Arbeitskalkulation

Die Arbeitskalkulation erfolgt nach Auftragserteilung unter Berücksichtigung der konkreten Bedingungen im Ergebnis der Arbeitsvorbereitung für die Bauausführung.

Dabei kann sich herausstellen, dass andere als in der Angebotskalkulation angenommene Planungen zweckmäßiger und ggf. noch wirtschaftlicher sind. Ferner werden auf Grund von Vergaben die Stoffpreise und Nachunternehmerpreise endgültig festgelegt. Die diesbezüglichen Kostenwirkungen sind in der Arbeitskalkulation zu berücksichtigen.

Das Verfahren der Arbeitskalkulation unterscheidet sich aber nicht grundsätzlich von dem der Angebotskalkulation. Letztere liefert für die Arbeitskalkulation die Ausgangsgrößen, z.B. die Soll-Stunden für die geplanten Leistungsmengen und somit die Grundlage beispielsweise für den Soll-Ist-Stundenvergleich und das Baustellen-Controlling.

Die konkrete inhaltliche Ausformung der Arbeitskalkulation ist von der Zielorientierung abhängig. Das Ziel sollte nicht nur formal in der Bereitstellung von Soll-Daten für eine spätere Nachkalkulation, sondern vielmehr auch darin bestehen,

• frühzeitig zu Erkenntnissen über das voraussichtliche Baustellenergebnis zu kommen und
• gleichzeitig die Finanzplanung zu qualifizieren.

Folglich ist ein früher Zeitpunkt der Bearbeitung unerlässlich, um entsprechende Maßnahmen noch wirksam einleiten zu können. Soll die Arbeitskalkulation in diesem Sinne Einfluss nehmen, muss sie möglichst genau den voraussichtlichen Bedingungen der Bauausführung entsprechen. Es sollte auf keinen Fall der Zweck der Arbeitskalkulation sein, die Ansätze der Angebotskalkulation zu bestätigen. Eine diesbezügliche Manipulation ist unsinnig und könnte fatale Folgen haben.

Für die Angebotskalkulation werden meistens nur vorläufige Planungen angestellt, so z. B. zum Bauablauf, der Baustelleneinrichtung, dem Baugeräteeinsatz usw. Nach dem Vertragsabschluss hat nun die Vorbereitung für die Durchführung des Bauvorhabens zu erfolgen.

Gerade in der Arbeitsvorbereitung kommt dem Controlling besondere Bedeutung im Sinne des ständigen Rechnens und Findens von noch kostengünstigeren Lösungen für die Bauausführung zu. Decken sich die Kalkulationsansätze der Angebotskalkulation weitestgehend mit dem kostenbestimmenden geplanten Bauablauf, so genügt oft nur eine Anpassung oder Umarbeitung der vorhandenen Vertragskalkulation zur Arbeitskalkulation.

Will man der Arbeitskalkulation darüber hinaus den entsprechenden Sinn geben, so ist es relevant, dass z. B.

• die Baustoffpreise nochmals zu prüfen und die Mengen endgültig zu bestellen sind,
• die zum Einsatz kommenden Baugeräte, Schal- und Rüstmaterialien festgelegt und ggf. angemietet werden,
• die Nachunternehmerleistungen zu vergeben und dafür die Preise abschließend zu verhandeln und festzulegen sind.

Die sich daraus ergebenden Kostenauswirkungen sollten in der Arbeitskalkulation berücksichtigt werden. Damit später eine Analyse nach einflussnehmenden Faktoren möglich ist, sollten von vornherein auch die Berechnungsformalitäten mit den Abrechnungsmethoden methodisch übereinstimmen.

Für das Baustellen-Controlling stellt die Arbeitskalkulation den Ausgangspunkt dar. Ihr kommen im Einzelnen folgende Aufgaben zu:

• Vorgaben für die Soll-Ist-Vergleichsrechnung sowie für die Kosten- und Leistungskontrolle liefern,
• für die Leistungsermittlung und Rechnungslegungen als Grundlage dienen,
• Vorgaben für die Bauleitung zur wirtschaftlichen Bauausführung, für Wirtschaftlichkeitsvergleiche, für den Leistungslohn u.a. liefern.

