bestimmung und Kontrolle - von Abweichungen in der Kosteninanspruchnahme und ihren Ursachen,
- der Abweichungen in der Aufspaltung nach Verbrauchs- und Leistungs- bzw. Beschäftigungsabweichungen,
- von Maßnahmen zur Einhaltung und Senkung der Kosten.
Die Ermittlung und Analyse von Kostenabweichungen kann in der Abfolge durchgeführt werden, wie sie unten als Beispiel dargestellt ist.
Zunächst sind die Ausgangswerte – Plan- und Ist-Werte der Leistung und die ihr zugeordneten Kosten – zu bestimmen. Ihre Ermittlung sollte grundsätzlich durch das betriebliche Rechnungswesen für die Ist-Werte und durch die Planung bzw. Vorbereitung für die Plan-Werte erfolgen. Anschließend ist die Ermittlung von Abweichungen sowohl zur Leistung als auch zu den Kosten möglich.
Hinsichtlich der Plan-lst-Kostenabweichung ist die Aussage nur von Bedeutung, wenn Plan- und Ist-Leistung gleich groß sind. Das ist in den Bauunternehmen aber in der Regel nicht der Fall. Weicht die Ist-Leistung von der geplanten im Analysezeitraum ab, sollten die Plankosten zunächst an die Ist-Leistung angepasst werden und zwar durch Multiplikation der Plankosten mit dem Index der Leistungserfüllung (Quotient aus Ist-/Plan-Leistung). Sie stellen somit zur Ist-Leistung proportionalisierte Plankosten, d. h. Hättekosten der Ist-Leistung, dar.
Eine Abweichung zwischen Plan- und Ist-Kosten auf der Basis der Ist-Leistung drückt eine außerplanmäßige Kostensenkung bzw. Kostenüberschreitung aus. Diese sollte weiter nach Kostenarten und mindestens für die Gesamtkosten in den Baustellen und ggf. für die Spartenleistungen (z. B. Tiefbau, Straßenbau, Hochbau) ermittelt werden. EDV-Projekte zur Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) sehen diesen Vergleich im Allgemeinen vor und liefern ihn als Druckliste für die Aggregationsstufen des Kostennachweises. Voraussetzung ist jedoch, dass in der notwendigen Tiefe auch Informationen zu den Plankosten bzw. Vorkalkulationen vorliegen. Wird nun noch der Einfluss einer Leistungsveränderung eliminiert, so ergeben sich die Soll-Kosten. Eine derartige Kostenberichtigung setzt aber voraus, dass die Höhe und Wirkung der Kostendynamik bekannt sind. Danach lassen sich die Soll-Kosten wie folgt bestimmen:
KSoll = KPlan + v * KPlan [ (LIst: LPlan) ./. 1]
Die Formelzeichen bedeuten: | v | Variator als Grad der Kostendynamik, |
| L | Leistung im Wertausdruck, |
| KPlan | Plankosten der Plan-Leistung, |
| KSoll | Soll-Kosten der Ist-Leistung. |
Werden nun die Ist-Kosten mit den Soll-Kosten verglichen, so ergeben sich - die Verbrauchsabweichungen.
Sie drücken den Mehr- oder Minderverbrauch gegenüber den vorgegebenen Soll-Kosten aus, gewissermaßen als bewertete Mengenabweichungen. Ihre weitere Untersuchung nach Ursachenfaktoren sollte in Verbindung mit Nachkalkulationen erfolgen. - Beschäftigungsabweichungen,
die auf Grund von Leistungsentwicklungen auftreten und deshalb auch als Leistungsabweichungen bezeichnet werden. Letztere errechnen sich als Differenz zwischen den Plan- und Soll-Kosten, jeweils bezogen auf die Ist-Leistung. Sie sind um so größer, je mehr die Leistung zwischen Plan und Ist differiert und umso mehr fixe und unterproportionale Kosten vorliegen.
Die Aufspaltung der gesamten außerplanmäßigen Kostensenkung in eine Verbrauchs- und Beschäftigungsabweichung ist in erster Linie eine analytische Aufgabe. Sie ist deshalb auch außerhalb der Abrechnung durchzuführen.
Ein Beispiel demonstriert die aufgeführte Tabelle unten.
Im gegebenen Fall des Beispiels geht insgesamt eine positive Leistungsabweichung mit einer negativen Verbrauchsabweichung einher. Der positive Effekt der Leistungssteigerung wird zum Teil durch absolute Kostenerhöhungen wieder aufgezehrt.
