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Übernachtungen können bei Auswärtstätigkeit an einer Tätigkeitsstätte beruflich veranlasst sein, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist. Die berufliche Veranlassung ist gegeben, wenn der Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers betrieblich bzw. dienstlich unterwegs ist. Dabei können Übernachtungskosten als tatsächliche Aufwendungen für die Inanspruchnahme einer Unterkunft anfallen. Welche Kosten infrage kommen können, wird unter Unterkunftskosten angeführt. Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung des Arbeitnehmers, liegen keine beruflich veranlasste Übernachtung und auch kein Mehraufwand vor. Im Zusammenhang mit einer erforderlichen Übernachtung des Arbeitnehmers eines Bauunternehmens des Bauhauptgewerbes bliebe zunächst festzustellen, ob: der Arbeitnehmer für die auswärtige Tätigkeit im Inland auf einer mindestens 50 km entfernten Baustelle vom Betrieb sowie bei einem Zeitaufwand für den Arbeitsweg von der Wohnung bis zur Baustelle von mehr als 1,25 Stunden einen Verpflegungszuschuss als Verpflegungsmehraufwand (vorher bis 2016 eine Auslösung im Baugewerbe) als: für den Arbeitnehmer eine ordnungsgemäße Unterkunft (beispielsweise in einer Pension, Hotel oder Baustellenunterkunft) zu stellen ist,
die Inanspruchnahme einer Unterkunft nach dem Reisekostenrecht an den Arbeitnehmer vergütet wird.
Trifft dies zu, dann hat der gewerbliche Arbeitnehmer sowie auch ein Angestellter oder Polier bei Auswärtstätigkeit auf einer entfernten Baustelle einen Anspruch auf:
einen Verpflegungszuschuss als Verpflegungsmehraufwand (seit 1. Januar 2017, vorher als Auslösung im Baugewerbe) von 24,00 € je Arbeitstag, der durch Betriebsvereinbarung bis auf 28,00 € je Arbeitstag erhöht werden kann, sofern darüber keine Einigung zustande käme, kann die Einigungsstelle nach Anrufung durch den Betriebsrat entscheiden, Fahrtkostenerstattung zwischen Unterkunft und Baustelle bzw. Arbeitsstelle von 0,20 € je gefahrenen km (mit arbeitstäglicher Begrenzung von 20,00 €), sofern die Entfernung zwischen Unterkunft und Baustelle mehr als 10 km beträgt.
Zum Reisekostenrecht werden weitere spezielle Aussagen mit Erläuterungen anhand von Beispielen getroffen:
im BMF-Schreiben vom 25. November 2020 zur „Steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern" (veröffentlicht im Bundessteuerblatt I), mit dem das vorherige Schreiben vom 24. Oktober 2014 ersetzt wurde und welches nun in allen auch noch offenen Fällen anzuwenden ist,
im BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020 zur „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021“ und
in dem vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) aufbereiteten "Merkblatt zum steuerlichen Reisekostenrecht (2018)" über die zu beachtenden Regelungen spezifisch in Bauunternehmen mit Anwendungsbeispielen.
Vorrangig wird auch auf die Möglichkeiten des Arbeitgebers zur steuerfreien bzw. steuerbegünstigten Erstattung der Reisekosten an die Arbeitnehmer eingegangen. Übernachtungs- bzw. Unterkunftskosten können bei einer Auswärtstätigkeit nach § 9 Abs. 1 im Einkommensteuergesetz (EStG) als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.
Speziell handelt es sich dabei beispielsweise um folgende Aufwendungen:
- Kosten für das Hotelzimmer,
- Miete für ein möbliertes Zimmer oder eine Wohnung,
- Kultur- und Tourismusförderabgabe (sog. "Bettensteuer"),
- Kurtaxe,
- besondere Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung.
Sollte ein Mehrbettzimmer von Personen genutzt werden, die gemeinsam nicht im Dienstverhältnis zum gleichen Arbeitnehmer stehen, so ist der Einzelzimmerpreis anzusetzen.
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten steuerfrei erstatten:
- entweder in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme
- oder jede Übernachtung im Inland in Höhe der Unterkunftskosten auch ohne Nachweise mit einer Pauschale von 20,00 €.
