Die Rechnungsprüfung bei Bauleistungen sichert die Einhaltung von Vorgaben und schützt u. a. vor Überzahlungen. Dafür müssen Rechnungen korrekt, prüfbar und vollständig sein.
Grundsätze der Rechnungsprüfung
Eingehende Rechnungen sind beim Empfänger zu prüfen auf:
Bei der Rechnungsprüfung sind alle Bestandteile des Bauvertrags und die Ergebnisse der Vertragsabwicklung zu berücksichtigen.
Infrage kommen Rechnungen für:
Leistungen wie Bauleistungen und von Dritten als Nachunternehmerleistungen, Transportleistungen, Stundenlohnarbeiten, Reparaturleistungen, sonstige Leistungen von und für Dritte, Mieten und Pachten, Kopierleistungen, Planungsleistungen nach HOAI, Beratungsleistungen oder Dienstleistungen sowie
Prozess der Rechnungsbearbeitung
Nach dem Posteingang werden die Rechnungen in der Finanzbuchhaltung digital erfasst, vorher oft mit einem Stempel oder einem Aufkleber versehen oder mit einem Kontierungsbeleg vermerkt. Anschließend kann der Durchlauf zu den prüfenden Stellen bzw. Verantwortlichen bis hin zur Zahlungsanweisung erfolgen.
Die Rechnungsprüfung beginnt mit dem Eingangsstempel.
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Rechnungen für Bauleistungen können bei unterschiedlichen Empfängern eingehen und danach differenziert nach den jeweiligen Schwerpunkten geprüft werden.
Empfänger können sein:
Bauunternehmen als GU / HU als Auftraggeber gegenüber Nachunternehmern oder anderen Betrieben.
Prüfkriterien für Rechnungen über Bauleistungen
Zu Rechnungen über Bauleistungen sollten mindestens folgende Anforderungen, Aussagen und Aspekte geprüft werden:
Ausweis nur jener Bauleistungen, die Gegenstand im Bauvertrag sind,
Anforderungen zu Rechnungsangaben, die sich aus den §§ 14 und 14a nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) ableiten, wie Namen und Anschriften des Auftraggebers und Auftragnehmers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummerierung, Zeitraum der Leistungserbringung, Umsatzsteuer (soweit nicht Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers zutreffend ist) u. a., richtige Berechnung des Gesamtbetrages nach den vereinbarten Preisen und der Rechnungssumme,
vereinbarte Anzahl der Mehrausfertigungen und Nachweise,
erforderliche Nachweise wie Aufmaße, Abrechnungsskizzen zum Aufmaß, Stundenlohnzettel bei Stundenlohnarbeiten, Massennachweise, Gewichtsnachweise u. a. beigebracht, bei Pauschalabrechnungen Vergleich der berechneten Leistungen mit dem Zahlungsplan,
vom Auftraggeber erfolgte Beistellungen berücksichtigt bzw. abgesetzt, Vergleich der Soll- und Ist-Mengen der berechneten Bauleistungen, ggf. erforderliche Aufklärung von auffälligen Abweichungen bzw. Mengenverschiebungen,
ggf. Abzüge bei vorliegenden Ausführungsmängeln, beispielsweise in Höhe des Druckzuschlags als Vergütungsminderung, ggf. Gegenforderungen an den Bauausführenden berücksichtigen, z. B. aus anderen Geschäftsbeziehungen oder aus Schadenersatzforderungen.
Rechnungsberichtigung bei formellen Mängeln
Aus der Rechnungsprüfung kann sich ableiten, dass zu einer ausgestellten Rechnung ein objektiver Nachweis für eine erforderliche Rechnungsberichtigung zu Bauleistungen vorliegt, beispielsweise bei nicht erfüllten formellen Voraussetzungen an eine Rechnung. Ausnahmsweise kann auch eine Rechnungsberichtigung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurückwirken, näher erläutert unter „Rückwirkende Rechnungskorrektur“. 
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Anforderungen bei öffentlichen Bauaufträgen
zu Hochbaumaßnahmen im Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Ausgabe 2017 – Stand 2019) im Rahmen der BVB in der Richtlinie 214 sowie zur Rechnungsprüfung in der Richtlinie 400 unter Tz. 12 – Abrechnung – und bei Baumaßnahmen im Straßen- und Brückenbau spezifische Anforderungen zum Behandeln von Rechnungen im „Handbuch für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau“ (HVA B-StB – Ausgabe März 2023) im Richtlinientext unter Tz. 2.3 – Abrechnung – und 2.8 – Rechnungen und Zahlungen – Nr. 10.
Umgang mit nicht prüfbaren Rechnungen
Nicht prüfbare Rechnungen oder Rechnungsbestandteile sind von öffentlichen Auftraggebern unverzüglich unter Angabe der Mängel an den Auftragnehmer zurückzusenden.
Erfolgten Pauschalabrechnungen, bliebe zu prüfen und zu bestätigen, dass die Bauleistungen auch vertragsgemäß erbracht wurden.
Bei Schlussrechnungen ist auch zu beachten, ob die mit der ausgeführten Bauleistung verbundenen zu schuldenden Leistungen wie für die Dokumentation auch erbracht worden sind.