Was sind Vergabeunterlagen?
Vergabeunterlagen sind Dokumente, die von einem Auftraggeber für eine Ausschreibung von Bauleistungen erstellt werden. Sie enthalten alle notwendigen Informationen und Anforderungen für die Teilnahme an der Ausschreibung.
Vergabeunterlagen haben alle Angaben für eine Baumaßnahme zu umfassen, um dem Bieter oder Bewerber die Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen. Sie sind von besonderer Bedeutung für das Vergabeverfahren nach den einzelnen Vergabearten. 
Vergabeunterlagen sind Dokumente, die alle Informationen für die Teilnahme an der Ausschreibung enthalten.
Bild: © f:data GmbH Diese Dokumente gehören zu den Vergabeunterlagen
Aussagen zu den Vergabeunterlagen werden nach der VOB Teil A zu Vergaben national im Unterschwellenbereich in § 8 Abs. 1 im Abschnitt 1 (Basisparagrafen) sowie zu EU-weiten Ausschreibungen für Bauaufträge bei Erreichen der Schwellenwerte analog in § 8 EU Abs. 1 im Abschnitt 2 und § 8 VS Abs. 1 im Abschnitt 3 der VOB/A für verteidigungs- und sicherheitsspezifische Baumaßnahmen getroffen. Danach bestehen sie aus: Die Vergabeunterlagen müssen eindeutige und klare Aussagen treffen. Sollte noch während der Ausschreibung eine Änderung erfolgen, beispielsweise eine Präzisierung im Leistungsverzeichnis (LV), dann sind alle potenziellen Bieter darüber durch den Auftraggeber zu informieren, damit alle Bieter für die Angebotskalkulation die gleichen Voraussetzungen kennen. Bestehen Unklarheiten, so gehen sie zulasten des Auftraggebers. Bei öffentlichen Bauaufträgen sind hinsichtlich der Vergabeunterlagen die speziellen Formblätter und zugeordneten Richtlinien im Abschnitt 2 des Vergabe- und Vertragshandbuchs (VHB-Bund, Ausgabe 2017, Stand 2019) heranzuziehen. Zum Stand 2019 wurde ein Formblatt 216 neu aufgenommen, das als Checkliste für alle im Vergabeverfahren maßgebenden und vorzulegenden Unterlagen dienen kann. Aufforderung zur Angebotsabgabe: Das Anschreiben
Mit dem Anschreiben richtet sich der Auftraggeber unmittelbar an die Bieter. Es dient der Angebotserklärung des Bieters und ist nicht schlechthin ein Begleitschreiben, sondern kommt bei öffentlichen Bauaufträgen einer "Aufforderung zur Angebotsabgabe" zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Begleitschreiben für die Abgabe von angeforderten Unterlagen gleich. Wichtig dabei ist, dass die Angaben im Anschreiben auch inhaltlich mit den Angaben in den Vergabeunterlagen übereinstimmen und Widersprüche von vornherein ausschließen.
Was alles im Anschreiben anzugeben ist, wird für Vergaben im Unterschwellenbereich im Abs. 2 des jeweiligen § 8 in den Abschnitten1 bis 3 in VOB/A vermerkt, so vor allem:
- Angaben, die für den Entschluss zur Abgabe eines Angebots notwendig sind, sofern sie nicht bereits veröffentlicht wurden
- zu Mindestanforderungen an Nebenangebote und Art und Weise ihrer Einreichung sowie Angabe, ob Nebenangebote nicht zugelassen, zugelassen oder nur in Verbindung mit einem Hauptangebot zulässig sind
- die Bestimmungen in der VOB, Teile B und C Bestandteile des Vertrages werden, ggf. auch die Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) und Zusätzlichen Technischen Vertragsbedingungen (ZTV)
- der Bieter in seinem Angebot die Leistungen angibt, die er beabsichtigt an Nachunternehmer (NU) zu vergeben
- für die Bearbeitung des Angebots keine Entschädigung gewährt wird
- Zuschlagskriterien in den Vergabeunterlagen oder in der Auftragsbekanntmachung anzugeben sind, wobei es optional bleibt, bereits die Gewichtung der Zuschlagskriterien festzulegen sowie zur Aussage, ob und dass der Preis als einziges Zuschlagskriterium zulässig ist
Für öffentliche Bauaufträge sind vorgesehene Muster als Vordrucke für ein Angebotsschreiben in den Vergabehandbüchern angeführt, die heranzuziehen sind:
- für Hochbaumaßnahmen gemäß Formblatt 213 im VHB-Bund
- für Baumaßnahmen im Straßen- und Brückenbau nach HVA B-StB (Ausgabe August 2019) im Teil 1 unter Tz.1.2 - Angebotsschreiben (Nr. 1 bis 6)
Das sollten Sie bei der Bereitstellung der Vergabeunterlagen beachten
Von den Auftraggebern sind die Vergabeunterlagen den Bietern bzw. Bewerbern zu Beginn des Vergabeverfahrens in geeigneter Weise zur Verfügung zu stellen. In Richtlinie 121 im VHB-Bund (2019) wird unter Tz. 3 vermerkt, dass die öffentlichen Auftraggeber „ab Absendung der Auftragsbekanntmachung unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt elektronisch abrufbar anzubieten“ sind. Enthalten die Vergabeunterlagen schutzwürdige Daten, ist deren Schutz durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten.
