Buchhaltung / Rechnungswesen

Kaufmännische Gutschrift

Bei der Rechnungslegung zu Leistungen und Lieferungen kann der Begriff "Gutschrift" unterschiedlich verstanden werden und ggf. zu Unstimmigkeiten führen, so beispielsweise im Sinne einer
  • Gutschrift als Rechnungsangabe für durch den Bauherrn als Auftraggeber (AG) abgerechnete Leistungen zur ausgeführten Leistung des Bauunternehmens im "Gutschriftenverfahren" und einer "umsatzsteuerlichen" Gutschrift oder
  • stornierten oder korrigierten und daraufhin geänderten Rechnung durch das leistende Bauunternehmen als "Kaufmännische" Gutschrift.
Der erste Fall leitet sich aus den §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG) für ausgeführte Leistungen mit der Vereinbarung der am Leistungsaustausch Beteiligten ab, wenn der Leistungsempfänger über den Umsatz abrechnet und dies auf der Rechnung verpflichtend anzugeben ist.
Sofern die Bezeichnung hinreichend eindeutig ist, kann ein Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger ausgeübt werden. Dabei ist wichtig, dass die Gutschrift ordnungsgemäß erteilt wurde, keine Zweifel an deren inhaltlicher Richtigkeit bestehen und dem Inhalt nicht widersprochen wurde. Diesbezüglich sind die aus der Rechtsprechung der letzten Jahre zusammengefassten Regelungen im BMF-Schreiben vom 18. September 2020 und danach erfolgte Änderungen in den Abschnitten 14 und 15 im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) vom 1. Oktober 2010 zu beachten. Anzuwenden sind die Regelungen zu allen offenen Fragen.
Eine stornierte oder korrigierte Rechnung - als Gegenstück einer ursprünglich "normalen" Rechnung - wird oft auch als Gutschrift bezeichnet, stellt aber als kaufmännische Gutschrift lediglich eine vorher nicht richtig ausgestellte Rechnung dar. Die Korrektur der ursprünglichen Rechnung kann verlangt werden. Dafür können verschiedene Ursachen eine Berichtigung begründen, so beispielsweise durch:
  • falsch berechnete Artikel bzw. Positionen, Mengen und dazu berechnete Beträge infolge von Schreib- und Rechenfehlern,
  • Korrekturen zum Aufmaß der ausgeführten Bauleistungen,
  • Preisanpassungen und Preisminderungen,
  • Verweigerung einer vollen Zahlung durch den Auftraggeber und ggf. Uneinbringlichkeit.
Wird eine neue Rechnung vom leistenden Bauunternehmen (Auftragnehmer) als Stornorechnung zu Bauleistungen erstellt, ist sie meistens mit einem Minusbetrag als Gutschrift für den Leistungs- und Rechnungsempfänger verbunden. Sie muss – in der Regel als reduzierte Rechnung – ebenfalls alle Rechnungsangaben wie die ursprüngliche Rechnung enthalten. Eine spezifische und eindeutige Bezugnahme ist auf die ursprüngliche Rechnung erforderlich ggf. mit Angabe des Zwecks der Berichtigung mit der Stornorechnung. Beim Empfänger kann dann buchmäßig eine Verrechnung der vorherigen Rechnung mit der Stornorechnung erfolgen.
Sind vom Bauunternehmen sowohl ausgeführte Leistungen (eigentliche Rechnung) als auch empfangene Leistungen (Gutschrift) in der Rechnungslegung zu berücksichtigen, dann sollte eine formale Saldierung bzw. Verrechnung der gegenseitigen Leistungen nicht vorgenommen und als nicht statthaft betrachtet werden.
Zur Vermeidung von Unklarheiten und ggf. inhaltlichen Verwechslungen sollte der Begriff Gutschrift nur in Verbindung mit Abrechnungen im Gutschriftverfahren, d. h. Abrechnung durch den Auftraggeber, herangezogen werden. Für bloße Rechnungsberichtigungen wäre vom Bauunternehmen die Bezeichnung "Storno-Rechnung" oder "Korrekturrechnung" sinnvoller. Verwiesen sei in diesem Zusammenhang auch auf Tz. IV und VI im vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie – Bauen und Service – herausgegebenen "Merkblatt zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (September 2016)".
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