Ist durch den Auftraggeber keine volle Zahlung der Schlussrechnung erfolgt, kann der Auftragnehmer einen Vorbehalt erklären, wenn der Auftraggeber die restliche Zahlung ablehnte, darüber schriftlich informierte und zugleich den Auftragnehmer über seine weiteren Rechte belehrte. Der Vorbehalt ist mit Bezug auf § 16 Abs. 3, Nr. 5 in VOB, Teil B innerhalb von 28 Tagen (VOB/B-2012 bzw. alt 24 Werktagen nach VOB/B-2009) nach Zugang der Mitteilung des Auftraggebers zu erklären. Eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben. Zu empfehlen ist aber die schriftliche Erklärung aus Beweisgründen. Ein erklärter Vorbehalt gegen die Schlusszahlung des Auftraggebers wird hinfällig, wenn nicht innerhalb von weiteren 28 Tagen – beginnend am Tag nach Ablauf der für den Vorbehalt maßgeblichen 28 Tage – eine prüfbare Rechnung über vorbehaltene Forderungen eingereicht oder, wenn das nicht möglich und nicht notwendig ist, eingehend begründet wird. Eine besondere Form wird nicht gefordert, jedoch ist die Schriftform dringend zu empfehlen.
In einem Urteil des Bundesgerichtshofes (BGH) vom 05.02.1998 (Az.: VII ZR279/96) wurde darauf hingewiesen, dass eine solche Begründung nicht notwendig ist, wenn der Auftragnehmer eine prüfbare Schlussrechnung erstellt hatte und sich der Vorbehalt allein auf Forderungen bezieht, die schon in dieser Rechnung enthalten sind.
Eine erneute Begründung ist deshalb entbehrlich, da sich der Vorbehalt lediglich auf die Erfüllung der schon vorgelegten - und damit begründeten - Schlussrechnung bezieht.
Die Prüfung des Bauunternehmens, ob ein Vorbehalt erklärt wird oder nicht, ist meistens von Wichtigkeit. Denn eine vorbehaltlose Annahme einer Schlusszahlung schließt Nachforderungen aus, wenn der Auftragnehmer über die Schlusszahlung schriftlich unterrichtet und auf die Ausschlusswirkung hingewiesen wurde. Auch früher gestellte, aber bisher unerledigte Forderungen verfallen nach § 16 Abs. 3, Nr. 4 in VOB, Teil B wenn sie nicht nochmals vorbehalten werden. Dies gilt für alle Leistungen, die irgendwie mit dem Bauauftrag in Verbindung stehen, z. B. auch Leistungen aus Gleitklauseln, zusätzlichen Materialkosten u. a.