Nutzung betrieblicher PKW auch privat
Bild: © f:data GmbH
Vom Bauunternehmen kann dem Bauunternehmer selbst oder einem Arbeitnehmer (z. B. einem leitenden Angestellten, Bauleiter, Poliere oder gewerblichen Arbeitnehmer (bei speziellen Tätigkeiten)) ein PKW als betriebliches Kraftfahrzeug sowohl für dienstliche Nutzung als auch für den privaten Gebrauch überlassen werden, so der Art nach für: - den rein privaten Gebrauch,
- Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte bzw. erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt,
- beruflich veranlasste Fahrten und
- Familienheimfahrten.
Geldwerter Vorteil ist zu versteuern
Bei privater Nutzung eines betrieblichen PKW ist der Nutzungswert als geldwerter Vorteil durch den Nutzer über die Lohnsteuer zu versteuern sowie bei der Sozialversicherung zu berücksichtigen. Gleiches gilt, wenn ein Selbstständiger seinen PKW über 50 % betrieblich nutzt, sind die privat gefahrenen km zu versteuern. Grundlagen hierzu liefern die Regelungen im:
Einkommensteuergesetz (EStG) in § 6 Abs. 1 Nr. 4 sowie in § 8 Abs. 2 sowie in § 40 Abs. 2,
BMF-Schreiben vom 3. März 2022 zur „Lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer (veröffentlicht im Bundessteuerblatt I)“, das in allen offenen Fällen anzuwenden ist und das Schreiben vom 4. April 2018 ersetzt.
Der geldwerte Vorteil wird fiktiv dem Bruttomonatsgehalt bzw. -lohn hinzugerechnet und die Summe nach Tabelle versteuert. Sollte die private Nutzung durch den Arbeitnehmer für einen kompletten Monat ausgeschlossen sein (z. B. längere Abwesenheit infolge von Urlaub, Krankheit u. a.), so muss für diesen Monat nicht die 1 %-Regelung angewandt und danach versteuert werden.
Methoden zur Ermittlung des geldwerten Vorteils
Für die Ermittlung des Nutzungswerts als geldwerter Vorteil und zur Besteuerung der privaten Nutzung können 2 Methoden herangezogen werden:
- einerseits die 1 %-Regelung, wenn der PKW mehr als 50 % betrieblich genutzt wird und
- zum anderen die Führung eines Fahrtenbuches, das für das gesamte Jahr zu den tatsächlichen Kosten ordnungsgemäß zu führen und vorzulegen ist.
Der Nutzer kann sich für eine Methode entscheiden. In der Regel ist die 1 %-Regelung steuerlich günstiger als die Nachweisführung mit Fahrtenbuch. Bei nur geringer privater Nutzung durch den Arbeitnehmer und bei einem sehr hohen Brutto-Listenpreis für den PKW kann ggf. auch die Fahrtenbuchmethode günstiger sein.
Geldwerter Vorteil als Nutzungswert nach 1 %-Regelung
Wird die 1 %-Regelung angewandt, bestimmt sich der geldwerte Vorteil in Höhe von 1 % des auf volle 100 € gerundeten inländischen Brutto-Listenpreises des Kraftfahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen und einschließlich Umsatzsteuer. Bei Gebrauchtwagen ist ebenfalls der zum Zeitpunkt der Erstzulassung maßgebende Brutto-Listenpreis heranzuziehen. Bei einem Importfahrzeug ist ggf. der inländische Brutto-Listenpreis verschiedener freier Importeure zu schätzen, wenn keine Vergleichbarkeit mit einem bau- und typengleichen inländischen PKW besteht. Ein reimportierter PKW ist zum inländischen Listenpreis im Zeitpunkt der Zulassung des PKW zu bewerten. Heranzuziehen ist stets der Listenpreis auch dann, wenn beim Kauf des PKW ein Rabatt gewährt oder eine Vorsteuer geltend gemacht wurde. Im Listenpreis einzubeziehende Sonderausstattungen
Zu den Sonderausstattungen zählen beispielsweise auch solche Güter wie:
- vom PKW-Hersteller eingebaute Navigationsgeräte,
- eingebaute Klimaanlagen, Diebstahlsicherungen und Alarmanlagen.