Deshalb ist es günstig, die Arbeitskalkulation von vornherein so anzulegen, dass sie

• einerseits das Ergebnis einer Überarbeitung der Angebotskalkulation nach der Erteilung des Auftrags mit den dann bekannten (und spezifizierten) Objektbedingungen darstellt und
• andererseits mit höherem Differenziertheitsgrad (z. B. durch Entflechtung von Leistungspositionen, speziell bei Komplexpositionen, Bewertung einzelner Materialarten, Großgeräte usw.) angelegt wird.

Außerdem bedarf es einer Abstimmung inhaltlicher Art sowohl mit der Nachkalkulation als auch mit dem Rechnungswesen des Unternehmens, um von vornherein auszuschließen, dass ein Vergleich zu möglichen Ist-Werten praktisch unmöglich ist.

Methodisch werden Arbeitskalkulationen - wenn überhaupt - unternehmensintern sehr unterschiedlich gestaltet. Grundlage bildet gleichfalls das Vertragsleistungsverzeichnis mit den darin enthaltenen Positionsgliederungen. Diese Aufteilung bedarf jedoch einer weiteren Unterteilung in Sonderpositionen und zusätzlich einer Aggregation nach den Anforderungen der Leistungsausführung und der Zuordnung auf Zeitabschnitte (z. B. Monate in Anlehnung an die Kosten- und Leistungsrechnung).

Dieser Schritt geht einher beispielsweise mit folgenden Teil- und Vorbereitungsarbeiten:

• Entflechtung komlexer Leistungspositionen (z. B. "Beton einschl. Schalung" im m³ Beton und m² Schalung),
• Bereinigung aller Positionen, bei denen zwischenzeitlich Änderungen, Wegfall oder Ergänzungen zutreffen,
• Einarbeitung zusätzlich erwirkter Preisnachlässe bei Lieferanten usw.

Mit all diesen Änderungen werden (ausgewählte) Einzelkosten der Teilleistungen kalkuliert.
Dies geschieht methodisch analog der Angebotskalkulation, aber unbedingt in Abstimmung mit der Kostenrechnung sowie der Nachkalkulation. Die Gemeinkosten sind - sofern möglich - entweder nachträglich zu kalkulieren und für den internen Kostenvergleich als Einzelkosten abzurechnen und zu analysieren oder ihre Beurteilung ist nicht bzw. nur im Maßstab des Unternehmens möglich, so dass auf eine echte Kalkulation verzichtet werden kann.

In der Arbeitskalkulation sollten nämlich im Gegensatz zur Einheitspreisbildung in der Angebotskalkulation keine Kostenanteile über Zuschläge verrechnet werden. In den Leistungspositionen werden nur die direkt zuzuordnenden Einzelkosten aufgeführt.

Nach Vorlage dieser Arbeitskalkulation sind in einem nächsten Schritt Vergleiche zum Angebot zu führen, um sicher zu sein, dass die Gewinnerwartungen zutreffen. Daraus und aus anderen Erwägungen (z. B. kostenpsychologische Aspekte) sind ggf. Anpassungen nötig. Neben den bereits beschriebenen Anpassungen vor der Bauausführung können diese auch während der Bauzeit sinnvoll sein.

Dies ist insbesondere der Fall bei

• genauer Erfassung der Baustelleneinrichtung,
• veränderten Zeitansätzen,
• veränderten Mittellöhnen durch geänderte Kolonnenzusammensetzung, Lohnerhöhungen,
• veränderten Materialpreisen frei Baustelle,
• Umwandlung von Eigen- in Nachunternehmerleistungen und umgekehrt,
• Nachträgen über zusätzliche Leistungen,
• Stornierung von Leistungen usw.