Umfang und Berechnung der Vorhaltekosten auf Grundlage der überarbeiteten und neu aufgelegten Baugeräteliste (BGL) 2020 sind von Bedeutung für Synonym werden die Vorhaltekosten auch als AVR-Wert nach BGL, Gerätevorhaltekosten oder Vorhalteentgelte für betriebseigene Geräte bezeichnet. Inhaltlich umfassen die Vorhaltekosten nach BGL 2020:
Die entsprechenden Werte können unmittelbar aus der BGL 2020 entnommen oder evtl. auch den betrieblichen Erfordernissen angepasst werden. Das gilt zunächst für die Bereitstellungsgeräte.
Die Vorhaltekosten der Leistungsgeräte (z. B. Bagger) werden dagegen meist auf der Basis von Betriebs- bzw. Einsatzzeiten (Stunden) errechnet. Voraussetzung ist die Vorgabe und Nachweisführung der auszuführenden bzw. ausgeführten Einsatzstunden innerhalb der Vorhaltezeit nach BGL.
Im unten angeführten Beispiel wird die Bestimmung der Vorhaltekosten für ein Bereitstellungsgerät demonstriert, und zwar für die innerbetriebliche Verrechnung gegenüber einer Baustelle als Einsatzort des Gerätes.
Der Umfang der Vorhaltekosten zum Geräteeinsatz auf einer Baustelle hängt zunächst von der Vorhaltezeit nach BGL ab, nach der die Baustelle mit Kosten belastet wird. Für die Bereitstellungsgeräte (z. B. Turmdrehkran) gilt ausschließlich eine Belastung für die Vorhaltezeit als tatsächliche Beistellungszeit. In der BGL 2020 erfolgt der Ausweis der Bestandteile der Vorhaltekosten grundsätzlich für einen Monat als Zeiteinheit. Für die Umrechnung auf kleinere Zeiteinheiten ist der Monat nach Tz. 8.1 in den Nutzungshinweisen zur BGL anzusetzen mit:
- 30 Kalendertagen,
- wenn ausnahmsweise Bezug auf Arbeitstage, dann mit 21 Arbeitstagen und
- 170 Vorhaltestunden im Einschichtbetrieb.
Daraus leiten sich ab:
| • | Vorhaltekosten je Kalendertag | = | 1/30 des Monatsbetrags |
| • | Vorhaltekosten je Arbeitstag | = | 1/21 des Monatsbetrags |
| • | Vorhaltekosten je Vorhaltestunde | = | 1/170 des Monatsbetrags. |
Als Geräteüberstunden nach BGL gelten die über die 170 Vorhaltestunden je Monat hinaus anfallenden Einsatzstunden bzw. bei Vorhaltezeiten von weniger als einem Monat die den entsprechenden Anteil übersteigenden Einsatzstunden. Die Kosten für jede Geräteüberstunde sind in voller Höhe einer normalen Vorhaltestunde anzusetzen. Für einige Geräte werden keine Überstunden berechnet, beispielsweise für Baustelleneinrichtungen (BE), Schalungen, Gerüste, Mess- und Prüfgeräte. Gibt es Stillliegezeiten bei Geräten innerhalb einer Vorhaltezeit, so gilt für die Berechnung der Vorhaltekosten folgende Regelung in der BGL 2020: Für die ersten 10 Kalendertage werden die volle Abschreibung und Verzinsung sowie die vollen Reparaturkosten berechnet.
Vom 11. Kalendertag an werden 75 % von der Abschreibung und 10 % der Reparaturkosten (abweichend gegenüber vorher nach BGL 2015) angesetzt.
Bei der Berechnung und Belastung von Vorhaltekosten gegenüber einer betriebseigenen Baustelle wird innerbetrieblich zur IbR (innerbetrieblichen Rechnung) keine Umsatzsteuer berechnet. Es ist keine Anmietung von Dritten, sondern lediglich eine Zurverfügungstellung bzw. Beistellung vom Bauhof bzw. einer innerbetrieblichen Hilfskostenstelle von Baugeräten an die Baustellen. Bei in eigenständigen Unternehmen ausgelagerten Baumaschinen liegt eine andere Situation vor. Deren Anmietung erfolgt mit Eingangsrechnung einschließlich Umsatzsteuer, die dann als Vorsteuer geltend gemacht werden kann. Das Bauunternehmen ist nicht verpflichtet, die in der BGL 2020 ausgewiesenen Werte für Abschreibung und Verzinsung (AV) und Reparaturkosten heranzuziehen. Die gegenwärtige Situation und der Wettbewerb der Baumaschinenvermieter zwingen zum Vergleich. In Einzelfällen können die Kosten für eine Anmietung von Dritten geringer oder höher als die nach BGL ausgewiesenen Kosten des eigenen Gerätes sein.
