Welche Organe gehören zur Geschäftsführung?
Die vertragliche Übernahme und Ausführung eines Bauvorhabens durch eine Arbeitsgemeinschaft (Bau-ARGE) erfordert eine rationelle Geschäftsführung mit unternehmerischer Strukturierung nach den Erfordernissen der Baupraxis mit folgenden Organen: 
Schaubild zu den Organen der Geschäftsführung.
Werden ARGE-Musterverträge als Grundlage für ARGE-Verträge herangezogen, sei auf Aussagen unter § 5 zu den zu bildenden Organen und von diesen auszuführenden Aufgaben in den §§ 6 bis 9 verwiesen. 
Die Geschäftsführung ist ein wesentliches Organ einer Bau-ARGE und ist mit bestimmten Aufgaben betraut.
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Die Aufsichtsstelle
Die Aufsichtsstelle ist als Gesellschafterversammlung das höchste Organ. Diese fasst in ihren Beratungen die Beschlüsse von grundsätzlicher Bedeutung, die dann von den Geschäftsführungen und der Bauleitung der ARGE auszuführen sind. Weiterhin trifft sie Entscheidungen über die Beauftragung und Kostenübernahme für gutachterliche oder auch juristische Tätigkeit oder für die Rechtsberatung ab Einleitung eines Rechtsstreits.
Im ARGE-Vertrag sind die Vertretung der stimmberechtigten Gesellschafter und das Stimmverhältnis zu regeln. Sofern nichts anderes festgelegt wird, sollten die Beschlüsse mit Einstimmigkeit der anwesenden Gesellschafter getroffen werden.
Die Bau-ARGE ist eine spezifische Kooperationsform in der Bauwirtschaft.
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Die Aufsichtsstelle ist beschlussfähig, wenn alle Gesellschafter rechtzeitig (mit einer Frist von mindestens acht Kalendertagen) schriftlich unter Angabe der Tagesordnung eingeladen wurden und vertreten sind. Ist Einstimmigkeit nicht zu erzielen und eine Beschlussfassung unaufschiebbar, so kann am folgenden Tag erneut eine Sitzung einberufen werden, in der dann die einfache Stimmenmehrheit der anwesenden Gesellschafter maßgebend ist. Bei Stimmengleichheit entscheidet der zuständige geschäftsführende Gesellschafter, wobei jedoch davon die gesellschaftsrechtliche Verantwortung aller Gesellschafter untereinander unberührt bleibt.
In eiligen Fällen können und sollten Beschlüsse mit Einverständnis der Gesellschafter auch brieflich, fernmündlich oder fernschriftlich gefasst werden. Grundsätzlich ist eine schriftliche Zustimmung aller Gesellschafter dann erforderlich, wenn Änderungen oder Ergänzungen zum ARGE-Vertrag vorgesehen sind oder ein gerichtliches Verfahren betrieben werden soll.
Die Sitzungen der Aufsichtsstelle finden nach Bedarf oder auf Antrag eines Gesellschafters statt. In der Regel erfolgt die Einberufung durch die Technische Geschäftsführung der ARGE. Sie legt auch die Tagesordnung fest, bestimmt den Tagungsort und fertigt Niederschriften über die Sitzung an. Niederschriften sind den Gesellschaftern innerhalb von zehn Kalendertagen zuzusenden. Wird eine Aufsichtsstellensitzung von einem Gesellschafter beantragt, hat sie in der Regel innerhalb von 14 Kalendertagen nach Antragstellung stattzufinden.
Die Technische Geschäftsführung
(nach § 7 im ARGE-Mustervertrag)
In der Regel wird ein Mitgesellschafter mit der Technischen Geschäftsführung betraut. Als Aufgaben der Technischen Geschäftsführung sind hervorzuheben:
- Vertretung der ARGE gegenüber dem Auftraggeber
- Überwachung der Bauausführung nach der Bauleitung
- Beschaffung von Baugenehmigungen
- Bestellung von Sicherheits- und Umweltbeauftragten
- Abschluss von Verträgen mit Nachunternehmern (NU)
- Anwesenheit bei der Abnahme
- Verfolgung von Mängelansprüchen
- Aufbewahrung technischer Unterlagen
Bereits zum Angebot durch die Bietergemeinschaft als Vorgesellschaft einer ARGE ist sowohl bei nationalen als auch EU-weiten Ausschreibungen mit VOB-Vertrag nach jeweils § 13 Abs. 5 in den Abschnitten 1 bis der VOB Teil A ein ARGE-Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu benennen. In der Regel wird dies der Technische Geschäftsführer der künftigen ARGE sein. Spätestens vor der Zuschlagserteilung ist bei öffentlichen Bauaufträgen die Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters beizubringen. Die Kaufmännische Geschäftsführung
(nach § 8 im ARGE-Mustervertrag)
Sie wird ebenfalls von einem Gesellschafter der ARGE verantwortlich übernommen. Die Aufgaben der Kaufmännischen Geschäftsführung sind:
- Ausfertigung ARGE-Vertrag
- kaufmännische Arbeiten nach der Bauleitung
- An- und Abmeldungen bei Behörden, Sozialkassen, Finanzamt u. a.
