Art und Weise der privaten Nutzung
Der Bauunternehmer kann sich selbst oder einzelnen Arbeitnehmern (z. B. leitenden Angestellten wie Geschäftsführern, Bauleitern und Polieren sowie auch gewerblichen Arbeitnehmern bei spezieller Tätigkeit)) ein betriebliches Kraftfahrzeug neben dienstlicher Nutzung auch im Rahmen des Arbeitsverhältnisses überlassen für Grundlagen zur privaten Nutzung
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Regelungen zur privaten Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge werden getroffen im:
Einkommensteuergesetz (EStG) in § 6 Abs. 1 Nr. 4, im § 8 Abs. 2 Nr. 2 bis 5 sowie im § 40 Abs. 2,
BMF-Schreiben vom 5. November 2021 zur „Nutzung von Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen“, womit das vorherige Schreiben vom 24. Januar 2018 fortgeschrieben wurden,
BMF-Schreiben vom 3. März 2022 zur „Lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer (veröffentlicht im Bundessteuerblatt I)“, das in allen offenen Fällen anzuwenden ist und das Schreiben vom 4. April 2018 ersetzt.
Kraftfahrzeuge für private Nutzung
Als betriebliche Kraftfahrzeuge können im Bauunternehmen für die private Nutzung infrage kommen:
Kraftfahrzeuge bzw. PKW mit
Kombinationskraftwagen, z. B. Geländewagen,
Elektrokleinstfahrzeuge (nach § 1 Abs. 1 in der Elektrokleinstfahrzeuge-Verordnung vom 6. Juni 2019), z. B. E-Scooter, Elektro-Tretroller,
Elektrofahrräder, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind und deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützt.
Nutzungswert bei privater Nutzung
Erfolgt die Überlassung von betrieblichen Kraftfahrzeugen für die private Nutzung, dann ist der private Nutzungswert als geldwerter Vorteil (Sachbezug) über die Lohnsteuer des Nutzers zu versteuern sowie bei der Sozialversicherung zu berücksichtigen. Die private Nutzung ist durch den Arbeitgeber als Arbeitslohn zu erfassen. Dies kann für die allgemeine private Nutzung erfolgen:
indem entweder monatlich 1 % des inländischen Brutto-Listenpreises (zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen und einschließlich Umsatzsteuer) des Kraftfahrzeugs als Nutzungsvorteil herangezogen wird, differenziert jedoch nach Art des Kfz-Motors (Verbrennungs- oder Elektromotor) und dem Anschaffungsjahr des Kfz
oder mit ordnungsgemäßer Führung eines Fahrtenbuches durch den Nutzer zum Nachweis der tatsächlichen Kosten, die sich für die Nutzung ableiten.
Der Nutzer kann über die heranzuziehende und für ihn ggf. günstigere Methode entscheiden. Die 1 %-Regelung für die private Nutzung ist in Bauunternehmen die meistens angewandte Methode. Nähere Erläuterungen hierzu erfolgen mit Beispielen unter Geldwerter Vorteil aus PKW-Nutzung. Nutzungsanteile: betrieblich und privat
In Bauunternehmen werden die betrieblichen PKW meistens sowohl betrieblich als auch privat genutzt. Die Anschaffungskosten sowie die mit der Nutzung der betrieblichen PKW verbundenen Aufwendungen gelten als Betriebsausgaben. Demgegenüber muss aber die private Nutzung anteilig kostenmindernd erfasst und versteuert werden. Für den ermittelten Privatanteil ist bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen auch noch Umsatzsteuer zu entrichten. Liegt der betriebliche Nutzungsanteil für den PKW unter 10 %, dann gehört der PKW zum Privatvermögen des Unternehmers. Bei einem Anteil von 10 bis 50 % darf der Unternehmer entscheiden, ob der betreffende PKW dem Betriebs- oder Privatvermögen zuzuordnen ist. Liegt der betrieblich genutzte Anteil über 50 %, dann handelt es sich um Betriebsvermögen und die Kosten sind als Betriebsausgaben abziehbar. Dann ist die private Nutzung des Arbeitnehmers monatlich über die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Anwendung der 1 %-Regelung für die private Nutzung setzt stets voraus, dass der PKW zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.
Nutzungswerte nach Art des PKW-Motors
Zu unterscheiden ist beim privat genutzten PKW für die Ermittlung des Nutzungswerts für die Ableitung des geldwerten Vorteils nach:
Bei privater Nutzung von betrieblichen PKW mit Verbrennungsmotoren gilt bei Anwendung der 1 %-Regelung der jeweils betreffende ermittelte Listenpreis von 1%.
