Sind ARGE-Abrechnungen erforderlich?
Ja. Die Bauausführung eines Vorhabens durch eine Arbeitsgemeinschaft (Bau-ARGE) erfordert ebenso wie für ein Bauunternehmen Abrechnungen zur Wirtschaftlichkeit mit periodischen Aussagen sowie zum Abschluss der ARGE. Dafür können auch vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) empfohlene vorgedruckte Formulare herangezogen werden, aufgeführt unter ARGE-Musterverträge. Bei einem EDV-gestützten ARGE-Rechnungswesen ersetzen Ausdrucklisten die Formulare. Was gehört in die ARGE-Abrechnungen?
Für die Bau-ARGE kann die Leistungsrechnung analog wie im Rahmen einer Baustellenabrechnung erfolgen. Es kann dafür beispielsweise die unter Leistungsmeldung dargestellte Form oder ein Formular aus den beteiligten Bauunternehmen verwendet werden. Wichtig dabei sind die - inhaltlichen Aussagen monatlich zu den unfertigen eigenen und fremden Bauleistungen und
- Berücksichtigung von Leistungsberichtigungen (z. B. Vorgriff für die Baustelleneinrichtung (BE), evtl. Rechnungsabstriche)
Der buchhalterische Nachweis kann - soweit der Musterkontenplan für Arbeitsgemeinschaften (ARGE-MKP) verwendet wird - in der Kontenklasse 5 - Erträge - erfolgen. Neben Bauleistungen, die auch nach eigenen Bauleistungen und der Gesamtbauleistung (einschließlich von Leistungen der Nachunternehmer und sonstigen Fremdleistungen) differenziert werden können, sind auch weitere Leistungen bzw. Erträge bei einer ARGE möglich, beispielsweise: - aus Lieferungen und Leistungen an Dritte
- von neutralen Erträgen wie aus Zinsen
- Regulierung von Versicherungsschäden etc.
- von außerordentlichen Erträgen u. a.
Zu übernehmen sind die erfassten Leistungen im ARGE-Übersichtsblatt mit Gegenüberstellung zu den dafür angefallenen Kosten.
Welche Regelungen gelten bei ARGE-Abrechnungen?
Für die Rechnungslegung der erbrachten Bau-ARGE-Leistungen gelten ebenso die für Bauleistungen maßgebenden Regelungen wie zu Abschlagsrechnungen und der Schlussrechnung, beispielsweise bei einem VOB-Bauvertrag nach §§ 14 bis 16 in der VOB Teil B. Bei Abschlagsrechnungen muss geprüft werden, ob die Leistung auch erbracht ist. Sowohl für Abschlags- als auch für die Schlussrechnung ist von den ARGEn hinsichtlich der Steuerschuldnerschaft für Bauleistungen nach § 13b im Umsatzsteuergesetz (UStG) gleichermaßen zu verfahren wie bei einem Bauunternehmen. Zu unterscheiden ist jedoch, ob es sich um einer Normal-ARGE oder Dach-ARGE handelt. Regelungen bei der Normal-ARGE
Bei einer Normal-ARGE erbringen die Gesellschafter gegenüber der ARGE in der Regel keine unmittelbaren Bauleistungen, folglich sind die Leistungen mit Netto- und Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Regelungen bei der Dach-ARGE
Demgegenüber ist eine Dach-ARGE Steuerschuldner für die von den Gesellschaftern zu Losen erbrachten Bauleistungen, die von den Gesellschaftern nur mit den Nettobeträgen an die Dach-ARGE in Rechnung gestellt werden. Bei einer Dach-ARGE besteht die Aufgabe der Leistungsrechnung oft noch darin, die eingehenden Rechnungen der Einzellose zusammenzustellen und diese im Namen der Dach-ARGE beim Auftraggeber einzureichen. Die Kaufmännische Geschäftsführung muss die Einzellos-Rechnungen inhaltlich vorab prüfen und sicherstellen, dass erkennbare Fehler nicht von vornherein den Auftraggeber berechtigen, eine fehlende Prüffähigkeit anzuwenden.
