Für ein Bauprojekt sind im Voraus die entstehenden Kosten zu ermitteln und später die tatsächlich entstandenen Kosten festzustellen. Grundlagen liefern die Aussagen in der DIN 276 - Kosten im Bauwesen (Ausgabe Dezember 2018). Sie wurden gegenüber den vorherigen Ausgaben - DIN 276-1 (2008-12) und DIN 276-4 (2009-4) - überarbeitet, ergänzt und mit Anmerkungen präzisiert. Erhöht wurden mit der neuen Fassung vor allem die Anforderungen an die Gliederungstiefe für Kostenermittlungen. Vorrangig dienen Kostenermittlungen mit Bezug auf Tz. 4.2.1 in DIN 276 als Grundlagen für: Finanzierungsüberlegungen sowie anschließend für Kostenvorgaben für die Bauplanung,
Maßnahmen der Kostenkontrolle und der Kostensteuerung,
Planungs-, Vergabe- und Ausführungsentscheidungen und
den Nachweis der entstandenen Kosten.
Die Kostenermittlungen richten sich nach der Kostengliederung nach DIN 276 nach 3 Ebenen als Ordnungsstruktur mit Bezug auf die Kostengruppen nach DIN 276. Detailliertere Aussagen und Anmerkungen zum Inhalt der Kostengruppen, Ebenen und Positionen sowie von redaktionellen Kommentaren zu Änderungen gegenüber vorherigen Ausgaben werden im Baunormenlexikonuntersetzt und sind dort aufrufbar. Die Kostengruppen nach der DIN 276 bilden die Grundlage für die Berechnungsschemen der einzelnen Stufen der Kostenermittlung, differenziert nach dem Zweck, den erforderlichen Grundlagen sowie dem Detaillierungsgrad. Zu ordnen und zusammenzustellen sind die Gesamtkosten eines Bauprojekts als Kostenermittlung nach ihrer geforderten Unterteilung für Zwecke:
Bei der Kostenermittlung sind die Kosten möglichst getrennt und eindeutig den einzelnen Kostengruppen zuzuordnen. Bestehen mehrere Zuordnungsmöglichkeiten und ist eine Aufteilung nicht möglich, sind die Kosten entsprechend der überwiegenden Verursachung zuzuordnen.
Festzuhalten ist auch jeweils der Zeitpunkt der Dokumentation des Kostenstandes. Für die Kostenermittlung ist dabei vom Kostenstand zum Zeitpunkt der Ermittlung auszugehen.
Bei der Kostenermittlung sind die Gesamtkosten eines Bauprojekts vollständig zu erfassen und zu dokumentieren. Ist dies nicht möglich, bedarf es jeweiliger Angaben und Kenntlichmachung an den betreffenden Stellen. Sofern besondere Kosten aufgrund außergewöhnlicher Bedingungen (z. B. Baugrund) auftreten, sollten sie gesondert bei der jeweiligen Kostengruppe vermerkt und ausgewiesen werden.
Werte für vorhandene Bausubstanz, ggf. wiederverwendbare Teile sowie für Eigenleistungen sind bei den einzelnen Kostengruppen gesondert auszuweisen. Auch sind vorhersehbare Kostenrisiken nach ihrer Art, ihrem Umfang und ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit zu benennen. Es sollten geeignete Maßnahmen zur Reduzierung, Vermeidung, Überwälzung und Steuerung von Kostenrisiken aufgezeigt werden.
Die Art und die Detaillierung der Kostenermittlung werden mitbestimmt und sind abhängig vom Stand der Planung und Ausführung und den jeweils verfügbaren Informationen, z. B. in Form des Bauprojekts, den dafür notwendigen Beschreibungen und Berechnungen. Aufzuführen sind auch die angewendeten Verfahren zur Kostenermittlung und die ggf. verwendeten Kostenkennwerte und deren Quellen. Zu berücksichtigen sind nach Tz. 4.2.8 bis 4.2.14 nach DIN 276 noch folgende Aspekte:
Handelt es sich um ein Bauprojekt im Bestand, dann sollte sich die Kostenermittlung und Gliederungstiefe auch nach den besonderen Umständen von Bestandsmaßnahmen und projektspezifischen Vorgaben richten.
Besteht ein Bauprojekt aus unterschiedlichen Bauten und Anlagen (z. B. Ingenieurbauten, Hochbauten u. a.) oder aus mehreren Bauwerken und Abschnitten, die funktional, zeitlich, räumlich oder wirtschaftlich getrennt sind, dann sind dafür jeweils gesonderte Kostenermittlungen aufzustellen.
Soll der Wert einer vorhandenen Substanz (z. B. Grundstück, Technische Anlagen) für das Bauprojekt bestimmt und berücksichtigt werden, ist dieser bei den einzelnen Kostengruppen gesondert auszuweisen. Ist vorgesehen, durch den Bauherrn Güter (z. B. Baustoffe) beizustellen oder eigene Leistungen (z. B. Bauleistungen u. a.) zu erbringen, sind diese gesondert auszuweisen und den betreffenden Kostengruppen zuzuordnen. Werden Kosten aufgrund außergewöhnlicher Bedingungen des Standorts (z. B. Umgebung, Gelände, Baugrund) oder aus besonderen Forderungen außerhalb der Zweckbestimmung verursacht, sind diese den betreffenden Kostengruppen zuzurechnen, aber gesondert auszuweisen.
Auf den Zeitpunkt der Kostenfeststellung nach DIN 276 prognostizierte Kosten sind an betreffenden Stellen gesondert auszuweisen und dabei die für die Prognose zugrunde liegenden Annahmen anzugeben, wobei sich die Ermittlung nach projektspezifischen Angaben richten soll. Drohen Kostenrisiken aufgrund von Unsicherheiten und Unwägbarkeiten, so sind sie an den betreffenden Stellen der Kostengliederung gesondert auszuweisen, wofür sich die Ermittlung und Zuordnung nach Vorgaben des projektbezogenen Risikomanagements richten soll.
In den Kostenermittlungen ist auch die Angabe erforderlich, ob und in welcher Form die Umsatzsteuer berücksichtigt wurde. Bei den Erläuterungen zu den jeweiligen Stufen der Kostenermittlung wie Kostenschätzung, Kostenberechnung u. a. erfolgt hierzu eine Aussage.