Demgegenüber wird die private Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen steuerlich entlastet, wenn es sich um Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge handelt. Zur privaten Nutzung sind die Regelungen im BMF-Schreiben vom 5. November 2021 zur „Nutzung von Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen“ mit detaillierten Aussagen und Beispielen, mit denen vorherige Schreiben wie vom 24. Januar 2018 fortgeschrieben wurden, zu beachten.
Spezielle Regelungen gelten für Elektro- und Hybridfahrzeuge
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Darin wird klargestellt, dass Elektrofahrzeuge ausschließlich solche sind, die durch einen Elektromotor angetrieben werden, der ganz oder überwiegend aus mechanischen oder elektrochemischen Energiespeichern oder aus emissionsfrei betriebenen Energiewandlern gespeist wird. Hinsichtlich der Ermittlung und des Ansatzes zum Nutzungswert als geldwerten Vorteil wird auf die näheren Erläuterungen unter Geldwerter Vorteil von PKW mit Elektromotoren verwiesen. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Im Rahmen der 1 %-Regelung ist noch ein Betrag für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs- bzw. Arbeitsstätte anzusetzen, und zwar nach § 8 Abs. 2 im EStG von monatlich 0,03 % vom Bruttolistenpreis je Entfernungskilometer. Durch den Arbeitgeber werden davon je Entfernungskilometer 0,30 € pauschal versteuert bzw. übernommen, wenn der PKW auch für diese Fahrten genutzt werden kann. In der Berechnung werden meistens monatlich 15 Tage als Durchschnitt angesetzt. Herangezogen werden kann auch eine auf das Kalenderjahr bezogene Einzelbewertung tatsächlicher Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer für höchstens 180 Tage.
Abgeltung von Fahrtkosten zwischen Wohnung und Baustelle
In Baubetrieben des betrieblichen Geltungsbereichs des BRTV-Baugewerbe - vornehmlich im Bauhauptgewerbe- haben gewerbliche Arbeitnehmer (nach § 7 Nr. 31 im BRTV-Baugewerbe) sowie Angestellte bei Baustelleneinsatz bei täglicher Heimfahrt Anspruch auf Abgeltung der Fahrtkosten, wenn sie ein selbst gestelltes Fahrzeug für die Fahrt nutzen. Das gilt bei einer mindestens 10 km von der Wohnung entfernten Arbeitsstelle bzw. Baustelle außerhalb des Betriebes. Näherer Erläuterungen zu km- und Tagessätzen im Jahr 2022 und neu geltend ab 2023 erfolgen hierzu unter Fahrtkostenabgeltung im Baugewerbe sowie zur Wegekostenerstattung in Berlin. Private PKW-Nutzung beim Minijob
Bauhandwerksbetriebe und Bauselbstständige schließen oft Beschäftigungsverhältnisse, beispielsweise als Mini-Jobs mit nahen Verwandten (Ehegatte u. a.) ab. Dabei wäre zu beachten, dass ein solches Arbeitsverhältnis "fremdüblich" ist, d. h. bei der Durchführung dem entsprechen soll, was auch mit einem fremden Dritten vereinbart würde. Vom Bundesfinanzhof (BFH) wurde beispielsweise eine uneingeschränkt überlassene Privatnutzung eines Betriebs-PKW (ohne Kostenbeteiligung) durch den Ehegatten als Mini-Jobber nicht als fremdübliches Beschäftigungsverhältnis und die anfallenden Kosten einschließlich Arbeitsentgelt nicht im angemessenen Verhältnis zum Wert der Arbeitsleistung stehend angesehen. Der Arbeitgeber-Ehegatte sollte in diesem Fall eine Beschränkung der Privatnutzung durch den Mini-Jobber vorsehen oder den Arbeitnehmer-Ehegatten verpflichten, eine Zuzahlung für Privatfahrten zu leisten.
Unbefugte private Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs
Wird ein betriebliches Fahrzeug unbefugt privat genutzt, hat das nach Tz. 2.7 (Rand-Nr. 21) im o. a. BMF-Schreiben vom 3. März 2022 keinen Lohncharakter. "Ein Zufluss von Arbeitslohn liegt in diesen Fällen erst in dem Zeitpunkt vor, in dem der Arbeitgeber zu erkennen gibt, dass er die ihm zustehende Schadenersatzforderung gegenüber dem Arbeitnehmer nicht geltend machen wird."
Wird einem Arbeitnehmer das Fahrzeug für private Nutzung mit Einschränkungen (z. B. durch arbeitsvertragliche Regelungen) zur Verfügung überlassen, ist ggf. von dem Ansatz eines pauschalen Nutzungswerts abzusehen.