Ungeachtet dessen ist die Rechnung des Einzelloses sorgfältig vom Lospartner zu stellen. Das Vergütungsrisiko liegt und bleibt beim Einzellos.
Neben den Bauleistungen der ARGE können auch "Sonstige Erlöse" auftreten, beispielsweise aus Lieferungen und Leistungen an Dritte wie Materialverkäufe, Gerätevermietungen u. a. Sie vermehren die Gesamtleistung der ARGE.
Was sagt die Kostenrechnung der ARGE aus, was nicht?
Die Erfassung und Abrechnung der Kosten, die für die Leistungen der Bau-ARGE anfallen, können analog zu einer Baustellenabrechnung erfolgen. Wird der Musterkontenplan für Arbeitsgemeinschaften (ARGE-MKP) herangezogen, erfolgt der Ausweis nach den Konten in den Klassen 6 und 7. Anfallen können bei der ARGE auch „Sonstige Aufwendungen“, in der Regel Aufwendungen neutraler Art wie gezahlte Zinsen, Verluste aus Wertminderungen oder Abgang von Vorräten u. a. Wichtig ist ebenfalls die periodengerechte Zuordnung der Kosten durch Kostenabgrenzungen im Sinne von Kostenmehrungen (z. B. für noch ausstehende Rechnungen zu Stoffen und Nachunternehmerleistungen). Es muss sichergestellt werden, dass die Kosten nur solche Anteile enthalten, die sich auf die gemeldete bzw. abgerechnete Bauleistung in der betreffenden Periode bzw. nach Abschluss der Baumaßnahme beziehen. In den ARGE-Aufwendungen sind die Aufwendungen nicht enthalten, die den Geschäftsführungen als ARGE-Organe für ihre Tätigkeit entstehen sowie die Geschäftskosten der Gesellschafter.
Für die Aufbereitung und den Nachweis der erfassten Daten können auch die von dem Gesellschafter genutzten Softwarelösungen und die für die Abrechnungsperioden wie Monate dargestellten Drucklisten verwendet werden.
In der vom HDB empfohlenen ARGE-Formularsammlung wird noch auf folgende Formulare und Erfassungen verwiesen, die auch in Verbindung mit Daten zur Kostenrechnung zu sehen sind:
- Nachweis der Kosten für Fremdleistungen und Verbindlichkeiten gegenüber Nachunternehmern
- Abschreibungsliste für ARGE-eigene Baumaschinen und Geräte
- Ausgleichsermittlung für Lohnzulagen und Lohnnebenkosten
- Ausgleichsermittlung für Sonderzuwendungen
Was ist das ARGE-Rohergebnis?
Das ARGE-Rohergebnis ist die Differenz zwischen den in der Bau-ARGE angefallenen Kosten bzw. Aufwendungen und den erfassten Leistungen bzw. Erlösen. Maßgebend sind folgende Aufrechnungen: 
Das ARGE-Rohergebnis als betriebswirtschaftliche Kennzahl stellt Kosten, Aufwendungen und Leistungen gegenüber.
Dargestellt wird das ARGE-Rohergebnis im ARGE-Übersichtsblatt, wofür durch den HDB ein Formblatt empfohlen wird.
Beispiel: So werten Sie ein ARGE-Übersichtsblatt aus
Für die Beratungen der Aufsichtsstelle einer Bau-ARGE werden regelmäßig auch Abrechnungen zur wirtschaftlichen Lage für zu treffende Entscheidungen benötigt. Dafür dient das ARGE-Übersichtsblatt, das als Print-Formblatt oder Excel-Tabelle vom HDB empfohlen wird. Folgendes Beispiel veranschaulicht mögliche Aussagen: 
Das ARGE-Übersichtsblatt ist ein wichtiges Informationsinstrument, das Auskunft über den Bauablauf gibt.
Die Begriffswahl "Rohergebnis" soll deutlich machen, dass sich der Ergebnisanteil bei den Gesellschaftern noch um Kosten mindert, für die nach dem ARGE-Vertrag keine Erstattung erfolgt.