Nicht hinzuzurechnen ist jedoch der Wert eines weiteren Satzes Reifen (z. B. Satz Winterreifen einschließlich Felgen), eine Freisprechanlage zum Handy oder ein Autotelefon und nachträglich eingebaute Geräte oder Zubehörteile.
Weitere Besonderheiten zum Listenpreis
Bei der Ermittlung des Listenpreises bliebe noch zu beachten:
Nutzen mehrere Arbeitnehmer ein Fahrzeug im Pool, so ist der Nutzungswert mit 1 % der Listenpreise aller Fahrzeuge zu ermitteln und die Summe entsprechend der Zahl der Nutzer aufzuteilen.
Bei einem Fahrzeugwechsel im Laufe eines Kalendermonats ist der Listenpreis des überwiegend zur Verfügung gestellten Fahrzeugs heranzuziehen.
Ein monatlicher Nutzungswert ist nicht voll anzusetzen, wenn dem Arbeitnehmer kein betriebliches Fahrzeug zur Verfügung steht oder das Fahrzeug nur aus besonderem Anlass oder nur gelegentlich bzw. nicht mehr als 5 Kalendertage im Kalendermonat überlassen wird.
Wird ein Fahrzeug mehreren Nutzern überlassen, so ist der Nutzungswert von 1 % entsprechend der Zahl der Nutzer aufzuteilen.
Stehen einem Nutzen mehrere Fahrzeuge zur Verfügung, so ist für jedes Fahrzeug der monatlich 1 % des Listenpreises für Privatfahrten anzusetzen.
Gegenüber privater Nutzung von betrieblichen PKW mit Verbrennungsmotoren mit Anwendung der 1 %-Regelung vom Listenpreis wird dieser vermindert angesetzt und der geldwerte Vorteil niedriger steuerlich belastet, wenn es sich um PKW mit Elektromotoren (Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge) handelt. Inwieweit sie zu unterscheiden sind, wird auch auf Aussagen unter Private Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge verwiesen. Eine spezielle Erläuterung zur Ermittlung des Nutzungswertes und der steuerlichen Behandlung als geldwerter Vorteil erfolgt unter Geldwerter Vorteil bei PKW mit Elektromotoren. Zusätzlicher Vorteil bei Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte
Zusätzlich ist bei der 1 %-Regelung noch ein Betrag für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs- bzw. erster Tätigkeitsstätte anzusetzen, und zwar bei Anwendung von: monatlich 0,03 % vom Brutto-Listenpreis je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, und zwar selbstständig bzw. unabhängig von dem 1 %-Nutzungswert anzusetzen. Durch den Arbeitgeber werden davon je Entfernungskilometer 0,30 € pauschal versteuert bzw. übernommen, wenn der PKW auch für diese Fahrten genutzt werden kann. In der Berechnung werden meistens monatlich 15 Tage als Durchschnitt angesetzt.
auf das Kalenderjahr bezogene Einzelbewertung tatsächlicher Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer für höchstens 180 Tage.
Die 0,03 %-Regelung ist auch dann für volle Kalendermonate anzuwenden,
wenn dem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrzeug dauerhaft zur Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen wird und
ebenfalls auch dann, wenn nicht arbeitstäglich Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte anfallen, z. B. arbeitsvertraglicher Vereinbarungen, Dienstreisen, Homeoffice, Kurzarbeit u. a.
Abgeltung von Fahrtkosten zwischen Wohnung und Baustelle
In Baubetrieben des betrieblichen Geltungsbereichs des BRTV-Baugewerbe – vornehmlich im Bauhauptgewerbe – haben gewerbliche Arbeitnehmer (nach § 7 Nr. 31 im BRTV-Baugewerbe) sowie Angestellte bei Baustelleneinsatz Anspruch auf Abgeltung der Fahrtkosten bei täglicher Heimfahrt, wenn sie ein selbst gestelltes Fahrzeug für die Fahrt nutzen. Das gilt bei einer mindestens 10 km von der Wohnung entfernten Arbeitsstelle bzw. Baustelle außerhalb des Betriebes. Näherer Erläuterungen zu km- und Tagessätzen im Jahr 2022 und neu geltend ab 2023 erfolgen unter Fahrtkostenabgeltung im Baugewerbe sowie auch speziell zur Wegekostenerstattung in Berlin. Beispiel zum geldwerten Vorteil nach 1 %-Regelung
Bei privater Nutzung von betrieblichen PKW mit Verbrennungsmotoren lässt sich die Berechnung des Nutzungswerts als geldwerten Vorteil wie folgt darstellen:
Grundlage: Ein Angestellter nutzt einen Betriebs-PKW mit folgenden Anschaffungskosten:
| Kaufpreis Netto | | 18.000 € |
| Sonderausstattung | + | 2.000 € |
| | 20.000 € |
| Mehrwertsteuer 19 % | + | 3.800 € |
| Listenpreis (gesamt) | | 23.800 € |
Dem Arbeitnehmer wird der Pkw auch zur privaten Nutzung überlassen, ohne pauschale Zuzahlungen.
