Buchhaltung / Rechnungswesen

Übernachtungskosten

Hinsichtlich der Stellung einer Unterkunft für Arbeitnehmer in Bauunternehmen des Bauhauptgewerbes ist zunächst im Inland von Bedeutung, ob der Arbeitnehmer (sowohl gewerbliche Arbeitnehmer als auch Angestellte und Poliere) nach § 7 im Bundesrahmenvertrag für das Baugewerbe (BRTV-Baugewerbe vom 28. September 2018) sowie dem RTV-Angestellte :
  • auf einer mindestens 50 km vom Betrieb entfernten Baustelle ohne tägliche Heimfahrt tätig ist und
  • der normale Zeitaufwand für seinen Weg von der Wohnung zur Baustelle als Arbeitsstelle mehr al 1 1/4 Stunden beträgt und
  • die Inanspruchnahme einer Unterkunft nach dem Reisekostenrecht vergütet wird, worauf nachfolgend näher eingegangen wird.
Trifft dies zu, dann hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf:
  • die Stellung einer ordnungsgemäßen Unterkunft (Baustellenunterkunft/ Pension/ Hotel), wofür die Vorschriften in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) zu beachten sind und
  • einen Verpflegungszuschuss als Verpflegungsmehraufwand (seit 1. Januar 2017, vorher als Auslösung im Baugewerbe) von 24.00 € je Arbeitstag, der durch Betriebsvereinbarung bis auf 28,00 € je Arbeitstag erhöht werden kann, sofern darüber keine Einigung zustande käme, kann die Einigungsstelle nach Anrufung durch den Betriebsrat entscheiden,
  • Fahrtkostenerstattung zwischen Unterkunft und Baustelle bzw. Arbeitsstelle von 0,20 € je gefahrenen km (mit arbeitstäglicher Begrenzung von 20,00 €), sofern die Entfernung zwischen Unterkunft und Baustelle mehr als 10 km beträgt.
Ab 2014 wurde auch das steuerliche Reisekostenrecht neu geregelt. Das Bundesministerium der Finanzen hatte dazu mit dem Einführungsschreiben vom 30. September 2013 Erläuterungen und Beispiele verfasst und fortlaufend aktualisiert. Die von Bauunternehmen zu beachtenden Aspekte wurden vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) in einem "Merkblatt zum steuerlichen Reisekostenrecht (Stand April 2018)" zusammengestellt. Das Merkblatt gibt einen Überblick und verdeutlicht mit Beispielen die tarifvertragliche und steuerliche Beurteilung von Reisekosten der Arbeitnehmer im Baugewerbe. Vorrangig wird auch auf die Möglichkeiten des Arbeitgebers zur steuerfreien bzw. steuerbegünstigten Erstattung der Reisekosten an die Arbeitnehmer eingegangen.
Sind Auswärtstätigkeiten beruflich veranlasst, so können die Übernachtungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Speziell handelt es sich dabei um die Kosten für die Übernachtungsunterkunft.
Dazu zählen beispielsweise:
  • Kostenfür das Hotelzimmer,
  • Miete für ein möbliertes Zimmer oder Wohnung,
  • Kultur- und Tourismusförderabgabe (sog. "Bettensteuer"),
  • Kurtaxe,
  • besondere Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung.
Sollte ein Mehrbettzimmer von Personen genutzt werden,die gemeinsam nicht im Dienstverhältnis zum gleichen Arbeitnehmer stehen, so ist der Einzelzimmerpreis anzusetzen.
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Unterkunft- bzw. Übernachtungskosten
  • entweder in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme
  • oder - wie bereits bisher - jede Übernachtung im Inland in Höhe der nachgewiesenen Unterkunftskosten auch ohne Nachweise mit einer Pauschale von 20,00 € steuerfrei
erstatten. Eine Erstattung entfällt dann, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft während der Auswärtstätigkeit unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird. Die steuerfreie Erstattung wird auch dann nicht möglich sein, wenn der Arbeitnehmer eine Unterkunft nur teilentgeltlich vom Arbeitgeber erhält.