Das Übersichtsblatt wird in der Regel vom ARGE-Kaufmann oder der ARGE-Kauffrau für die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung im Rahmen der Beratung der Aufsichtsstelle der ARGE bereitgestellt. Informiert wird in der Übersicht über das ARGE-Rohergebnis, die Auftragsentwicklung, den Forderungsbestand und den Stand der ARGE-Verrechnungskonten der beteiligten Gesellschafter in den verschiedenen Abschnitten. Die Primärdaten für die Übersicht lassen sich aus dem Rechnungswesen der ARGE, die jeweilige Abrechnungsperiode wie Monat und auch kumulativ für die bisherige Bauzeit seit Baubeginn sowie zum Abschluss der Baumaßnahme ableiten.
Demgegenüber vermindern die "Besonderen Rückstellungen" das Ergebnis. Zu diesen Rückstellungen zählen z. B. Rückstellungen für noch auszuführende Arbeiten und die Baustellenräumung, für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften sowie für fehlende Eingangsrechnungen. Enthalten sind darin auch weitere Ergebnisarten wie das „neutrale Ergebnis" der ARGE sowie Auswirkungen aus Rückstellungen als Kostenerhöhungen. Das neutrale Ergebnis bestimmt sich als Differenz zwischen neutralen Aufwendungen und Erlösen, die wie allgemein bei einem Bauunternehmen auch in einer ARGE anfallen können. Zu den Erlösen zählen z. B. vereinnahmte Bankzinsen auf dem für die ARGE geführten Bankkonto, Verzugszinsen, sonstige Erträge aus Winterbaumaßnahmen und der Regulierung von Versicherungsfällen u. a. Aufwendungen können resultieren aus Wertminderungen oder Abgang von Stoffvorräten, aus Verlust von Baugeräten, aus gezahlten Zinsen des Zahlungsverkehrs u. a.
Für baubetriebswirtschaftliche Beurteilungen durch die Aufsichtsstelle sind bei der Bau-ARGE auch Aussagen von Interesse, die sich aus Beziehungskennzahlen ableiten, beispielsweise die Kennzahl "Rohergebnisrate" nach der Beziehung:
| ARGE-Rohergebnisrate | = Kosten für die Gesamtleistung der ARGE | * 100 % | = .... % |
| Gesamtleistung der ARGE |
| sowie der Anteil des neutralen Ergebnisses am ARGE-Rohergebnis nach: |
| Anteil Neutrales Ergebnis am ARGE-Rohergebnis | = neutrales Ergebnis der ARGE | * 100 % | = .... % |
| ARGE-Rohergebnis |
Warum sind Verrechnungskonten wichtig?
Die Verrechnungskonten dienen zur Darstellung des Leistungsaustauschs sowie von Beistellungspflichten (besonders bei einer Normal-ARGE) der Gesellschafter an die ARGE und auch umgekehrt. Diese Rechnungslegungen führen nicht zu Zahlungsvorgängen aus Forderungen und Verbindlichkeiten im herkömmlichen Sinne, sondern werden lediglich verrechnet und praktisch saldiert ausgewiesen. Im ARGE-Übersichtsblatt werden darüber Aussagen im Abschnitt IV getroffen.
Dies trifft nicht für Leistungen und Lieferungen zu, die außerhalb der Pflichten des ARGE-Vertrages liegen. Diese werden wie gewöhnlich als Forderungen der Verbindlichkeiten behandelt und auch finanziell beglichen.
Für jeden beteiligten Gesellschafter an der ARGE ist mindestens ein Verrechnungskonto im Rahmen der ARGE-Buchführung anzulegen und zu führen, ggf. mit Unterkonten für die einzelnen Beistellungen bzw. unterschiedlichen Lieferungen und Leistungen sowie Zuwendungen der Gesellschafter. Über den Stand auf den Verrechnungskonten ist jeweils zum Monatsende eine Aussage im Abschnitt IV des ARGE-Übersichtsblatts zu treffen.
