Die freihändige Vergabe ist ein vereinfachtes Verfahren zur Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, wenn z. B. eine andere Ausschreibungsart unzweckmäßig ist.
Was ist eine freihändige Vergabe?
Bei einer freihändigen Vergabe vergibt ein öffentlicher Auftraggeber einen Auftrag an ein Unternehmen ohne förmliches Vergabeverfahren. Angewendet wird das vereinfachte Verfahren, wenn es sich z. B. um kleinere Aufträge oder zeitkritische Baumaßnahmen handelt. Bei dieser Vergabeart sind Verhandlungen zulässig.
Wann ist eine freihändige Vergabe möglich?
Voraussetzungen für eine freihändige Vergabe
Eine freihändige Vergabe kann infrage kommen, wenn:
für die auszuschreibende Bauleistung aus besonderen Gründen (z. B. Patentschutz, Einsatz von Spezialgeräten u. a.) nur ein bestimmter Unternehmer in Betracht kommt,
die Bauleistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht eindeutig und erschöpfend festgelegt werden kann,
sich eine kleine Leistung von einer vergebenen größeren Leistung nicht ohne Nachteil trennen lässt,
die Leistung besonders dringlich ist,
nach einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung eine erneute Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis verspricht oder
die auszuführende Leistung Geheimhaltungsvorschriften unterworfen ist.
Nach § 3a Abs. 4 Nr. 6 im Abschnitt 1 der VOB Teil A kann die freihändige Vergabe außerdem in Höhe bis zu einem Auftragswert von 10.000 € (ohne Umsatzsteuer) erfolgen. 
Höhere Wertgrenzen beschleunigen die freihändige Vergabe von Baumaßnahmen. Zu diesem Ergebnis kam das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung.
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So läuft eine freihändige Vergabe ab
Vor der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ist bei der freihändigen Vergabe auch die Eignung des Bieters zu prüfen. Dabei ist besonders auf einen fairen Wettbewerb durch eine hohe Transparenz zu achten. Die freihändige Vergabe folgt nicht einem förmlichen Vergabeverfahren wie beispielsweise bei einer öffentlichen Ausschreibung. Liegen die Voraussetzungen für die freihändige Vergabe vor, kann sich der Ausschreibende an ein oder mehrere vorher ausgewählte Unternehmen wenden. Das kommt jedoch nicht einem Teilnahmewettbewerb wie bei einer beschränkten Ausschreibung nach Teilnahmewettbewerb gleich.
Der Ausschreibende darf mit den ausgewählten Unternehmen über die Bedingungen, speziell über den Inhalt der auszuführenden Bauleistungen des zu vergebenden Auftrags, verhandeln. Bei dieser Vergabeart ist eine Verhandlung zulässig. Kommt nur ein Unternehmen für die Ausführung infrage, dann ist vom Ausschreibenden nachzuweisen, dass eben nur dieses Unternehmen die Leistungen ausführen kann. Eine Ausnahme bedarf der Begründung und ggf. schriftlichen Aussage. Sie ist dann nicht zu rechtfertigen, wenn die Ausführung einen Wettbewerb rechtfertigen würde.
Höhere Auftragswerte in den Bundesländern möglich
In den Bundesländern wurde in den vergangenen Jahren durch Erlass bzw. Bekanntmachung eine freihändige Vergabe nach höheren Auftragsgrenzen als 10.000 € gestattet – auch ohne Nachweis eines Ausnahmebestandes, teils mit zeitlicher Begrenzung. Damit sollen ihre Vergabeverfahren erleichtert werden.
Bei abweichenden Auftragsgrenzen von der VOB Teil A auf Landes- und kommunaler Ebene gilt jedoch zu gewährleisten, dass die in § 3a Abs. 3 im Abschnitt 1 der VOB Teil A angeführten Zulässigkeitsvoraussetzungen für eine freihändige Vergabe auch gegeben sind. Ansprechpartner für freihändige Vergaben von öffentlichen Bauaufträgen sowie von landesspezifischen Auftragswerten sind die Auftragsberatungsstellen der Bundesländer, meistens als Einrichtungen bei den Industrie- und Handelskammern (IHK). Die aktuellen Wertgrenzen für beschränkte Ausschreibungen aller Bundesländer können bei der Ständigen Konferenz der Auftragsberatungsstellen unter www.auftragsberatungsstellen.de aufgerufen werden. Beispielsweise ist in Sachsen-Anhalt eine freihändige Vergabe nach VOB Teil A für Bauleistungen, die vor dem 31. Dezember 2024 begonnen haben, bis zu einem Auftragswert von 2.500.000 € (ohne Umsatzsteuer) zulässig.
Fazit nach Evaluierung höherer Wertgrenzen
Im Auftrag des Bundesministeriums des Inneren und für Heimat (BMI) erfolgte durch das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung eine „Evaluierung und Weiterentwicklung von Wertgrenzen in der VOB/A“ mit detaillierten Aussagen und Aufbereitungen in der „BBSR-Online-Publikation (11 / 2021) – Forschungsprojekt Zukunft Bau“.
Mit höheren Wertgrenzen wurden Beschleunigungseffekte bei der Vergabe von Bauleistungen erreicht, die nicht zu Verwerfungen auf dem Baumarkt und im Wettbewerb führten. Im Ergebnis der Evaluierung wurde in der Publikation unter Tz. 0.3 empfohlen, die Wertgrenze für freihändige Vergaben bis zu 100.000 € (wie in vergangenen Jahren abweichend für Wohnzwecke) als einen Hebel für die Beschleunigung von Vergabeverfahren anzusehen.