Die getrennte Ermittlung von Leistungs- und Verbrauchsabweichungen sollte nicht nur für die Kosten des Unternehmens, sondern auch nach Baustellen bzw. Oberbauleitungsbereichen mit überwiegend gleichbleibendem Arbeitskräfte- und Maschineneinsatz sowie ggf. nach Spartenleistungen vorgenommen werden.
In der Analyse sollten positive und negative Kostenabweichungen unsaldiert betrachtet und außerdem sowohl Gesamt- als auch Teilabweichungen ausgewiesen werden. So ist z. B. eine Plan-Ist-Abweichung in den Stoffkosten eine Gesamtabweichung in Bezug auf die Baustoffe und Hilfsstoffe und zum Anderen eine Teilabweichung bezüglich der Gesamtkosten.
Neben der Leistungsveränderung können sich noch weitere Einflüsse, so z. B. Veränderungen in der Technologie und Sortimentsverschiebungen in der Leistung, auf die Höhe der Ist-Kosten auswirken. Da jedoch die Leistung den Kostenanfall allgemein am stärksten bestimmt, genügt vor der praktischen Durchführung des Plan-Ist-Kostenvergleichs eine Anpassung der Plankosten nur an die Leistungsveränderung.
Andere Einflüsse werden vorher nicht isoliert. Sofern sie auftreten, werden sich ihre Abweichungen in den Verbrauchsabweichungen zeigen. Darin können sich auch Verluste, soweit sie anfallen, niederschlagen. Es muss das Ziel jeder Analyse sein, Verluste aufzudecken. Ihre Kenntnis erfordert Entscheidungen und Maßnahmen zur Vermeidung. An Hand der Belege lassen sich in der Regel die Ursachen und Verantwortlichkeit feststellen.
Beispiel-Analyse der Gesamtkosten nach Verbrauchs- und Beschäftigungsabweichungen
Die Aufspaltung der gesamten außerplanmäßigen Kostensenkung in eine Verbrauchs- und Beschäftigungsabweichung ist in erster Linie eine analytische Aufgabe.
| Finanzplanung | Hättekosten | Kostendynamische
Anpassung | Rechnungs-
wesen | |
| | | |
| Zeile | Kostenposition | Plankosten der
Planleistung | Plankosten der
Ist-Leistung | Variator | Soll-Kosten der
Ist-Leistung | Ist-Kosten der
Ist-Leistung | Abweichungen |
| gesamt | Beschäftigungs- Abweichung | Verbrauchs- Abweichung |
| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1 | Stoffkosten, davon |
| 2 | *Baustoffe | 4.500 | 4.725 | 1,0 | 4.725 | 4.785 | -60 | - | -60 |
| 3 | *Hilfsstoffe | 500 | 525 | 0,4 | 510 | 525 | - | +15 | -15 |
| 4 | Personalkosten, davon |
| 5 | *Lohnkosten | 3.000 | 3.150 | 0,5 | 3.075 | 3.065 | +85 | +75 | +10 |
| 6 | *Gehaltskosten | 400 | 420 | 0 | 400 | 405 | +15 | +20 | -5 |
| 7 | Gerätekosten | 300 | 315 | 0 | 300 | 290 | +25 | +15 | +10 |
| 8 | AGK | 900 | 945 | 0 | 900 | 930 | +15 | +45 | -30 |
| 9 | Gesamtkosten | 9.600 | 10.080 | - | 9.910 | 10.000 | +80 | +170 | -90 |
| Werte der Leistung (bzw. Beschäftigung) | | Plan- (Soll-) Leistung | 10.000 | | Ist-Leistung | 10.500 | Leistungsentwicklung auf 105%
(=Beschäftigungsgrad) |
| | | | |
| Berechnung: | Sp. 3
- Sp. 6 | Sp. 3
- Sp. 5 | Sp. 5
- Sp. 6 |
| Anmerkung: | + Kostensenkung
- Kostenüberschreitung |
Ananlyse der Gesamtkosten nach Verbrauchs- und Beschäftigungsabweichungen in T-EURO
Übersicht
Die Ermittlung und Analyse von Kostenabweichungen kann in der Abfolge durchgeführt werden, wie sie in der folgenden Übersicht dargestellt ist: