Unterkunftskosten im Baugewerbe sind die Kosten für dienstlich veranlasste Übernachtungen, die vom Arbeitgeber zu tragen bzw. zu erstatten sind.
Was gehört zu den Unterkunftskosten?
Zu den Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten zählen z. B.:
- Kosten für das Hotelzimmer,
- Miete für ein möbliertes Zimmer oder eine Wohnung,
- Abgaben, z. B. als „Bettensteuer“, Kulturabgaben sowie für Tourismusförderung,
- Kurtaxe oder
- bei Auslandsunterkünften ggf. Gebühren für eine Kreditkarte bei Zahlung in Fremdwährung.
Kosten für Mahlzeiten gehören nicht dazu. Sie gelten als Verpflegungsmehraufwendungen und sind gesondert in der Reiskostenabrechnung auszuweisen. 
Übernachtungskosten werden nur erstattet, wenn sie notwendig und beruflich veranlasst sind sowie an einer Tätigkeitsstätte entstehen, die nicht die erste Tätigkeitsstätte ist.
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Regelungen zur Unterkunft bei Dienstreisen
Bei dienstlichen Reisen kann der Arbeitgeber die Übernachtungskosten des Arbeitnehmers als Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten erstatten.
Dafür gelten folgende Regelungen:
Gesetzliche Regelung
Das Einkommensteuergesetz (§ 9 EStG) legt fest, wie Unterkunftskosten steuerlich behandelt werden.
Verwaltungsvorschriften - BMF-Schreiben vom 25.11.2020 regelt die „steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern“ und gilt auch für ältere, noch offene Fälle.
- BMF-Schreiben vom 02.12.2025 regelt die „steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026“.
Branchenspezifische Hinweise
Das „Merkblatt zum steuerlichen Reisekostenrecht (2018)" vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) bietet praxisnahe Beispiele speziell für Bauunternehmen.
Erstattung der Übernachtungskosten
Übernachtungskosten werden nur erstattet:
- wenn es sich um notwendige Mehraufwendungen des Arbeitnehmers handelt,
- wenn sie durch eine beruflich veranlasste Übernachtung entstehen oder
- an einer Tätigkeitsstätte, die nicht die erste Tätigkeitsstätte ist.
Berufliche Veranlassung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer auf Weisung des Arbeitgebers dienstlich unterwegs ist.
Wenn zusätzlich private Angelegenheiten erledigt werden:
- müssen berufliche und private Kosten getrennt werden und
- ggf. durch Schätzung (Details dazu hier: Reisekosten).
„Der Arbeitgeber wird die Unterkunftskosten meistens in tatsächlicher Höhe erstatten. Die Höhe soll angemessen sein. Sie sollte möglichst mit einer Rechnung auf den Arbeitgeber belegt werden, auch mit Bezug auf den Vorsteuerabzug durch das Unternehmen. Die Kosten sind mit der Reisekostenabrechnung nachzuweisen.“
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer wie bisher für eine Übernachtung im Inland die nachgewiesenen Unterkunftskosten ohne Einzelnachweis mit einer Pauschale von 20 € steuerfrei erstatten. Das gilt aber nicht, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Unterkunft unentgeltlich (oder teilweise unentgeltlich) zur Verfügung stellt. Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen nach o. a. BMF-Schreiben.
Erfolgt keine Erstattung durch den Arbeitgeber, kann der Arbeitnehmer die Kosten geltend machen:
- ggf. als Werbungskosten oder
- in der Einkommensteuererklärung.
Unterkunftskosten bei auswärtiger Tätigkeit
Im Bauhauptgewerbe
Gewerbliche Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine ordnungsgemäße Unterkunft (z. B. in einer Pension, einem Hotel oder einer Baustellenunterkunft), wenn: - sie auf Arbeits- bzw. Baustellen tätig sind und
- keine tägliche Heimfahrt möglich ist.
Der Anspruch gilt auch:
Die Ansprüche leiten sich ab jeweils nach § 7 Nr. 4.2 und 4.3 im:
- allgemeinverbindlichen Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV-Baugewerbe) und
- Bundesrahmentarifvertrag für Angestellte und Poliere (RTV-Angestellte).
Voraussetzung für den Anspruch ist, dass die auswärtige Arbeits- bzw. Baustelle:
- mindestens 75 km vom Betrieb entfernt ist und
- der normale Zeitaufwand für den Arbeitsweg von der Wohnung zur Baustelle mehr als 75 Minuten beträgt.
Der Arbeitgeber trägt die tatsächlichen Unterkunftskosten. Wenngleich es nicht tariflich bestimmt ist, kann ggf. mit individueller Abstimmung auch eine pauschale Erstattung pro Nacht vorgesehen werden, etwa bei privater Übernachtung des Arbeitnehmers mit einem pauschalen Betrag von 20 € je Übernachtung.
Bei einer Auswärtstätigkeit von Arbeitnehmern im Bauhauptgewerbe auf Arbeits- bzw. Baustellen kann keine doppelte Haushaltführung angenommen werden. Bestimmend sind nur die o. a. tariflichen Regelungen. In weiteren Baugewerben
Für die Auswärtstätigkeit von gewerblichen Arbeitnehmern in Bauunternehmen außerhalb des betrieblichen Geltungsbereichs des BRTV-Baugewerbes sind in verschiedenen weiteren Baugewerben eigenständige Tarifverträge maßgebend. Diese enthalten jeweils gewerbespezifische Regelungen:
Dachdeckerhandwerk (§ 36 Rahmentarifvertrag) Auswärtsbeschäftigung ohne zumutbare tägliche Rückkehr: - Vergütung des Tarifstundenlohns ohne Zuschlag für die Reisezeit und
- Stellung einer angemessenen Unterkunft.
Gerüstbaugewerbe (§ 7 Rahmentarifvertrag) Ansprüche bei Arbeitsstellen ohne zumutbare tägliche Heimfahrt (mehr als 65 km vom Betrieb entfernt): - Tragung der notwendigen Kosten für eine ordnungsgemäße Unterkunft.
Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau (§ 12 Bundesrahmentarifvertrag) Ansprüche bei Auswärtsbeschäftigung ohne zumutbare tägliche Rückkehr: - Unzumutbarkeit liegt vor, wenn der Zeitaufwand für die Strecke (Wohnortmitte zur Baustellenmitte mit öffentlichen Verkehrsmitteln) mehr als 1,5 Stunden beträgt,
- Erstattung von Übernachtungskosten gegen Beleg und
- kein Anspruch auf Erstattung, wenn der Arbeitgeber eine Unterkunft stellt.
Unterkunftskosten in der Kalkulation
Übernachtungskosten bei dienstlichen Reisen werden in der Regel als Verwaltungskosten im Rahmen der Allgemeinen Geschäftskosten (AGK) erfasst. Danach werden sie innerhalb eines Zuschlags bzw. einer Umlage in den Baupreisen berücksichtigt. Für gewerbliche Arbeitnehmer (Auswärtstätigkeit ohne tägliche Heimfahrt) gilt:
Die Unterkunftskosten bei Auswärtstätigkeit gehören zu den Lohnnebenkosten. In den ergänzenden Formblättern Preise (EFB-Preis) 221 und 222 (nach VHB-Bund) erfolgt der Ausweis in Zeile 1.3. Berücksichtigt werden dort die Lohnnebenkosten insgesamt mit einem Prozentsatz zur Basis Mittellohn (Zeile 1.1). - Unterkunftskosten werden meist erfasst in:
- Berücksichtigung im Baupreis über Verrechnungssätze bzw. Umlagen.