Buchhaltung / Rechnungswesen

Kostenabgrenzungen

Während der Bauzeit sind die Baustellenergebnisse wie auch das Betriebsergebnis periodenbezogene Aussagen, in der Regel für den Abrechnungsmonat bzw. kumulativ per Monatsende sowie zum Ende des Geschäftsjahres. Für einen aussagefähigen Vergleich von Kosten und Leistungen zu einem Stichtag muss gesichert sein, dass die Kosten nur solche Positionen enthalten, die sich auch auf den abgerechneten Zeitraum beziehen. Dafür bedarf es umfangreicher Kostenabgrenzungen jeweils zum Abrechnungsstichtag.
Die Aufgabe besteht im richtigen, d. h. periodengerechten Ausweis der Kosten. Die Kosten müssen der Periode zugeordnet werden, in der sie für die Leistung verursacht wurden und tatsächlich entstanden sind. Von der Exaktheit der Abgrenzungen wird die Echtheit der Periodenergebnisse beeinflusst.
Häufig fehlen zu den Abrechnungsstichtagen noch Eingangsrechnungen, deren Inhalt in den Kosten aber zu berücksichtigen ist, und zwar als Kostenmehrung für die abgerechnete Periode.
Rechnungen können noch ausstehen, z. B. für
  • verbrauchte Einbaustoffe und sonstige Stoffe,
  • bereits in Anspruch genommene Hilfs- und Transportleistungen,
  • noch nicht erfolgte Mietbelastungen,
  • noch nicht in Rechnung gestellte Leistungen der Nachunternehmer, die aber bereits ausgeführt und in der Leistungsmeldung aufgenommen wurden.
Neben Kostenmehrungen können auch Kostenminderungen maßgebend werden, wenn beispielsweise Einbaustoffe vor dem Stichtag angeliefert, aber nur zur Hälfte eingebaut bzw. verbraucht wurden.
Kostenmehrungen und Kostenminderungen sind zunächst nur dem Grunde nach bekannten Aufwendungen als Verbindlichkeiten unbestimmter Höhe und zugleich in die Kosten einzubeziehen. Die Prüfungen hierzu müssen sorgfältig erfolgen. Sie sollten durch den Bauleiter im Bauunternehmen als Verantwortlichen der Kostenstelle bzw. der Baustelle gemeldet und durch den Baukaufmann/die Baukauffrau vorgenommen werden.
Voraussetzung dafür ist ein gut ausgebautes innerbetriebliches Berichtswesen, das die schnelle Weiterleitung der Rechnungen, Kontierung und Aufstellung von Abgrenzungsbelegen gewährleistet.
Für die Abgrenzung können als Belege herangezogen werden:
Wenn Belege fehlen, sind sorgfältige Schätzungen vorzunehmen. Ansonsten liefert ein Vergleich von Kosten und Leistungen ein falsches Ergebnis.
Eine vorgenommene Kostenabgrenzung muss zum Stichtag der nächsten Abrechnungsperiode daraufhin geprüft werden, ob
  • sie weiterhin bestehen bleiben soll, wenn die Berechtigung weiterhin gegeben ist (z. B. liegt eine Eingangsrechnung zu Stoffen oder Miete immer noch nicht vor),
  • eine Auflösung erfolgen muss, weil die Berechtigung nicht mehr gegeben ist (z. B. die Eingangsrechnung liegt nunmehr geprüft vor).
Sollte im letzteren Fall eine höhere Eingangsrechnung als der Wert der bisherigen Kostenabgrenzung vorliegen, würde mit der Auflösung der Kostenabgrenzung und Einbuchung der Eingangsrechnung als Kosten eine Korrektur (Kostenmehrung oder -minderung) in der laufenden Abrechnungsperiode erfolgen. Sie wird umso kleiner sein, je sorgfältiger die Kostenabgrenzung vorgenommen wurde.
Das aufgeführte Beispiel Beispiel soll zusammenfassend die Kostenabgrenzungen dem Inhalt nach und von der Bedeutung her für einen richtigen Ergebnisausweis demonstrieren.
Beispiel

Beispiel für Kostenabgrenzungen

Das folgende Beispiel soll zusammenfassend die Kostenabgrenzungen dem Inhalt nach und von der Bedeutung her für einen richtigen Ergebnisausweis demonstrieren:
Kostenabgrenzung
Beispiel von Prof. S. Kloß
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