Personalwirtschaft / Arbeitsrecht

Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit

Dem Arbeitnehmer eines Bauunternehmens können Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers oder eines Dritten zur Verfügung gestellt werden. Seit 1. Januar 2014 gelten die Regelungen auf Grundlage des „Gesetzes zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts (BGBl. I 2013, S. 285)“, verbunden mit Änderungen im Einkommensteuergesetz (EStG) zu Fahrtkosten, Verpflegungszuschuss und Übernachtungskosten und deren Bewertung und Versteuerung. Verwiesen sei weiterhin auf:

das BMF-Einführungsschreiben vom 30. September 2013 mit zahlreichen Beispielen und Erläuterungen sowie
das vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) herausgegebene „Merkblatt zum steuerlichen Reisekostenrecht“, das aktualisiert und zum Stand: April 2018 vorliegt.

Das Merkblatt liefert einen Leitfaden für die speziell von Bauunternehmen zu beachtenden Regelungen und erfolgten Veränderungen seit 2015. Es verdeutlicht mit Beispielen die tarifvertragliche und steuerliche Beurteilung von Reisekosten der Arbeitnehmer in der Bauindustrie.

Als Mahlzeit kann auch ein zur Verfügung gestellter Imbiss oder Snack, beispielsweise belegte Brötchen oder Backwaren, maßgebend sein. Zugehörig sind ebenfalls die vom Arbeitgeber in einem Beförderungsmittel, z. B. im Zug, Flugzeug, Schiff, unentgeltlich gewährten Mahlzeiten, sofern die Beförderung vom Arbeitgeber übernommen wird. Dazu ist es jedoch nicht notwendig, die Mahlzeit in der Rechnung für die Beförderung offen auszuweisen. Bei einer erhaltenen Mahlzeit bleibt nicht zu prüfen und zu klären, ob die Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wurde.

Eine von einem Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers gestellte Mahlzeit liegt vor, wenn der Arbeitgeber Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt. Davon kann in der Regel dann ausgegangen werden, wenn der Arbeitgeber die Verpflegungskosten des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Wird die Mahlzeit dagegen beispielsweise von einem Kunden oder Geschäftsfreund des Arbeitgebers gestellt und bezahlt sowie die Kosten nicht vom Arbeitgeber übernommen, dann liegt keine vom Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers veranlasste Mahlzeit vor.

Die Mahlzeitengestellung kann nach folgenden Formen bewertet und versteuert werden:

mit den amtlichen Sachbezugswerten für Mahlzeiten bewertet und nach § 8 Abs. 2, Satz 8 im Einkommensteuergesetz (EStG) als Sachbezug versteuert, wobei eine übliche Mahlzeit vorliegt, wenn der Preis für die Mahlzeit (einschließlich Umsatzsteuer) 60 € nicht übersteigt.
mit dem tatsächlichen Wert, wenn der Preis der Mahlzeit (einschließlich Umsatzsteuer) 60 € übersteigt, bewertet und als Sachbezug versteuert, wobei allgemein davon auszugehen ist, dass es sich dabei vorwiegend um ein Belohnungsessen handelt.
als Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen (beispielsweise für Frühstück im Rahmen der Hotelrechnung für Übernachtungskosten), wobei die Kürzung tagesbezogen vorzunehmen ist und maximal eine Kürzung bis auf 0 € erfolgen kann, sowie danach der Arbeitgeber nicht mehr einen geldwerten Vorteil für die Mahlzeit versteuern muss.
als Pauschalbesteuerung mit 25 % nach § 40 Abs. 2, Satz 1 im EStG für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während seiner Auswärtstätigkeit gestellt und mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden.

Eine Pauschalbesteuerung darf jedoch nicht erfolgen, wenn:

die Mahlzeit im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gestellt wird (z. B. ein sogenanntes Arbeitsessen),
der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist,
der Arbeitnehmer auf einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ist,
der Wert der Mahlzeit 60 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) übersteigt oder
die Mahlzeitengestellung im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung erfolgt.

Neu geregelt und ab 1. Januar 2019 verbindlich vorzunehmen ist die Bescheinigungspflicht des Arbeitgebers. Von ihm ist auf dem Lohnkonto des Arbeitnehmers die Bescheinigung mit dem Großbuchstaben „M“ aufzuzeichnen und mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen. Die Bescheinigungspflicht besteht, wenn die zu bewertende Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert zur Verfügung gestellt und:

als Arbeitslohn individuell besteuert wird oder
als Arbeitslohn pauschal besteuert wird.

Die Bescheinigungspflicht besteht aber nicht, wenn:

der Preis der Mahlzeit 60 Euro übersteigt oder
die Verpflegungspauschale pauschal gekürzt wird.

Für die Erläuterung der mit „M“ bescheinigten Mahlzeiten können die Reisekostenabrechnungen dienen. Darüber hinaus sind nach Aussagen der Finanzverwaltungen regelmäßig keine weiteren detaillierten Arbeitgeberbescheinigungen notwendig und auszustellen.
Unabhängig von den angeführten Werten gelten für den Einsatz auf Baustellen für die gewerblichen Arbeitnehmer im Baugewerbe die Regelungen im § 6 im Bundesrahmentarifvertrag (BRTV-Baugewerbe) für den Verpflegungszuschuss sowie analog im § 7 im Rahmentarifvertrag für Angestellte und Poliere im Baugewerbe (RTV-Angestellte). Der Verpflegungszuschuss unterliegt nicht der Lohnsteuer.

Von den Mahlzeiten als Sachbezugswerte sind die Sachzuwendungen an Arbeitnehmer sowie Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers zu unterscheiden.

Dieser Beitrag wurde von unserer Bauprofessor-Redaktion erstellt. Für die Inhalte auf bauprofessor.de arbeitet unsere Redaktion jeden Tag mit Leidenschaft.

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24.06.2018

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