Zur Gründung einer Normal-ARGE wird in der Regel festgelegt, in welcher Höhe die an der ARGE beteiligten Gesellschafter eine finanzielle Einzahlung auf das gesondert für die ARGE zu führende Bankkonto vornehmen. Weiterhin könnten Rückzahlungen oder ggf. auch Ausschüttungen eintreten. Die Verrechnungskonten sagen danach etwas über einen sich daraus evtl. ableitenden und ggf. vorzunehmende finanziellen Ausgleich aus. Beispiel: Darüber informiert die Vermögensübersicht
Mit der Vermögensübersicht wird über den Stand der Konten informiert. In der Regel liefert ein EDV-Abrechnungsprogramm hierzu eine Druckliste. Bei manueller Aufbereitung kann das vom HDB empfohlene Formblatt dienen, dargestellt mit folgendem Beispiel:
Das Anfertigen einer ARGE-Vermögensübersicht zählt zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger kaufmännischer Buchführung.
Bild: © Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e. V.
Die Vermögensübersicht liefert folgende Informationen:
- über welche Geldmittel die ARGE verfügt
- welche Sachanlagen angeschafft wurden
- inwieweit gelegte Abschlagsrechnungen und erhaltene Zahlungen im angestrebten Verhältnis zu den hergestellten Bauleistungen stehen
- in welchem Umfang Eingangsrechnungen gegenüber Dritten und den Gesellschaftern noch nicht bezahlt wurden
- ob Wertberichtigungen und Rückstellungen im erforderlichen Umfang erfolgten
Die Schlussbilanz der ARGE
Wurde die Schlussrechnung der Bau-ARGE vom Auftraggeber als Bauherrn anerkannt, lässt sich ein vorläufiges Endergebnis ermitteln. Es kann danach noch verändert werden, beispielsweise nach Auflösungen zu Kostenabgrenzungen, nach Erfüllung von Verpflichtungen zu Mängelansprüchen u. a.
Unabhängig davon hat die Kaufmännische Geschäftsführung der ARGE die vorläufige Schlussbilanz aufzustellen und den Gesellschaftern vorzulegen. Die ARGE-Musterverträge sehen im § 8.6 eine Frist von einem Monat vor, wenn keine längere Frist durch die Aufsichtsstelle bestimmt wird. Die vorläufige Schlussbilanz ist inhaltlich identisch mit der Vermögensübersicht der ARGE sowie ergänzend mit dem ARGE-Übersichtsblatt, die bei Notwendigkeit mit Einzelaussagen zu ergänzen wären. Da das Übersichtsblatt auch kumulative Aussagen liefert, sagt es zum Schluss auch etwas über den Erfolg der ARGE aus. Ebenfalls weicht die Bewertung der einzelnen Positionen nicht von jenen in den monatlichen Übersichten ab.
Die endgültige Schlussbilanz kann erst dann aufgestellt werden, wenn alle Geschäftsvorfälle der ARGE abgewickelt sind. Danach können evtl. verbleibende Überschüsse ausgezahlt werden. Anschließend ist das Bankkonto der ARGE aufzulösen. Durch die Gesellschafter können Einsprüche nur schriftlich mit Begründung innerhalb von drei Monaten nach der Zustellung erhoben werden.
Nach der Feststellungswirkung ist die Bilanz abschließend und endgültig. Sollten noch kleinere Forderungen oder Verbindlichkeiten offen sein, wird in der Regel durch die Kaufmännische Geschäftsführung die weitere Überwachung und evtl. später außerhalb der ARGE-Buchhaltung die Abrechnung mit den Gesellschaftern vorgenommen.
Wann ist eine ARGE-Auseinandersetzungsbilanz erforderlich?
Eine spezifische Bilanzform ist die Auseinandersetzungsbilanz. Sie ist nach Ausscheiden eines Gesellschafters aus der Bau-ARGE (gemäß § 24 Abs. 2 der ARGE-Musterverträge), gleichgültig aus welchem Grund, zur Ermittlung des Ausscheidungsguthabens zum Stichtag des Ausscheidens aufzustellen. Aufgeteilt wird nicht das Gesamtvermögen der ARGE, sondern es erfolgt nur eine Abrechnung. Verantwortlich dafür zeichnet allgemein die Kaufmännische Geschäftsführung der ARGE. Der ausgeschiedene Gesellschafter nimmt am Ergebnis (Gewinn und Verlust) der bis zum Ausscheidungstag ausgeführten Bauarbeiten unter Berücksichtigung bereits erkennbarer Verluste noch auszuführender Arbeiten teil. Die Ermittlung sollte unverzüglich nach dem Ausscheiden erfolgen, im Falle einer Verlust-ARGE wird das auch im Interesse der verbleibenden Gesellschafter sein.
