Die Schlusszahlung deckt den verbleibenden Betrag für die erbrachte Leistung ab, soweit nicht bereits Teilzahlungen erfolgt sind.
Was ist für eine Schlusszahlung nach VOB nötig?
Dies gilt auch bei einer Schlusszahlung nach Teilabnahme und vorgelegter Teilschlussrechnung, wenn es sich um abgeschlossene und nutzbare Teilleistungen (ohne Rücksicht auf die Vollendung der übrigen Leistungen) gemäß Vereinbarung handelt. Die Schluss- oder Teilschlussrechnung muss prüfbar sein und alle Ansprüche enthalten.
Dazu zählen alle Forderungen wie:
Eine Schlusszahlung ist nach Prüfung und Feststellung spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen nach Zugang beim Auftraggeber fällig.
Bild: © f:datat GmbH
Wann ist die Schlusszahlung fällig?
Fristen zur Schlusszahlung bei einem VOB-Vertrag werden in § 16 Abs. 3 Nr. 1 in VOB Teil B geregelt. Danach ist die Schlusszahlung alsbald nach Prüfung und Feststellung, spätestens jedoch innerhalb von 30 Kalendertagen nach Zugang der Schlussrechnung beim Auftraggeber fällig. Die Frist von 30 Tagen kann sich um weitere 30 Tage verlängern, wenn sie aufgrund der besonderen Natur oder spezieller Merkmale des Bauauftrags sachlich gerechtfertigt ist und ausdrücklich vereinbart wurde. Ein solcher Umstand könnte vorliegen, wenn z. B. die Prüfung zum Bauauftrag sehr kompliziert und zeitaufwendig sein wird und spezielle Kenntnisse verlangt. Ein unbestrittener Teil ist jedoch als Abschlagszahlung auf die Schlussrechnung sofort zu leisten. Die in § 16 Abs. 3 Nr. 6 VOB Teil B angeführten Ausschlussfristen gelten nicht, wenn eine Berichtigung der Schlussrechnung oder Schlusszahlung verlangt wird, z. B. wegen: Rechenfehlern oder
Übertragungsfehlern.
Eine Schlusszahlung zu den angeführten Terminen ist auch fällig, wenn kein gemeinsames Aufmaß erfolgte. Der BGH hat mit einem Urteil vom 29.04.1999 (Az.: VII ZR 127 / 98) bestätigt, dass die Vereinbarung, ein gemeinsames Aufmaß zu nehmen, keine Vereinbarung über die Fälligkeit des Werklohns ist. Das Aufmaß hat lediglich den Zweck, die Bauleistung auf Grundlage des Aufmessens (als digitales, zeichnerisches oder örtliches Aufmaß) festzustellen. Zahlungen sollten grundsätzlich in bargeldloser Form erledigt werden.
Als fristgemäß gilt, wenn:
Maßnahmen zur Schlusszahlung nach VOB Teil B
Nach Erhalt der Schlussrechnung sind beim Auftraggeber und später auch beim Auftragnehmer folgende Schritte zu veranlassen:
Prüfung der Schlussrechnung
Die vom Auftragnehmer vorgelegte Schlussrechnung bzw. Teilschlussrechnung muss prüfbar sein. Zunächst ist die sachliche, rechnerische und preisrechtliche Richtigkeit festzustellen. Nicht prüfbare Rechnungen sind unter Angabe der Mängel an den Auftragnehmer zurückzusenden. Bei Pauschalabrechnungen muss sorgfältig geprüft werden, ob die mit der Bauausführung geschuldeten Bauleistungen auch vertragsgemäß erbracht wurden. Details dazu lesen Sie unter Rechnungsprüfung zu Bauleistungen und Schlussrechnungsprüfung. Ergeben sich aus der Prüfung der Schlussrechnung durch den Auftraggeber Einwendungen zu ausgewählten Positionen und daraus ableitend eine Nichtzahlung, so ist er aber nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 letzter Satz VOB Teil B verpflichtet, das unbestrittene Guthaben als Abschlagszahlung sofort zu bezahlen. Der Auftraggeber sollte dazu schriftlich – aus Beweisgründen – aufgefordert werden. Das kann weiterhin auch Kürzungen bei der Schlusszahlung betreffen, z. B.:
bei Baumängeln, welche unerheblich sind und die Abnahme nicht infrage stellten, aber noch nicht beseitigt worden sind, oder bei einer berechtigten Vertragsstrafe, die bei der Abnahme vorbehalten wurde und bei der Schlusszahlung abgesetzt werden soll.