Von den Auftraggebern ist allgemein zu sichern, dass beim Versand der Vergabeunterlagen mit Bezug auf § 12 a Abs. 3 sowie § 12 a EU Abs. 2 und § 12 a VS Abs. 3 in der VOB/A die Namen der Bewerber, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, geheim zu halten sind.
Sofern die Bieter zusätzliche sachdienliche Auskünfte über die Vergabeunterlagen erbitten, sind sie allen bietenden Unternehmen unverzüglich in gleicher Weise zu erteilen. Hinsichtlich spezieller Anforderungen ist noch zwischen nationalen Vergaben im Unterschwellenbereich und EU-weiten Ausschreibungen zu differenzieren.
Übermittlung bei nationalen Vergaben
Bei nationalen Ausschreibungen und Vergaben im Unterschwellenbereich sind die Regelungen nach den §§ 11, 11a und 12a in VOB/A maßgebend.
Hervorzuheben sind folgende Anforderungen:
- In den Vergabeunterlagen oder Bekanntmachungen ist vom Auftraggeber anzugeben, auf welchem Weg die Kommunikation erfolgen soll. Am zweckmäßigsten ist dafür die Übermittlung durch elektronischen Abruf über eine Internetadresse. Sollte dies elektronisch nicht möglich sein, können die Unterlagen vom Auftraggeber den Bietern auch in anderer geeigneter Weise zugestellt werden. Sind aber die Projektunterlagen zu umfangreich, kann die Zusendung mit Boten oder die zeitgleiche Abholung zweckmäßiger sein. Dass bei einer öffentlichen Ausschreibung durch die Übermittlung ggf. ein geringer zeitlicher Unterschied beim Erhalt der Unterlagen zwischen den Bewerbern auftreten kann, ist jedoch nicht als ungleiche Behandlung der Bieter anzusehen.
- Das bei einer elektronischen Übermittlung gewählte Netz muss allgemein verfügbar sein und darf den Zugang der Unternehmen für ein Vergabeverfahren nicht beschränken.
- Die Vergabeunterlagen sind bei einer beschränkten Ausschreibung und freihändigen Vergabe an alle ausgewählten Bewerber am selben Tag abzusenden.
- Sollten von den für die Baukalkulation wesentlichen Unterlagen keine Vervielfältigungen abgegeben werden können, muss jedoch eine Auslage zur Einsicht in ausreichender Weise gesichert werden.
- Sofern einzelne Unternehmen zusätzliche sachdienliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen erbitten und ihnen gewährt werden, so sind diese auch allen anderen Unternehmen unverzüglich in gleicher Weise zu erteilen.
- Die Namen der Bewerber bzw. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, sind geheim zu halten.
Ergänzt werden die Anforderungen mit Aussagen zu Hochbaumaßnahmen im VHB-Bund (Stand 2019) in den Richtlinien 121/122. Enthalten die Vergabeunterlagen evtl. schutzwürdige Daten, so ist deren Schutz durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten. Analoge Aussagen zur elektronischen Adresse werden zu Baumaßnahmen im Straßen- und Brückenbau im HVA B-StB (Ausgabe August 2019) im Teil 1 unter Tz. 1.0 getroffen. Bei einem Verfahren mit Teilnahmewettbewerb sind ebenfalls die Vergabeunterlagen bereits mit Einleitung des Teilnahmewettbewerbs zur Verfügung zu stellen. Sofern ausnahmsweise noch eine Versendung von Vergabeunterlagen in Papierform erfolgt, sind sie in Heftungen zu binden. Veröffentlichte und von jedermann erwerbbare Unterlagen (z. B. die VOB) müssen den Vergabeunterlagen nicht beigefügt werden.
Übermittlung bei EU-weiten Vergaben
Als wesentliche Anforderungen sind hervorzuheben:
- Die Vergabeunterlagen sind vom Auftraggeber grundsätzlich ebenfalls unentgeltlich mit uneingeschränktem und vollständigem direktem Zugang anhand elektronischer Mittel (Geräte und Programme) anzubieten. Entsprechende Bekanntmachungen müssen die Internetadresse für den Abruf enthalten. Ein anderer Übermittlungsweg soll eine Ausnahme sein und nur infrage kommen, wenn die erforderlichen elektronischen Mittel nicht mit allgemein verfügbaren Geräten oder Programmen möglich ist oder Bürogeräte voraussetzen, die öffentlichen Auftraggebern nicht zur Verfügung stehen. Der Auftraggeber muss den Tag der Absendung nachweisen können.