Wird eine Rechnung für die Übernachtung nur in Höhe des Gesamtpreises für Unterkunft und Verpflegung - was meistens üblich ist - vorgelegt, dann kommen mit Bezug auf das BMF-Schreiben vom 30.09.2013 und dem Leitfaden für die Bauindustrie zwei Alternativen für die Erstattung in Betracht:
  1. Erstattung des pauschal gekürzten Gesamtpreises als Übernachtungskosten und gleichzeitige Erstattung der Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen oder
  2. vollständige Erstattung des Gesamtpreises als Übernachtungskosten und gleichzeitige Erstattung der gekürzten Verpflegungspauschale.
Als Rz. 107 ist im o.a. BMF-Schreiben vom 30.09.2013 sowie im Leitfaden für die Bauindustrie auf S. 22 unten stehendes angeführt.
Ob die Höhe der Unterkunft- bzw. Übernachtungskosten bei einer Auswärtstätigkeit auch angemessen ist, bleibt grundsätzlich ungeprüft. Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten ist jedoch nach 48 Monaten die Höhe der anzusetzenden Unterkunftskosten auf 1.000 Euro monatlich beschränkt. Damit kann der Arbeitgeber bei derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nach Ablauf von 48 Monaten nur noch maximal 1.000 Euro der tatsächlichen Unterkunftskosten steuerfrei erstatten, auch wenn die tatsächlichen Aufwendungen höher sind.
Die 48-Monatsfrist beginnt jedoch nur zu laufen, wenn der Arbeitnehmer mindestens an drei Tagen wöchentlich an derselben Tätigkeitsstätte tätig ist. Eine Unterbrechung der Tätigkeit an dieser Tätigkeitsstätte von mindestens sechs Monaten führt zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Bei der Berechnung der 48-Monatsfrist gelten die Grundsätze zur Dreimonatsfrist.
Durch den Bundesfinanzhof (BFH) wurde entschieden, dass Übernachtungskosten bei fehlendem Nachweis auch geschätzt werden dürfen. Zu empfehlen ist jedoch, alle Nachweise bzw. Quittungen in Verbindung mit einer Übernachtung zu sammeln, um später ggf. die Schätzung belegen zu können.
Bei Auswärtstätigkeit im Ausland gelten für die Übernachtungskosten im Ausland spezifische Regelungen, und zwar unterschiedlich für die einzelnen Länder. Maßgebend sind die Pauschbeträge als Ansätze ab 1. Januar 2019 nach dem BMF-Schreiben vom 28. November 2018 über die "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisevergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2019", veröffentlicht im Bundessteuerblatt I. Beispiele für länderbezogene Pauschbeträge werden unter dem angeführten Link aufgeführt.

Beispiel zu den zwei Erstattungsalternativen

"Der Arbeitnehmer A übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit im Hotel. Die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt und enthält für eine Übernachtung mit Frühstück einen Pauschalpreis in Höhe von 70 Euro.
Der Arbeitgeber hat folgende Möglichkeiten:
Alternative (1)Alternative (2)
Übernachtungskosten
1. Übernachtungskosten70,00 Euro70,00 Euro
abzgl. Kürzung von 20 % von 24 € für Frühstück- 4,80 Euro
Erstattung Unterkunftskosten65,20 Euro70,00 Euro
Verpflegungspauschale
2. Verpflegungspauschale
Anreisetag12,00 Euro12,00 Euro
Abreisetag12,00 Euro12,00 Euro
abzgl. Kürzung von 20 % von 24 € für Frühstück- 4,80 Euro
Erstattung Verpflegungspauschalen24,00 Euro19,20 Euro
Erstattung gesamt89,20 Euro89,20 Euro"
Der gleiche Erstattungsbetrag ergibt sich, wenn die Rechnung auf den Arbeitnehmer ausgestellt wird und vom Arbeitgeber erstattet wird. Beide Alternativen führen zur gleich hohen Erstattung.
09.03.2019
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