Schlusszahlungsprotokoll und -anzeige
Nach der Prüfung der Schlussrechnung erstellt der Auftraggeber in der Praxis oft eine Übersicht der endgültigen Zahlung. Diese Zusammenstellung wird oft auch vertraglich vereinbart und erfolgt in der Regel in Form von:
In dieser Aufstellung ist klar ersichtlich:
welcher Betrag gezahlt werden soll,
wie die Endsumme zustande kommt und
welche abgezogenen bzw. einbehaltenden Beträge bedacht wurden.
Der Auftraggeber übermittelt diese Übersicht an den Auftragnehmer.
Schlusszahlungserklärung
Der Auftraggeber kann den Auftragnehmer über die Schlusszahlung und den zur Zahlung vorgesehenen Betrag informieren. Dies wird meistens mit Hinweisen zur Schlusszahlung sowie im Sinne einer Belehrung verbunden. Einer Schlusszahlung kommt es auch gleich, wenn der Auftraggeber unter Hinweis auf geleistete Zahlungen weitere Zahlungen mit Bezug auf § 16 Abs. 3 Nr. 3 VOB Teil B endgültig und schriftlich ablehnt.
Besondere Beachtung sollten die Leitsätze aus einem Urteil des BGH vom 17. Dezember 1998 finden sowie die Anforderungen bei öffentlichen Bauaufträgen nach den Vergabe- und Vertragshandbüchern, so zu: Hochbaumaßnahmen im VHB-Bund nach Formblatt 452 und zugehöriger Richtlinie für die Mitteilung zur Schlusszahlung an den Auftragnehmer, wobei bei nochmaliger Änderung des Schlusszahlungsbetrags die Nachzahlung zur Schlusszahlung wiederum mit Formblatt 452 mitzuteilen wäre und Baumaßnahmen im Brücken- und Straßenbau nach HVA B-StB – Ausgabe 2023 im Richtlinientext nach Tz. 2.8.4 (Nr. 477) und Vordruck 383 zur Mitteilung.
Ausschlusswirkung zur Schlusszahlung
Wenn also der Auftragnehmer die Schlusszahlung vorbehaltlos annimmt, kann er nachträglich keine weiteren Forderungen (z. B. aus Nachträgen oder Zusatzleistungen) mehr geltend machen. Bei öffentlichen Bauaufträgen werden in Vergabe- und Vertragshandbüchern Texte angeführt, so z. B. zu Hochbaumaßnahmen im VHB-Bund mit dem Formblatt Vordruck 452 und zugehöriger Richtlinie für die Mitteilung des Auftraggebers über die Schlusszahlung an den Auftragnehmer. In einem Urteil des OLG Oldenburg vom 14. Mai 2014 (Az.: 3 U 83 / 13) wird ausgeführt, dass sich die Ausschlusswirkung der Schlusszahlungserklärung auch auf die Nachtrags- und Zusatzaufträge im Rahmen desselben Bauvorhabens erstreckt – selbst, wenn diese von dem Auftragnehmer getrennt abgerechnet wurden. Vorbehalt zur Schlusszahlung
Lehnt der Auftraggeber die volle Bezahlung der Schlussrechnung ab, kann vom Auftragnehmer ein Vorbehalt erklärt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass eine Schlusszahlungserklärung mit Ausschlusswirkung vom Auftraggeber erfolgte. Dann kann der Auftragnehmer einen Vorbehalt nach § 16 Abs. 3 Nr. 5 in VOB Teil B innerhalb von 28 Tagen nach Zugang der Mitteilung des Auftraggebers erklären. Er würde dann hinfällig werden, wenn nicht innerhalb von weiteren 28 Tagen vom Auftraggeber eine prüfbare Rechnung zu den vorbehaltenen Forderungen eingereicht wird. Erläuterungen und Musterbriefe dazu finden Sie hier: Vorbehalt zur Schlusszahlung. „Da zum Vorbehalt keine besondere Form vorgeschrieben ist, sollte er aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich vom Auftragnehmer vorgenommen werden.“ In einem solchen Fall wird der Auftraggeber Ansprüche verweigern. Dies ist aber nur dann der Fall, wenn der Auftragnehmer auch schriftlich über die Schlusszahlung informiert und über die Ausschlusswirkung zur Schlusszahlung hingewiesen bzw. belehrt wurde. Wann liegt Verzug zur Schlusszahlung vor?
