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VOB A

Vergabeunterlagen

Vergabeunterlagen haben alle Angaben zu umfassen, um dem Bieter oder Bewerber zu einer Baumaßnahme die Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen. Sie bestehen bei Vergaben nach der VOB Teil A national im Unterschwellenbereich nach § 8 Abs. 1 im Abschnitt 1 (Basisparagrafen) sowie analog in § 8 EU Abs. 1 im Abschnitt 2 für Bauaufträge bei Erreichen der Schwellenwerte und § 8 VS Abs. 1 im Abschnitt 3 der VOB/A für verteidigungs- und sicherheitsspezifische Baumaßnahmen aus:
Die Vergabeunterlagen sind von besonderer Bedeutung für das Vergabeverfahren nach den einzelnen Vergabearten. Der Auftraggeber richtet sich unmittelbar an die Bieter und teilt ihnen die maßgebenden Bedingungen für die auszuführenden Leistungen mit. Vom Auftraggeber ist beispielsweise anzugeben bzw. vorzuschreiben, dass:
  • alle für den Bewerber zur Abgabe des Angebots relevanten Bedingungen zusammengefasst im Anschreiben angeführt werden,
  • er Nebenangebote nicht zulässt oder zulässt oder ggf. nur in Verbindung mit einem Hauptangebot zulässt,
  • die Bestimmungen in der VOB, Teile B und C Bestandteile des Vertrages werden, ggf. auch die Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) und Zusätzlichen Technischen Vertragsbedingungen (ZTV),
  • der Bieter in seinem Angebot die Leistungen angibt, die er beabsichtigt, an Nachunternehmer zu vergeben,
  • für die Bearbeitung des Angebots keine Entschädigung gewährt wird.
  • Zuschlagskriterien in den Vergabeunterlagen oder in der Auftragsbekanntmachung anzugeben sind, wobei es optional bleibt, bereits die Gewichtung der Zuschlagskriterien festzulegen.
Die Vergabeunterlagen müssen eindeutige und klare Aussagen treffen. Sollte noch während der Ausschreibung eine Änderung erfolgen, beispielsweise eine Präzisierung im Leistungsverzeichnis (LV) erfolgen, dann sind alle potenziellen Bieter darüber durch den Auftraggeber zu informieren, damit alle Bieter für die Angebotskalkulation die gleichen Voraussetzungen kennen. Bestehen Unklarheiten, so gehen sie zulasten des Auftraggebers.
Sendet beispielsweise der Auftraggeber Nachsendungen zu den ursprünglich versandten Vergabeunterlagen per E- Mail, dann besteht die Gefahr, dass der Bieter diese nicht erhalten haben könnte. Dazu hat die Vergabekammer Bund in einem Beschluss vom 3.2.2014 (Az. VK 2-1/14 (IBR Werkstatt-Beitrag vom 11.4.2014) entschieden, dass
  • eine E-Mail dann dem Empfänger zugegangen ist, wenn sie abrufbereit in seinem elektronischen Postfach bzw. im Postfach des Providers eingegangen ist,
  • der beweisbelastete Verfahrensbeteiligte hat den Nachteil der Nichterweislichkeit des Zugangs zu tragen,
  • bei E-Mail-Übermittlungen durch den Versender die Option im E-Mail-Programm zu nutzen ist, eine Lesebestätigung vom Empfänger anzufordern.
Letztere Aussage entspricht auch der Handhabung bei Telefaxübermittlungen. Dabei kommt dem Absender die Pflicht zu, anhand des Sendeprotokolls zu prüfen, dass die Übermittlung vollständig und an den richten Empfänger vorgenommen wurde.
Nach Kenntnisnahme und Durchsicht der Vergabeunterlagen kann sich der Bieter entscheiden, ob er zu den vorgegebenen Bedingungen ein Angebot unterbreiten bzw. am Vergabeverfahren teilnehmen wird.
Die Vergabeunterlagen sind von den öffentlichen Auftraggebern den Bewerbern ab Absendung der Auftragsbekanntmachung unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig in geeigneter Weise zur Verfügung zu stellen. und direkt elektronisch abrufbar anzubieten. Zu nutzen sind Geräte und Programme der elektronischen Datenübermittlung (elektronische Vergabe). Von den Auftraggebern ist zu sichern, dass beim Versand der Vergabeunterlagen mit Bezug auf § 12 a Abs. 3 sowie § 12 a EU Abs. 2 und § 12 a VS Abs. 3 in der VOB/A die Namen der Bewerber, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, geheim zu halten sind. Sofern die Bieter zusätzliche sachdienliche Auskünfte über die Vergabeunterlagen erbitten, sind sie allen bietenden Unternehmen unverzüglich in gleicher Weise zu erteilen.
Bei öffentlichen Bauaufträgen sind hinsichtlich der Vergabeunterlagen die speziellen Formblätter und zugeordneten Richtlinien im Abschnitt 2 des Vergabe- und Vertragshandbuchs (VHB-Bund, Ausgabe 2017, Stand 2019) heranzuziehen. Zum Stand 2019 wurde ein Formblatt 216 neu aufgenommen, das als Checkliste für alle im Vergabeverfahren maßgebenden und vorzulegenden Unterlagen dienen kann. Neu mit der VOB 2019 wurde auch die Nachforderung von Unterlagen geregelt, wonach z. B. der Auftraggeber bereits in den Vergabeunterlagen festlegen darf, dass er keine Unterlagen nachfordern wird.
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07.12.2019
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