Diese Abrechnung ist nicht endgültig. Der ausscheidende Gesellschafter haftet den verbleibenden Gesellschaftern entsprechend seinem bisherigen Anteil weiter für Verpflichtungen (z. B. Verpflichtungen bei Mängelansprüchen), wenn die Ursachen bereits zum Zeitpunkt des Ausscheidens gesetzt waren.
Für die Aufstellung der Auseinandersetzungsbilanz (manchmal auch als Liquidationsbilanz bezeichnet) gelten die allgemeinen Grundsätze wie für jede andere handelsrechtliche Bilanz. Die Vermögenswerte sind durch eine Inventur zu belegen, ggf. mit anschließender Rückrechnung vom Aufnahmetag auf den Bilanzstichtag (z. B. bei Vorräten an Baustoffen und unfertigen Bauleistungen).
Besondere Beachtung kommt der Bewertung zu, wofür folgende Grundsätze gelten:
- Einzelbewertung der einzelnen Bilanzpositionen
- Maßstab bilden nicht die jeweiligen Buchwerte, sondern die tatsächlichen, d. h. die "lebenden" Werte
- Orientierung der Bewertung an der Fortführung der bauvertraglichen Verpflichtungen
- Ein etwaiger Geschäftswert der ARGE ist nicht zu berücksichtigen
- Risiken sind angemessen zu bewerten. Für die Bewertung des Mängelanspruchsrisikos sollte ein Prozentsatz (in der Regel bis 2 %) der Nettoauftragssumme bereits im ARGE-Vertrag vereinbart werden
- Sind Werte einzelner Bilanzpositionen nicht direkt nachweisbar, können sie im Wege der Schätzung ermittelt werden
- Bei sonstigen Rückstellungen ist zu empfehlen, Aufzeichnungen und Nachweise (ggf. fotografisch) über angefallene Aufwendungen zu führen
- Einsprüche gegen die Auseinandersetzungsbilanz sollten bereits mit dem ARGE-Vertrag verfahrensseitig geregelt werden, z. B. schriftliche Form und ein Zeitraum von maximal drei Monaten nach Zustellung. Wird kein Einspruch erhoben, gilt die Bilanz als abschließend.
Wie erfolgt der Zahlungsverkehr der Bau-ARGEn?
Zahlungen an Bau-ARGEn als Auftragnehmer sollten mit befreiender Wirkung für den Auftraggeber jeweils an den für die Durchführung des Bauauftrags bevollmächtigten Vertreter der ARGE oder nach dessen schriftlicher Festlegung bzw. Weisung geleistet werden. Meistens wird der mit der Technischen Geschäftsführung der ARGE betraute Gesellschafter der ARGE als Vertreter gegenüber dem Auftraggeber benannt.
In der Regel wird auf den Namen und Sitz der Bau-ARGE ein eigenständiges Bankkonto eröffnet, über das der gesamte Zahlungsverkehr der ARGE erfolgt. Dann wird mit der Rechnungslegung durch die ARGE an den Auftraggeber auch vorgegeben, dass Zahlungen auf das ARGE-Konto bei der Bank erfolgen sollen. In gleicher Art und Weise sollte auch bei Zahlungen nach der Auflösung einer ARGE verfahren werden. Im Fall einer Überzahlung hat die ARGE den überzahlten Betrag zu erstatten. Die Kontrolle zu den Geldbewegungen auf dem Konto obliegt der Kaufmännischen Geschäftsführung der ARGE. Die Verfahrensweise des Zahlungsverkehrs zwischen Bauvertragspartnern sollte ggf. in den Vertragsbedingungen vereinbart werden.