Eine beschränkte Ausschreibung ist ein Verfahren, bei dem nur ausgesuchte Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
Was ist eine beschränkte Ausschreibung?
Die beschränkte Ausschreibung ist ein Verfahren zur Ausschreibung und Vergabe von öffentlichen Bauaufträgen national im Unterschwellenbereich. Sie kann entweder mit oder ohne Teilnahmewettbewerb erfolgen. Dabei sieht der Bauherr als Auftraggeber nur jeweils eine begrenzte Anzahl von Bietern vor. Sie können von ihm auch mithilfe eines öffentlichen Teilnahmewettbewerbs ermittelt und ausgewählt werden. Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb
Wird eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb national im Bereich unterhalb der Schwellenwerte vorgesehen, so sind die Bauleistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach § 3 Nr. 2 im Abschnitt 1 in VOB Teil A nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen (mehrere, im allgemeinen mindestens drei Unternehmen) zur Einreichung von Angeboten zu vergeben. Unter den bietenden Bauunternehmen soll möglichst gewechselt werden. Unabhängig davon sind die Zulässigkeitsvoraussetzungen nach § 3a Abs. 2 VOB Teil A zu beachten. Danach kann die beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb auch erfolgen, wenn eine öffentliche Ausschreibung oder eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb: kein annehmbares Ergebnis hatte oder
aus anderen Gründen (z. B. Dringlichkeit, Geheimhaltung) unzweckmäßig ist.
Weiterhin ist die beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb nur bis zu einem vorgeschriebenen Grenzwert zulässig, und zwar bis zu einem Auftragswert der Bauleistung (ohne Umsatzsteuer) von:
- 50.000 € für Ausbaugewerke (ohne Energie- und Gebäudetechnik), Landschaftsbau und Straßenausstattung,
- 150.000 € für Tief-, Verkehrswege- und Ingenieurbau und
- 100.000 € für alle übrigen Gewerke.
Die angeführten Auftragswerte sind unterschiedlich hoch nach der Art der Bauleistung und betreffenden Gewerke bzw. Leistungssparten. Sind die einzelnen Sparten nicht eindeutig zuordenbar bzw. zusammenhängend, dann ist die Sparte mit der höchsten Wertgrenze heranzuziehen.
Im Schreiben des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) vom 26. Februar 2020 zur Auslegung von Regelungen der VOB Teil A wurde vermerkt, dass die Wertgrenzen jeweils „auftragsbezogen und nicht projektbezogen zu verstehen sind. Die sachlich nicht begründete Aufteilung eines Gesamtauftrags in mehrere Einzelaufträge zur Unterschreitung der jeweiligen Wertgrenze bleibt unzulässig“. Für eine schnelle Beschaffung in Dringlichkeits- und Notfallsituationen bzw. bei Umständen, die der Auftraggeber nicht voraussehen kann und nicht seinem Verhalten zuzurechnen sind, kann auch nur ein Unternehmen nach § 12 Abs. 3 in UVvO zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
Darüber hinaus kann eine solche Vergabe auch ohne Beachtung bestimmter Zulassungsvoraussetzungen angewandt werden, wenn dies durch Ausführungsbestimmungen in Bundesländern zugelassen ist.
Die nach der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ausgewählten Unternehmen als potenzielle Bieter werden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Ein Anspruch von nicht berücksichtigten Bewerbern zur Teilnahme an der beschränkten Ausschreibung besteht jedoch durch diese nicht. Durch die Eingrenzung von Bietern ist dieses Verfahren weniger repräsentativ. 
Bei beschränkten Ausschreibungen können Auftraggeber sicherstellen, dass nur qualifizierte Unternehmen Angebote abgeben. Das verbessert die Qualität der Bauleistungen.
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Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
Von einer beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb wird gesprochen, wenn die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmen durch Auswertung des Teilnahmewettbewerbs erfolgt. Dem Auftraggeber steht diese Vergabeart gleichberechtigt neben der öffentlichen Ausschreibung nach § 3a VOB Teil A zur Verfügung. Er kann zwischen diesen beiden Vergabearten wählen, folglich kommt der öffentlichen Ausschreibung nicht mehr der Vorrang zu. Die Anwendung einer beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb wird in § 3b Abs. 2 der VOB Teil A detailliert beschrieben. Zunächst ist vom Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufzufordern. Danach ist die Auswahl der Bewerber anhand der vom Auftraggeber vorgegebenen Eignungskriterien vorzunehmen. Die transparenten, objektiven und nicht diskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der Bewerber.
Die Mindestzahl (nicht weniger als fünf) und ggf. Höchstzahl der einzuladenden Bewerber.
Falls die Zahl der geeigneten Bewerber unter der Mindestzahl liegt, darf der Auftraggeber das Verfahren mit dem oder den geeigneten Bewerbern fortführen.
Nach Auswertung des Teilnahmewettbewerbs erfolgt die Auswahl derjenigen Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden.
Dabei bleibt zu beachten, dass:
Die Eignung ist nach den Bestimmungen in § 6b Abs. 5 VOB Teil A und bezüglich von Nachweisen nach § 6a Abs. 2 VOB Teil A zu prüfen. Die auszuwählenden Unternehmen sollen die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen notwendige Eignung nachweisen und Sicherheit bieten.
Beschränkte Ausschreibung nach höheren Auftragsgrenzen
Zur beschränkten Ausschreibung können die einzelnen Bundesländer höhere, von den o. a. Werte nach VOB Teil A abweichende Auftragswerte durch Erlasse bzw. Bekanntmachungen für die Beschaffungsstellen der Länder und deren Kommunen festlegen. Dies erfolgte in den letzten Jahren in Umsetzung von Beschlüssen zum Wohngipfel vom 21. September 2018 und auch in Verbindung mit der Corona-Pandemie zur Ankurbelung der Wirtschaft, teils mit zeitlicher Begrenzung.
Durch das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung erfolgte eine „Evaluierung und Weiterentwicklung von Wertgrenzen in der VOB Teil A“ mit detaillierten Aussagen und Aufbereitungen in der „BBSR-Online-Publikation (11 / 2021) – Forschungsprojekt Zukunft Bau“. Danach haben die Vergabestellen von den Möglichkeiten erhöhter Wertgrenzen Gebrauch gemacht. Erreicht wurden Beschleunigungseffekte bei der Vergabe von Bauleistungen, die nicht zu Verwerfungen auf dem Baumarkt und im Wettbewerb führten.
Ansprechpartner für die Vergabe von öffentlichen Bauaufträgen sowie von landesspeziellen Auftragswerten sind die Auftragsberatungsstellen der Bundesländer, meistens als Einrichtungen bei den Industrie- und Handelskammern (IHK). Die aktuellen Wertgrenzen für beschränkte Ausschreibungen aller Bundesländer können bei der Ständigen Konferenz der Auftragsberatungsstellen (unter www.auftragsberatungsstellen.de) aufgerufen werden. Beispielsweise ist in Sachsen-Anhalt eine beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb nach VOB Teil A für Bauleistungen, die vor dem 31. Dezember 2024 begonnen haben, bis zu einem Auftragswert unterhalb des EU-Schwellenwertes von 5.538.000 € (ohne Umsatzsteuer) zulässig. Bei abweichenden Auftragsgrenzen von der VOB Teil A auf Landes- und kommunaler Ebene ist jedoch zu gewährleisten, dass die in § 3a Abs. 2 Nr. 2 und 3 in VOB Teil A angeführten Zulässigkeitsvoraussetzungen für eine beschränkte Ausschreibung auch gegeben sind.