Deshalb bedarf es der betrieblichen Wertung und Bestimmung des betriebsindividuellen Niveaus. Dies kann z. B. auch durch Festlegung eines Prozentsatzes erfolgen, mit dem die Vorhaltekosten anzusetzen sind. Ein festgelegter Satz von z. B. 90 % bedeutet, dass lediglich 90 % von den Werten der BGL 2020 innerbetrieblich für die Verrechnung gegenüber Baustellen sowie auch in der Angebotskalkulation angesetzt werden. Denkbar ist auch noch eine Differenzierung nach einerseits Abschreibung und Verzinsung (AV) und andererseits Reparaturkosten, z. B. 90 % für AV sowie 80 % für Reparaturkosten von den BGL-Werten. Eine solche Verfahrensweise wird oft bei der Verrechnung der Vorhaltekosten der beteiligten Bauunternehmen als Gesellschafter gegenüber einer Bau-ARGE gewählt und im ARGE-Vertrag festgelegt. 
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Beispiel: Ermittlung der Vorhaltekosten (AV+R) zum Baustelleneinsatz für einen Turmdrehkran über Monate
Aufgabe:
Ermittlung der Vorhaltekosten für die betreffenden Monate als IbR - Innerbetriebliche Rechnung - vom Bauhof bzw. von der Abteilung Geräte an die Baustelle XYZ für einen Turmkran (mit einem Nennlastmoment von 80 tm) und der BGL-Nr. C.0.10.0080 mit folgenden Angaben:
| Absendetag: | 15. Juli |
| Wirksamer Freimeldetermin: | 26. September |
| Stillliegezeit der Baustelle: | 1. bis 16. August |
| Überstunden werden nicht berücksichtigt. |
Der Berechnung sind der monatliche Betrag für Abschreibung und Verzinsung (AV) sowie für Reparaturkosten nach BGL 2020 zugrunde zu legen (ohne Anpassung des mittleren Neuwertes – Preisbasis 2020 – an den Wiederbeschaffungswert).
Die BGL 2020 weist für den Turmdrehkran C.0.10.0080 (nach Baugeräteliste 2020, Bauverlag BV GmbH Gütersloh, S. C 7) folgende Werte aus:
| AfA-Betrag gemäß Tabelle | 4.050 €/Monat |
| Reparaturkosten (R) | + 2.120 €/Monat |
| Vorhaltekosten | = 6.170 €/Monat |
Beträge in der BGL über 1.000 € und unter 5.000 € werden auf 10 €, Beträge über 5.000 € bis unter 10.000 € auf 50 € gerundet, jedoch nicht bei Interpolation nach BGL und Einstufung nach Neuwert. (1) IbR für den Monat Juli (16 Kalendertage):
Der 31. Juli wird nicht einbezogen, da die BGL 2020 nur von 30 Kalendertagen im Monat ausgeht.
16 Kalendertage: | 15. bis 30. Juli Vorhaltekosten (voller Ansatz): 6.170 € * (16 : 30) = 3.291 € |
(2) IbR für den Monat August (24 + 6 Kalendertage):
Bei Stillliegezeiten gilt für die Berechnung der Vorhaltekosten nach BGL 2020:
- Für die ersten 10 Kalendertage werden die volle Abschreibung und Verzinsung sowie die vollen Reparaturkosten angesetzt.
- Ab 11. Kalendertag werden 75 % der Abschreibung und Verzinsung plus 10 % für Reparaturkosten angesetzt (Anteil für Wartung und Pflege wie vorher in BGL 2015 entfällt).
| 24 Kalendertage: | 01. bis 10. August = 10 KT (erste 10 Tage Stillliegezeit) 17. bis 31. August = 14 KT Vorhaltekosten (voller Ansatz): 6.170 € * (24 : 30) = 4.936 € |
| 6 Kalendertage: | 11. bis 16. August (Stillliegezeit nach dem 10. Tag) = 6 Tage Vorhaltekosten von 75 % für AV und 10 % für R: (4.050 € * 0,75) * 6/30 + (2.120 € * 0,1) * 6/30 = 650 € |
| Gesamt: | 4.936 € + 650 € = 5.586 € |
(3) IbR für den Monat September (26 Kalendertage):
| 26 Kalendertage: | 01. bis 26. September Vorhaltekosten (voller Ansatz): 6.170 € * (26 : 30) = 5.347 € |