Buchhaltung / Rechnungswesen

Betriebskosten von Gebäuden

Betriebskosten sind Bestandteil der Nutzungskosten von Gebäuden und baulichen Anlagen. Aussagen zu den Betriebskosten werden aufgeführt:
  • einerseits in der Betriebskostenverordnung (BetrKV – vom 25. November 2003 in BGBl. I, S. 2346 mit Änderungen vom 3. Mai 2012), in Kraft seit 1. Januar 2004 sowie
  • andererseits in der DIN 18960 – Nutzungskosten im Hochbau –, vorliegend überarbeitet und neugefasst als Ausgabe: November 2020, in der speziellen Nutzungskostengruppe (NKG) „300 – Betriebskosten“.
Nach § 1 in der BetrKV umfassen die Betriebskosten die „Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen“, gleichlautend mit Aussagen in § 27 Abs. 1 der Verordnung über wohnungswirtschaftliche Berechnungen (II.Berechnungsverordnung vom 12. Oktober 1990). Aufgeführt werden die zuordenbaren Kosten in der Aufstellung nach § 2 in der BetrKV, die im Facility Management (FM) und speziell in der Wohnungswirtschaft einschließlich von Vermietungen von Wichtigkeit sind. Nicht dazu gehören dabei die Kosten,
  • der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen und die Kosten für die Geschäftsführung und weitere Verwaltungskosten sowie
  • die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs als Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
erforderlich sind.
Eine Umlage der Betriebskosten kann auf den Kreis der Mieter verteilt werden. Sie kann nach verschiedenen Methoden erfolgen:
  1. Die voraussichtlich anfallenden Betriebskosten werden auf Grundlage von Erfahrungswerten ermittelt und vom Mieter als Vorschuss gezahlt. Im Folgejahr sind dann die tatsächlich angefallenen Kosten mit den Vorauszahlungen zu verrechnen.
  2. Die Betriebskosten werden anteilig mit einem Festbetrag umgelegt und zwar ohne Nachweisführung des Vermieters und Verrechnung mit dem Mieter.
  3. Zahlung der anteiligen Betriebskosten als Pauschale ohne Abrechnungspflicht durch den Vermieter.
Enthält der Mietvertrag keine Aussagen über die Betriebskosten, dann werden diese durch den Vermieter getragen.
Demgegenüber ist die DIN 18960 ein wichtiges Dokument für die Nutzungskostenplanung sowie Nutzungskostenermittlung von Gebäuden im Hochbau. Danach beginnen die Nutzungskosten für das Gebäude nach der Fertigstellung bzw. Inbetriebnahme bis zum Beginn der Beseitigung bzw. des Abbruchs (Nutzungsdauer). Auf Grundlage der Nutzungskostenermittlung lassen sich Kostenkennwerte ableiten, die wiederum der Nutzungskostenvorgabe und Kostensicherheit folgender Gebäude dienen können.
In der DIN 18960 (Ausgabe 2020-11) werden im Rahmen der Nutzungskostengruppe – 300 zu den Betriebskosten folgende Kostenuntergruppen (in der zweiten Ebene) und der weiteren Gliederung (nach der dritten Ebene) aufgeführt, jeweils mit beispielhaften Anmerkungen:
310Versorgung,
mit Untergliederung nach Wasser, Öl, Gas, Feste Brennstoffe, Fernwärme, Strom, Technische Medien und Sonstiges,
320Entsorgung,
mit Untergliederung nach Abwasser, Abfall (z. B. verschiedene Müllarten) und Sonstiges,
330Reinigung und Pflege von Gebäuden,
mit Untergliederung nach Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Fassadenreinigung, Reinigung Technischer Anlagen (wie Rohrreinigung, Kaminreinigung u. a.) und Sonstiges,
340Reinigung und Pflege von Außenanlagen,
mit Untergliederung nach befestigte Flächen (z. B. Wege, Plätze, Spielflächen u. a.), Pflanz- und Grünflächen (z. B. Rasen, Bäume u. a.), Wasserflächen, Baukonstruktionen in Außenanlagen (wie Überdachungen, Mauern u. a.), Technische Anlagen in Außenanlagen, Einbauten in Außenanlagen (wie Fahrradständer, Schilder u. a.) und Sonstiges wie Sonderfunktionsflächen,
350Bedienung, Inspektion und Wartung,
mit Untergliederung nach Bedienung der Technischen Anlagen, Inspektion und Wartung der Baukonstruktionen (wie Bauwerksabdichtungen, Geländer, Balkone u. a.), Inspektion und Wartung der Technischen Anlagen, Inspektion und Wartung der Außenanlagen (z. B. Baumkontrolle u. a.), Inspektion und Wartung von Ausstattung und Kunstwerken sowie Sonstiges,
360Sicherheits- und Überwachungsdienste,
mit Untergliederung nach Kontrollen aufgrund öffentlich-rechtlicher Bestimmungen (z. B. Probealarme, Brandschauen, Verkehrssicherung u. a.), Objekt- und Personenschutz (z. B. Videoüberwachung, eigene Feuerwehr, Schließdienst u. a.) und Sonstiges,
370Abgaben und Beiträge,
mit Untergliederung nach Steuern (z. B. Grundsteuern), Versicherungsbeiträge und Sonstiges
390sonstigen Betriebskosten.
Werden als Betriebskosten durch den Eigentümer oder Erbbauberechtigten selbst Sach- und Arbeitsleistungen ausgeführt, dann sind sie mit einem Betrag einzubeziehen, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten als Unternehmer anfallen würde.
Bei der Einbeziehung von Betriebskosten im Rahmen der Nutzungskosten von Gebäuden für die Nutzungskostenplanung, für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und für die Ableitung von Kostenkennwerten ist es nicht von Wichtigkeit, ob und in welchem Umfang die Betriebskosten auf die Mieter nach geltendem Recht umgelegt werden.
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