Jahresabschluss / HGB

Aufbewahrung von Unterlagen

Die Aufbewahrung von Unterlagen aus Geschäften wird in § 257 im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Sie kann sich auch aus anderen Rechtsnormen, beispielsweise
Spezielle Anforderungen - insbesondere zur elektronischen Aufbewahrung - werden im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - veröffentlicht im Bundessteuerblatt - BStBl. I) angeführt und sind zu beachten. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung (eRechnung) beispielsweise "nur" als Papierausdruck wird nicht mehr gestattet.
Weiterhin bliebe zu beachten:
  • in Papierform empfangene Rechnungen, die anschließend elektronisch (z. B. gescannt) erfasst werden, sind mit dem hierdurch entstandenen elektronischen Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt.
  • wird eine empfangene, aufbewahrungspflichtige Rechnung in ein unternehmenseigenes Format umgewandelt, dann sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren.
Für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, aber auch für die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie für die Buchungsbelege gilt eine Frist von 10 Jahren.
Aufbewahrung von Unterlagen
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Zu den Organisationsunterlagen gehören insbesondere Programmdokumentationen und Ablaufdiagramme bei der Verwendung von EDV-Anlagen. Zu den Buchungsbelegen zählen auch Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Bankauszüge, Betriebskostenabrechnungen, Bewertungsunterlagen, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten, Kassenberichte u. a.
Ebenfalls 10 Jahre sind vom Unternehmen jeweils ein Doppel der Ausgangsrechnungen und alle Eingangsrechnungen im Original lesbar aufzubewahren, und zwar grundsätzlich im Inland. Bei einer elektronischen Aufbewahrung mit möglicher Online-Abfrage ist es auch statthaft, die Rechnungen im übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet aufzubewahren. Sollte sich dieser Aufbewahrungsort nicht im Inland befinden, ist darüber das zuständige Finanzamt zu informieren. Eine unterlassene Mitteilung gegenüber dem Finanzamt wäre eine Ordnungswidrigkeit und kann mit Geldbuße geahndet werden.
Für Handelsbriefe beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre. Dazu zählen auch Lohnunterlagen sowie spezielle Geschäftspapiere, die im Zusammenhang stehen zu Steuererklärungen bzw. der Besteuerung des Unternehmens. Nicht als solche Geschäftspapiere gelten beispielsweise die Kalkulationsunterlagen von Angeboten, wenn zu diesen kein Zuschlag erteilt wurde. Ob betriebsintern dennoch eine Aufbewahrung erfolgt, ist vom Unternehmen selbst zu entscheiden. Zu den Geschäftsbriefen zählen auch Frachtbriefe, Auftragszettel, Kostenvoranschläge, Verträge u. a.
Eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren ist von Privatpersonen als nichtunternehmerische Empfänger zu gewährleisten, wenn sie Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zu steuerpflichtigen Lieferungen oder sonstigen Leistungen erhalten, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen bzw. dafür angefallen sind.
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen sind im Unternehmen geordnet aufzubewahren. Dafür wird kein bestimmtes Ordnungssystem vorgeschrieben. Sicherzustellen ist jedoch, dass ein sachverständiger Dritter in einer angemessenen Zeit einen Durchblick erhalten kann. Die aufbewahrten Belege müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unverändert erhalten bleiben.
Weiterhin gilt das Verbot, Aufzeichnungen so zu verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr zu erkennen ist. Mit Ausnahme der Bilanzen und Jahresabschlüsse können die Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen elektronischen bzw. digitalen Datenträgern aufbewahrt werden. Die gespeicherten Daten müssen aber jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Eine solche Aufbewahrung muss aber den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Dies ist auch deshalb von Bedeutung, weil nur eine ordnungsmäßige Buchführung Beweiskraft besitzt.
Die Aufbewahrungspflicht beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahrs, für das der letzte Jahresabschluss aufgestellt wurde sowie bei Handels- und Geschäftsbriefen diese empfangen oder abgesandt oder ein betreffender Buchungsbeleg aufbereitet wurde. Soweit sich aus der Abgabenordnung (AO) oder aus anderen Gesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen ableiten lassen, so brauchen sie nur noch aufbewahrt werden, soweit sie noch zur Steuerfestsetzung, einer Außenprüfung oder anhängigen steuerstraf- und bußgeldrechtlichen Ermittlungen von Bedeutung sind. Nach § 148 AO ist es auch möglich, bei dem zuständigen Finanzamt Erleichterungen zur Aufbewahrung und zugehörigen Fristen zu beantragen.
Vom Unternehmen kann jeweils individuell entschieden werden, ob und welche und nach welchem Umfang Unterlagen und Belege über die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen hinaus aufbewahrt werden. Beispielsweise ist zu empfehlen, Bautagebücher auch über den Zeitpunkt des Ablaufs der gesetzlichen bzw. vertraglichen Mängelanspruchsfristen hinaus aufzubewahren.
Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist mit Aufwendungen verbunden. Dafür kann handelsrechtlich wie auch steuerrechtlich eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten gebildet werden. Zu ermitteln sind dafür die Kosten für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres. Der Betrag ist dann mit der Anzahl der Jahre zu multiplizieren. Einzubeziehen sind jedoch nur die Pflichtjahre der Aufbewahrung. Für eine freiwillig längere Aufbewahrung kann keine Rückstellung vorgesehen werden.
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