- Vom Auftraggeber sind für die elektronische Übermittlung ausschließlich solche elektronischen Mittel zu verwenden, die die Unversehrtheit, Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten gewährleisten. Vom Auftraggeber ist zu prüfen, ob zu übermittelnde Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen.
- Bei einem nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblichen Dialog und einer Innovationspartnerschaft sind gleichzeitig alle ausgewählten Bewerber in Textform aufzufordern, am Wettbewerb teilzunehmen, mit Verweis auf die elektronische Adresse zum Abruf der Vergabeunterlagen.
- Rechtzeitig beantragte Auskünfte über die Vergabeunterlagen sind spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen.
- Ebenfalls sind die Namen der Bewerber bzw. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, geheim zu halten.
Spezielle weitere Anforderungen bei EU-weiten Ausschreibungen werden wiederum in den Vergabehandbüchern getroffen, so im VHB-Bund (Stand 2019) in der Richtlinie 123 EU und im HVA B-StB (2019) im Teil 1 unter Tz. 1.0. Sollte eine Ausnahme zum elektronischen Versand auf einem anderen Weg vorliegen, bleibt es aber stets bei einem kostenfreien Versand.
Übermittlung bei sicherheitsspezifischen Baumaßnahmen
Bei verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Baumaßnahmen sind die Regelungen nach den §§ 11, 11a und 12a VS im Abschnitt 3 der VOB/A maßgebend.
Als zu beachtende Aspekte sind hervorzuheben:
- In den Vergabeunterlagen oder Bekanntmachungen ist vom Auftraggeber der elektronische Abruf über eine Internetadresse am zweckmäßigsten vorzunehmen und zu bevorzugen, sofern das gewählte Netz auch allgemein verfügbar ist und den Zugang der Bieter zu den Vergabeverfahren nicht beschränkt.
- Bei einem nicht offenen Verfahren sowie Verhandlungsverfahren und wettbewerblichem Dialog sind die Vergabeunterlagen an alle ausgewählten Bewerber am selben Tag abzusenden.
- Sollten von den für die Baukalkulation wesentlichen Unterlagen keine Vervielfältigungen abgegeben werden können, muss jedoch eine Auslage zur Einsicht in ausreichender Weise gesichert werden.
- Rechtzeitig beantragte Auskünfte über die Vergabeunterlagen sind spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen, bei nicht offenen Verfahren und beschleunigten Verhandlungsverfahren beträgt die Frist vier Kalendertage.
- Ebenfalls sind die Namen der Bewerber bzw. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, geheim zu halten.
Nachsendungen richtig übermitteln
Sendet beispielsweise der Auftraggeber Nachsendungen zu den ursprünglich versandten Vergabeunterlagen per E-Mail, dann besteht die Gefahr, dass der Bieter diese nicht erhalten haben könnte. Dazu hat die Vergabekammer Bund in einem Beschluss vom 03.02.2014 (Az. VK 2-1/14 - IBR Werkstatt-Beitrag vom 11.04.2014) entschieden, dass
- eine E-Mail dann dem Empfänger zugegangen ist, wenn sie abrufbereit in seinem elektronischen Postfach bzw. im Postfach des Providers eingegangen ist
- der beweisbelastete Verfahrensbeteiligte hat den Nachteil der Nichterweislichkeit des Zugangs zu tragen
- bei E-Mail-Übermittlungen durch den Versender die Option im E-Mail-Programm zu nutzen ist, eine Lesebestätigung vom Empfänger anzufordern.
Letztere Aussage entspricht auch der Handhabung bei Telefaxübermittlungen. Dabei kommt dem Absender die Pflicht zu, anhand des Sendeprotokolls zu prüfen, dass die Übermittlung vollständig und an den richten Empfänger vorgenommen wurde.