Leistet der Auftraggeber keine Schlusszahlung bis zur Fälligkeit und erfolgten von ihm auch keine Einwendungen gegen die Schlussrechnung, so liegt ein unbestrittenes Guthaben des Auftragnehmers vor. Ein Verzug liegt dann schon ohne Zahlung nach Ende der Fälligkeit vor. Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, eine Mahnung auszusprechen oder Nachfrist vorzugeben, um den Auftraggeber in Verzug zu setzen. Bei Verzug können vom Auftragnehmer Verzugszinsen nach § 247 BGB gefordert werden. „Es wird jedoch empfohlen, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber aus Beweisgründen ebenfalls schriftlich mitteilt, dass bereits bei Nichtzahlung eines unbestrittenen Guthabens zur Fälligkeit einer Schlussrechnung Verzug eintritt. Der Auftraggeber sollte bereits im Anschreiben zur Schlussrechnung besonders auf die Folgen des Verzugs hingewiesen werden.“ Voraussetzung zur Schlusszahlung ist dabei jedoch, dass der Auftragnehmer seine vertraglichen und rechtlichen Verpflichtungen bei der Rechnungslegung erfüllt hat. Das gilt jedoch nicht, wenn der Auftraggeber nicht für den Zahlungsverzug verantwortlich ist. Sollte keine Schlusszahlung vom Auftraggeber erfolgen, dann gilt für Forderungsansprüche ebenfalls die regelmäßige Verjährungsfrist (3 Jahre) des § 195 BGB. Auch für öffentliche Auftraggeber ist grundsätzlich keine längere Zeit einzuräumen. Was ist bei Überzahlung zu beachten?
Nach der Schlusszahlung könnte sich aus Nachprüfungen herausstellen, dass der Auftragnehmer bereits zu viel erhalten hat und damit überzahlt wurde. Der Auftragnehmer hat dann den überzahlten Betrag auf Verlangen des Auftraggebers aufgrund einer von der VOB nicht ausgeschlossenen ungerechtfertigten Bereicherung nach §§ 812 BGB zurückzuzahlen. Der Auftragnehmer kann sich nicht auf Wegfall der Bereicherung (§ 818 Abs. 3 BGB) berufen. Die Darlegungs- und Beweislast trägt der Auftraggeber. Es ist dann Sache des Auftragnehmers, dieser Darlegung zu widersprechen und nachzuweisen, dass er berechtigt ist, die erhaltene Schlusszahlung endgültig zu behalten.
Leistet der Auftragnehmer die Rückforderung nicht innerhalb einer vorgegebenen Frist (z. B. 14 Tage), befindet er sich ab diesem Zeitpunkt mit seiner Zahlungsverpflichtung ebenfalls in Verzug. Zu zahlen wären dann daraus auch Verzugszinsen als „gezogene Nutzungen“ aus der unterlassenen Rückzahlung.