Die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Betriebsstätte beträgt 10 km.
| A. Ermittlung des Monatsbetrages zum geldwerten Vorteil: | |
| 1 % des Listenpreises des PKW (Listenpreis = 23.800 €) | 238,00 € |
| 10 km Entfernung zwischen Wohnung und Arbeits- bzw. Betriebsstätte = 0,03 % vom Listenpreis x 10 km | 71,40 € |
| abzüglich Pauschalzuzahlungen des Arbeitnehmers | -,-- € |
|
| B. Monatlicher geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers als Nutzer: | 309,40 € |
|
C. Monatlicher Betrag für die Pauschalversteuerung
Der Arbeitgeber könnte den geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 15 % pauschal versteuern und dabei unterstellen, dass das Fahrzeug monatlich an 15 Kalendertagen genutzt wird. | |
|
D. Berücksichtigung der vom Arbeitgeber zu zahlenden Umsatzsteuer aus dem gesamten geldwerten Vorteil:
309,40 € x Faktor 0,1597 | 49,41 € |
|
Der geldwerte Vorteil (gemäß B) des Arbeitnehmers ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Er wird fiktiv dem Bruttomonatsgehalt bzw. -lohn hinzugerechnet und die Summe nach Tabelle versteuert. Sollte die private Nutzung durch den Arbeitnehmer für einen kompletten Monat ausgeschlossen sein (z. B. längere Abwesenheit infolge von Urlaub, Krankheit u. a.), so muss für diesen Monat nicht die 1 %-Regelung angewandt und danach versteuert werden.
Da der geldwerte Vorteil zugleich auch einen Eigenverbrauch von Leistungen für das Bauunternehmen darstellt, leitet sich daraus eine Umsatzsteuerpflicht für Verwendungseigenverbrauch ab. Das gilt analog auch für den Unternehmer eines Einzelunternehmens, wenn er den Betriebs-PKW privat nutzt und kein Einzelnachweis geführt wird.
Zuzahlungen des Arbeitnehmers
Zuzahlungen des Arbeitnehmers als Nutzers können beispielsweise erfolgen für eine außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs, weiterhin ggf. zu den Anschaffungskosten oder Leasingsonderkosten des Fahrzeugs mit Aussagen unter Tz. 9 im BMF-Schreiben vom 3. März 2022. Zu beachten bliebe, ob für Zuzahlungen arbeitsvertragliche Vereinbarungen bestehen.
Führung und Abrechnung des Fahrtenbuchs
Zur Fahrtenbuchmethode – auch als individuelle Nutzungswertmethode bezeichnet – erfolgen spezielle Aussagen unter Tz. 3.2 im o. a. BMF-Schreiben vom 3. März 2022.
In der Regel lassen sich Aussagen als Beschränkung entweder nur auf Privatfahrten oder Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte nicht darstellen.
Ein Fahrtenbuch kann auch elektronisch geführt werden. Dabei sind jedoch vollinhaltlich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen sowie zum Datenzugriff (GoBD) laut BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu gewährleisten.
Zur Ermittlung eines vorläufigen Nutzungswerts kann ohne Bedenken 0,001 % des inländischen Listenpreises des betrieblichen Fahrzeugs je Fahrtkilometer angesetzt werden. Nach Ablauf des Kalenderjahres ist dann der tatsächlich zu versteuernde Nutzungswert zu ermitteln und ggf. die Lohnsteuerdifferenz auszugleichen.
Zu beachten bleibt, dass ein unterjähriger Wechsel zwischen Fahrtenbuchmethode und 1%-Reglung nicht zulässig ist. Eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerbezugs ist jedoch vor Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung grundsätzlich möglich.