Mit VOB 2019 wurde in § 16a in den Abschnitten 1 bis 3 der VOB/A auch die Nachforderung von Unterlagen neu geregelt, näher erläutert unter dem Link. Danach darf z. B. der Auftraggeber bereits in den Vergabeunterlagen festlegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird. Teilnahmebedingungen zur Vergabe
Dem Auftraggeber ist es überlassen, ob und in welchem Umfang er den Vergabeunterlagen zu einer Ausschreibung die Teilnahmebedingungen beifügt. Mit Bezug auf die seit 18. April 2016 anzuwendenden Regelungen zum Vergaberecht bei öffentlichen Bauaufträgen nach Vergabeverordnung (VgV) und in der VOB/A wird der Begriff "Teilnahmebedingungen" anstelle von vorher "Bewerbungsbedingungen" herangezogen. Die Teilnahmebedingungen dienen dem Auftraggeber gewissermaßen als Checkliste für die Auswahl der Bedingungen für eine konkrete Baumaßnahme. In § 8 Abs. 2 jeweils in den Abschnitten 1 bis 3 der VOB/A wird vermerkt, dass Auftraggeber, die ständig Bauleistungen vergeben, den Bewerbern die Erfordernisse in Teilnahmebedingungen zusammengefasst und beigefügt zum Anschreiben mitteilen sollen. Dabei sind besonders solche Erfordernisse von Interesse, die die Bieter bei ihrem Angebot beachten müssen. Weiterhin liefern die Vergabehandbücher Formblätter bzw. Vordrucke zu den Teilnahmebedingungen, so zu Baumaßnahmen im
- Hochbau im VHB-Bund (2019) mit den Formblättern 212 (einheitliche Fassung) sowie 212 EU und 212 VS und
- Straßen- und Brückenbau im HVA B-StB (2019) im Teil 1
Spezielle Erfordernisse sind für öffentliche Bauaufträge im Hochbau nach Formblatt 212 im VHB-Bund (2019) beispielsweise:
- Hinweis an die Vergabestelle, wenn die Vergabeunterlagen Unklarheiten nach Auffassung des Bieters enthalten
- Abfassung des Angebots in deutscher Sprache
- Eintragungen im Angebot müssen dokumentenecht sein
- Übergabe von vorgegebenen Formblättern zu Preisen (z. B. EFB-Preise) oder der Urkalkulation auf Verlangen der Vergabestelle
- Angabe der Einheitspreise (EP) mit höchstens drei Nachkommastellen
- Erfüllung der Anforderungen, wenn sie für Nebenangebote gestellt sind
- Benennung eines bevollmächtigten Vertreters, wenn eine Bietergemeinschaft ein Angebot abgibt einschließlich der Erklärung, dass alle Mitglieder gesamtschuldnerisch haften
- Angabe zu Art und Umfang von Leistungen von Nachunternehmern einschließlich ihrer namentlichen Benennung
- Vorlage von Eigenerklärungen von nicht präqualifizierten Unternehmen als Bieter
Für öffentliche Bauaufträge ist es zulässig, dass ein Bieter in seinem Angebot die Vergabeunterlagen (einschließlich des Leistungsverzeichnisses) ändert. Nach einem Urteil des BGH vom 13. September 2022 (Az.: XIII ZR 9/20) ist ein Angebot vom Vergabeverfahren auszuschließen, wenn der Bieter ein eindeutiges Leistungsverzeichnis falsch versteht und eine Leistung anbietet, die nach dem LV nicht zu erbringen ist. Sofern Unklarheiten zum Verständnis des LV bestehen, sollte das Bauunternehmen als Bieter sich zur Klärung an den Auftraggeber wenden.
Die Vertragsunterlagen
Anforderungen zu den Vertragsunterlagen leiten sich aus § 29 in der Vergabeverordnung (VgV) ab. Die speziell für öffentliche Bauaufträge geltenden Regelungen werden in den §§ 7 bis 7c und 8 der Abschnitte 1 bis 3 der VOB/A getroffen, so speziell zu den Bestandteilen: Die Rangfolge zu den angeführten Vertragsunterlagen und zwischen den einzelnen Vertragsbedingungen richtet sich nach § 1 Abs. 2 in der VOB/B. Zwingender Bestandteil sind die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen nach der VOB/B. Wer übernimmt die Kosten für die Vergabeunterlagen?
Für die Bereitstellung von Vergabeunterlagen fallen Kosten an, beispielsweise für:
Bei Öffentlicher Ausschreibung einer Baumaßnahme im Unterschwellenbereich kann nach § 8 Abs. 1, Nr. 1 in VOB/A „eine Erstattung der Kosten für die Vervielfältigung der Leistungsbeschreibung und der anderen Unterlagen sowie für die postalische Versendung verlangt werden“. Demgegenüber sind aber bei einer Beschränkten Ausschreibung und Freihändigen Vergabe alle Unterlagen unentgeltlich abzugeben. Verlangt jedoch der Auftraggeber als Bauherr vom Bieter die Ausarbeitung von Entwürfen, Zeichnungen, Pläne, Mengenberechnung oder andere Unterlagen, so ist vom Auftraggeber einheitlich für alle Bieter eine angemessene Entschädigung festzusetzen, die dann auch jedem Bieter zum Angebot mit den geforderten Unterlagen zusteht.
Nach Kenntnisnahme und Durchsicht der Vergabeunterlagen kann sich der Bieter entscheiden, ob er zu den vorgegebenen Bedingungen ein Angebot unterbreiten bzw. am Vergabeverfahren teilnehmen wird.