In den Hilfskostenstellen werden vorwiegend Leistungen erbracht, die wiederum andere Kostenstellen – vorrangig die Baustellen – empfangen. Zunächst ist für die Abrechnung die Leistung ebenfalls monatlich zu erfassen und nachzuweisen, für welche Kostenstelle die Leistung erbracht wurde. Auf dieser Grundlage wird eine "IbR – innerbetriebliche Rechnung" geschrieben, die von der leistungsempfangenden Stelle kontrolliert und bestätigt werden sollte. Diese Rechnungsbeträge – stets ohne Umsatzsteuer – sind für die Hilfskostenstelle Gutschriften als innerbetriebliche "Erlöse". Zur Bewertung und Verrechnung einer innerbetrieblichen Leistung werden Verrechnungssätze gebildet. Grundlage dafür ist eine messbare Leistungseinheit, z. B. für die Werkstatt eine Reparaturstunde, für den Lkw eine Einsatzstunde u. a. oder das Transportgewicht und die Entfernung (t und km).
Auf diese Leistungseinheit werden die Kosten der Hilfskostenstellen umgelegt, und zwar mit Hilfe eines innerbetrieblichen Verrechnungssatzes. Er entspricht dem Quotienten aus angefallenen Kosten und den erbrachten Leistungen.
Beispiel:
Hilfskostenstelle Werkstatt
| jährliche Gesamtkosten (Soll) einschließlich Lohn- und Stoffkosten | = | 116.800 € |
| jährliche Reparaturstunden | = | 2.920 Stunden |
| Verrechnungssatz | = | 116.800 €
2.920 h | = | 40,00 €/h |
Derartige Verrechnungssätze werden in der Regel mindestens für ein Jahr als gültige Sätze festgelegt und nur von Zeit zu Zeit kontrolliert.
Ist der Verrechnungssatz ermittelt, dann muss in einem zweiten Schritt die Verrechnung für die empfangenden Baustellen erfolgen, und zwar:
| zu belastende Kosten | = | empfangene Leistungsmenge | x | Verrechnungssatz |
Hat im angegebenen Beispiel die Werkstatt 100 Reparaturstunden für die Baustelle A erbracht, so ergibt sich daraus die Verrechnung als Belastung von
| 100 Stunden | x | 40,00 €/h | = | 4.000 € im Berichtsmonat |
Nachfolgend soll die Abrechnung einzelner Hilfskostenstellen näher betrachtet werden:
Kostenstelle Bauhof:
Hier werden gewöhnlich die Kosten für die Lagerung und Lieferung von Haupt- und Hilfsstoffen auf die Baustellen erfasst. Gutschriften erfolgen im Umfang der bewerteten Auslieferungsbelege. Eventuelle Fehlmengen bei Inventuren sind entweder den lohnabhängigen Kosten zuzuschlagen oder anteilig wertmäßig auf die Baustellen zu verteilen.
Kostenstelle Gerätepark:
Entweder werden die betriebseigenen Leistungsgeräte (z. B. Bagger) und die Bereitstellungsgeräte (z. B. Krane) auf einer gemeinsamen Kostenstelle oder auf getrennten Kostenstellen erfasst. Die Belastung der Baustellen erfolgt ebenfalls über Verrechnungssätze für die Zeit von der Anlieferung auf der Baustelle bis zur Freimeldung durch den Bauleiter. Als Grundlage für die Verrechnung können herangezogen werden
Leistungsverrechnungssätze pro Einsatzstunde einschließlich der anteiligen Maschinistenlöhne sowie Kosten für Hilfs- und Betriebsstoffe, z. B. für Frontlader, Bagger, Lkw.
Kostenstelle Fuhrpark:
In der Regel wird für alle Lkw und ggf. Busse nur eine gemeinsame Kostenstelle eingerichtet. Die Kostenstelle erhält als Belastung die Fahrerlöhne und alle weiteren fahrzeuggebundenen Kosten. Als Verrechnungsbasen können - die gefahrenen Kilometer,
- eine Kombination von Einsatzstunden und gefahrenen Kilometern,
- das Transportgewicht und die Entfernung (tkm)
herangezogen werden. Als Verrechnungssätze können auch die Sätze der KGS ("Kostensätze Gütertransport Straße") herangezogen werden. Die Belastung der empfangenden Kostenstellen sollte gemäß Fahrtenbericht/-buch erfolgen.
Als weitere Beispiele seien folgende Kostenstellen mit möglichen Verrechnungsbasen angeführt:
| ● | für Wohnlager: | Verrechnungssatz je Zahl der Übernachtungen, |
| ● | für Ladebetrieb: | üblicherweise nach Gewicht gemäß BGL oder mit Stundenverrechnungssatz, |
| ● | für Betonpumpenbetrieb: | Einsatzstunden oder Betonförderleistung in Kubikmetern, |
| ● | für Schalbetrieb: | Stundenverrechnungssatz, |
| ● | für Biegebetrieb: | bearbeiteter Stahl in Tonnen, |
| ● | für stationäre Mischanlagen: | produzierte Mengen in Kubikmetern oder Tonnen. |
Grundsätzlich soll die verrechnete Leistung der Hilfskostenstellen die angefallenen Kosten decken. Hilfskostenstellen müssen keinen Gewinn oder Verlust erbringen. Ein Gewinn würde bedeuten, dass letztlich den empfangenden Baustellen z. B. zu hohe Kosten zugeordnet werden und das Ergebnis der Baustelle geschmälert würde.
Wird auf einer Hilfskostenstelle längere Zeit ein Gewinn oder Verlust ausgewiesen, müsste der innerbetriebliche Verrechnungssatz für diese Hilfsleistung verändert werden. Letzten Endes haben stets die Baustellen als die primären Kostenverursacher die innerbetrieblich erbrachten Leistungen zu übernehmen, denn die werden für die Baustellen erbracht. Der Erlös für die Bauleistungen wird auf der Baustelle erzielt, entsprechend auch das Ergebnis für das Bauunternehmen.