Buchhaltung / Rechnungswesen

Körperliche Inventur

Nach § 240 Handelsgesetzbuch (HGB) ist ein Unternehmen als Kaufmann verpflichtet, sein Vermögen und die Schulden bei Gründung, am Schluss eines jeden Geschäftsjahres sowie bei Auflösung oder Veräußerung mittels Inventur als Aufnahme festzustellen sowie ein Inventar aufzustellen. Dabei kann die Inventur durch körperliche Aufnahme oder als Buchinventur erfolgen.
Die körperliche Inventur ist die mengenmäßige Aufnahme durch Zählen, Messen, Wiegen und ggf. Schätzen. Das betrifft alle körperlichen Gegenstände des Vermögens, im Bauunternehmen vorrangig:
Auf eine körperliche Aufnahme kann verzichtet werden, wenn für die Vermögensgegenstände eine aussagefähige Anlagekartei geführt wird. Das ist möglich bei beweglichem Anlagevermögen, wie z. B. Baumaschinen und Geräten sowie Fahrzeugen.
Die Anlagekarten müssten je Anlagegegenstand enthalten:
  • genaue Bezeichnung des Gegenstandes,
  • Tag und Kosten der Anschaffung oder Herstellung,
  • Nutzungsdauer und jährliche Abschreibung,
  • Tag des Abganges,
  • Bilanzwert am Bilanzstichtag.
Im Bestandsverzeichnis brauchen die GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) und Festwertgegenstände nicht aufgeführt zu werden.
Die Aufnahme der Vermögensgegenstände muss nicht unbedingt am Tag des Geschäftsjahresendes körperlich erfolgen. Möglich sind beispielsweise eine:
  • zeitnahe körperliche Aufnahme, beispielsweise innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Ende des Geschäftsjahres oder
  • zeitlich verlegte körperliche Aufnahme innerhalb der letzten 3 Monate vor oder der ersten 2 Monate nach dem Bilanzstichtag.
Zu beiden Formen muss jedoch gesichert werden, dass durch ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren die ordnungsmäßige Bewertung am Bilanzstichtag als Ende des Geschäftsjahres möglich ist.
Eine körperliche Bestandsaufnahme zum Bilanzstichtag kann auch unterbleiben, wenn der Bestand für diesen Stichtag nach Art und Menge anhand von Lagerbüchern (z. B. EDV-gestützte Lagerverwaltung) festgestellt werden kann. Dabei ist allerdings mindestens einmal im Geschäftsjahr der Buchwert durch körperliche Bestandsaufnahme zu überprüfen.
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