Eine Erstattung entfällt dann, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft während der Auswärtstätigkeit unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird. Die steuerfreie Erstattung wird auch dann nicht möglich sein, wenn der Arbeitnehmer eine Unterkunft nur teilentgeltlich vom Arbeitgeber erhält.
Wird eine Rechnung für die Übernachtung nur in Höhe des Gesamtpreises für Unterkunft und Verpflegung – was meistens üblich ist – vorgelegt, dann kommen mit Bezug auf die Rand-Nr. 118 mit den Beispielen im o. a. BMF-Schreiben vom 25. November 2020 folgende Alternativen für die Erstattung in Betracht:
- Erstattung des pauschal gekürzten Gesamtpreises als Übernachtungskosten und gleichzeitige Erstattung der Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen oder
- vollständige Erstattung des Gesamtpreises als Übernachtungskosten und gleichzeitige Erstattung der gekürzten Verpflegungspauschale.
Beispiel zu den zwei Erstattungsalternativen
Der Arbeitnehmer A übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit im Hotel. Die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt und enthält für eine Übernachtung mit Frühstück einen Pauschalpreis in Höhe von 70 Euro.
Der Arbeitgeber hat folgende Möglichkeiten:
| Alternative (1) | Alternative (2) |
| Übernachtungskosten |
| 1. Übernachtungskosten | 70,00 Euro | 70,00 Euro |
| abzgl. Kürzung von 20 % von 28 € für Frühstück | - 5,60 Euro | |
| Erstattung Unterkunftskosten | 65,20 Euro | 70,00 Euro |
| Verpflegungspauschale |
| 2. Verpflegungspauschale |
| Anreisetag | 14,00 Euro | 14,00 Euro |
| Abreisetag | 14,00 Euro | 14,00 Euro |
| abzgl. Kürzung von 20 % von 28 € für Frühstück | | - 5,60 Euro |
| Erstattung Verpflegungspauschalen | 28,00 Euro | 22,40 Euro |
| Erstattung gesamt steuerfrei | 82,40 Euro | 92,40 Euro |
Der gleiche Erstattungsbetrag ergibt sich, wenn die Rechnung auf den Arbeitnehmer ausgestellt wird und vom Arbeitgeber erstattet wird. Beide Alternativen führen zur Erstattung in gleicher Höhe.
Ob die Höhe der Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten bei einer Auswärtstätigkeit auch angemessen ist, bleibt grundsätzlich ungeprüft. Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten ist jedoch nach 48 Monaten die Höhe der anzusetzenden Unterkunftskosten auf 1.000 Euro monatlich beschränkt. Damit kann der Arbeitgeber bei derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nach Ablauf von 48 Monaten nur noch maximal 1.000 Euro der tatsächlichen Unterkunftskosten steuerfrei erstatten, auch wenn die tatsächlichen Aufwendungen höher sind.
Die 48-Monatsfrist beginnt jedoch nur zu laufen, wenn der Arbeitnehmer mindestens an drei Tagen wöchentlich an derselben Tätigkeitsstätte tätig ist. Eine Unterbrechung der Tätigkeit an dieser Tätigkeitsstätte von mindestens sechs Monaten führt zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Bei der Berechnung der 48-Monatsfrist gelten die Grundsätze zur Dreimonatsfrist.
Durch den Bundesfinanzhof (BFH) wurde entschieden, dass Übernachtungskosten bei fehlendem Nachweis auch geschätzt werden dürfen. Zu empfehlen ist jedoch, alle Nachweise bzw. Quittungen in Verbindung mit einer Übernachtung zu sammeln, um später ggf. die Schätzung belegen zu können.
Bei Auswärtstätigkeit im Ausland gelten für die Übernachtungskosten im Ausland spezifische Regelungen, und zwar unterschiedlich für die einzelnen Länder. Maßgebend sind die Pauschbeträge als Ansätze nach dem BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020 zur „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021“, veröffentlicht im Bundessteuerblatt I. Beispiele für länderbezogene Pauschbeträge werden unter dem oben angeführten Link aufgeführt.