- Eröffnung und Löschung von Bankkonten
- Beschaffung und Verwaltung von Geldmitteln einschließlich Finanzplanung
- Anforderung und Verwaltung von Bürgschaften
- Buchführung und Abrechnung von Leistungen und Kosten
- rechtzeitige Realisierung aller Zahlungsansprüche, die Durchsetzung berechtigter Nachtragsforderungen, der Schutz vor Forderungsverlusten
- Bearbeitung von Steuern einschließlich Abführung der Umsatzsteuer
- Bearbeitung und Abwicklung zu Versicherungsfällen
- Aufstellung einer Saldenbilanz zum Abgleich der Gesellschafterkonten
- Aufstellung Schlussbilanz, ggf. vorher einer Auseinandersetzungsbilanz
- Aufstellung des Schlussprotokolls
- Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen
- Einkauf und Materialverwaltung, soweit nicht die Bauleitung damit beauftragt wird
Die kaufmännische Geschäftsführung vertritt die ARGE gegenüber Dritten in kaufmännischen Belangen. Sie verwendet Briefbogen der ARGE und unterzeichnet mit dem Namen der ARGE und dem Zusatz „Kaufmännische Geschäftsführung".
Einsprüche gegen die Schlussbilanz können von den Gesellschaftern nur in schriftlicher Form mit Begründung innerhalb von drei Monaten nach Zustellung erhoben werden. Nach Eintritt der Feststellungswirkung sind alle in der Schlussbilanz enthaltenen Ansätze und Bewertungen abschließend und endgültig.
Bei kleineren ARGEn kann es durchaus vorkommen, dass sowohl die technische als auch kaufmännische Geschäftsführung von einem Gesellschafter zusammenfassend erledigt wird. Es kann auch möglich sein, dass der mit der kaufmännischen Geschäftsführung beauftragte Gesellschafter vor Abschluss der ARGE ausscheidet. Dann sollten von der Aufsichtsstelle schnellstmöglich bestimmt werden, wer die kaufmännischen Arbeiten nach Zustimmung aller verbliebenen Gesellschafter weiterführt.
Die Bauleitung
(nach § 9 im ARGE-Mustervertrag)
Die Bauleitung der ARGE hat insbesondere die Durchführung des Bauauftrages zu überwachen. Weiterhin sind als Aufgaben zu nennen:
- Erstellung der Abrechnungsunterlagen
- Klärung von Fragen örtlichen Charakters
- Technische Berichte (Woche/Monat)
- Leistungs-/Personalstandsmeldung
- Weisungsaufgaben der Aufsichtsstelle und Geschäftsführung etc.
- Laufende Angelegenheiten wie Behinderungsanzeigen
- evtl. Materialeinkauf (in Abstimmung mit Kaufmann)
Wegen der Bedeutung und Vielfalt von zu erledigenden Aufgaben ist die personelle Besetzung der Bauleitung mit Sorgfalt vorzunehmen. Meistens wird der Bauleiter aus dem Bauunternehmen gestellt, der die Technische Geschäftsführung der ARGE übernommen hat.
Es kann aber auch ein mit ARGEn versierter Bauleiter von außerhalb speziell für die Wahrnehmung dieser Aufgaben eingestellt werden. Neben dem Bauleiter gehört zur Bauleitung der ARGE auch noch der Kaufmann/die Kauffrau. Beide erhalten in der Regel die gemeinsame Zeichnungsberechtigung.
Wird die ARGE als Dach-ARGE organisiert und zwischen den beteiligten Gesellschaftern vereinbart, ist eine eigenständige Bauleitung nicht erforderlich. Die Bauleistungen werden eigenverantwortlich von den einzelnen Losen der beteiligten Bauunternehmen über Verträge wie für Nachunternehmer realisiert, folglich ist eine Bauleitung vor Ort nicht notwendig. Die Überwachung der Bauausführung wird in der Regel mit durch die technische Geschäftsführung der Dach-ARGE wahrgenommen. Wie erfolgt die Vergütung bzw. Kostenerstattung?
Die Leistungen der Geschäftsführung, Bauleitung und Buchführung werden vergütet. Im ARGE-Mustervertrag werden dafür im § 10 Festlegungen getroffen.
Um nicht bei jeder ARGE aufs Neue Überlegungen über die Höhe anstellen zu müssen, empfehlen die Bauverbände auf Landesebene ARGE-Verrechnungssätze für die Vertragsgestaltung. Dabei kann es sich aber nur um Richtwerte handeln, die keine rechtliche Bindungswirkung für die ARGE-Partner haben. Sie stellen aber praktische Hilfen dar.
Welche Kostenfaktoren zu berücksichtigen sind, bedarf der gemeinsamen Abstimmung der Gesellschafter. Grundlagen bilden einerseits Erfahrungen zu finanziellen Auswirkungen aus der Praxis bereits realisierter ARGEn und zum anderen das Prinzip der Kostendeckung.
Die Kosten, die den Gesellschaftern durch Teilnahme ihrer Mitglieder an der Aufsichtsstelle entstehen, werden den Gesellschaftern nicht erstattet.
Wann ist die Geschäftsführung zu entlasten?
Bei vielen Geschäftsführungsaufgaben liegen "gemischte" Geschäfte, besonders im Tagesgeschäft einer ARGE, vor. In der Praxis kommt den angrenzenden Problemen im Allgemeinen keine streitentscheidende Bedeutung zu. Sollten sich zu Ausnahmen beide Geschäftsführungen mal nicht einigen, muss die Aufsichtsstelle entscheiden. Eine Entlastung der Geschäftsführungen erfolgt nicht jährlich, sondern erst nach Abschluss der ARGE und mit der endgültigen Schlussbilanz.
Kostenfreie, hilfreiche Musterbriefe zum Download
Zahlreiche ARGE-Musterverträge finden Sie hier