Handwerkzeuge und tragbare Geräte, die während Baumaßnahmen genutzt werden, zählen zu Werkzeugen und Kleingeräten. So werden sie ausgeschrieben, kalkuliert und vergütet.
Was sind Werkzeuge und Kleingeräte im Bauwesen?
Bei Werkzeugen und Kleingeräten handelt es sich vorrangig um Arbeitsmittel, die einfach zu transportieren und – meistens nur von einer Person – zu nutzen sind. Was zählt zu Werkzeugen und Kleingeräten?
Werkzeuge und Kleingeräte sind in einem Bauunternehmen im Wesentlichen alle Gegenstände, die früher in der BAL (Baustellenausstattungs- und Werkzeugliste) geführt wurden, beispielsweise kleine Rüttler, Handbohrmaschinen, Handkreissägen, Baustellenlampen, Schubkarren u. a. Seit Vorliegen der Baugeräteliste (BGL) 2020 fanden Kleingeräte als Baustellenausstattungsgeräte Eingang in den Verschleißteilekatalog mit analogen Aussagen. Werkzeuge werden nicht in der BGL ausgewiesen. Eine Abgrenzung zwischen Werkzeugen und Kleingeräten wird in der Baupraxis meistens nicht eindeutig vorgenommen.
Werkzeuge und Kleingeräte als Geringwertige Wirtschaftsgüter
Nach dem Wertumgang zählen die Werkzeuge und Kleingeräte in der Regel zu den GWG – Geringwertigen Wirtschaftsgütern. Sie können vom Bauunternehmen angeschafft werden. Dabei gelten 800 € (ohne Umsatzsteuer) als Grenzwert für die Beschaffungskosten nach § 6 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) bzw. bei Aufzeichnungspflicht von 250 €. Eine Anschaffung oberhalb des Grenzwertes stellt in der Regel eine Investition von Baumaschinen und Geräten dar. Werkzeuge und Kleingeräte als GWG können im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben und als Betriebsausgabe behandelt werden. Möglich ist auch die Aufnahme in einem Sammelposten mit Einzelwerten bis 1.000 € und Abschreibung über fünf Jahre.
Werkzeuge und Kleingeräte mit Anschaffungskosten bis 250 € werden dagegen sofort nach der Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgaben behandelt. Dagegen werden Baumaschinen und Geräte über Jahre abgeschrieben.
Entgelt an Arbeitnehmer für eigenes Werkzeug
Benutzt der Arbeitnehmer bei seiner Tätigkeit im Unternehmen eigene Werkzeuge und Kleingeräte, so können die dafür anfallenden Aufwendungen dem Arbeitnehmer steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Zugrunde liegt die Regelung im § 3 Nr. 30 im EStG. Als Werkzeuge sind danach nur solche "Handwerkzeuge anzusehen, die zur leichteren Handhabung, zur Herstellung oder zur Bearbeitung eines Gegenstands verwendet werden". Nicht dazu rechnen beispielsweise Datenverarbeitungsgeräte. 
Werkzeuge und Kleingeräte haben niedrige Anschaffungskosten. Sie gehören oft zu den Geringwertigen Wirtschaftsgütern.
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Im Baugewerbe liegt eine "betriebliche Nutzung" auch auf den Baustellen, also auf Orten außerhalb der Betriebsstätte des Arbeitgebers vor. Als zu erstattende Aufwendungen gelten die Abschreibungen (AfA) bzw. Betriebsausgaben für die Werkzeuge und Kleingeräte, evtl. auch erforderliche Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie die Transportkosten für die Beförderung zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und dem Einsatzort bzw. der Baustelle. Einzuschließen sind ggf. auch die Aufwendungen für die Reinigung und Wartung der Werkzeuge, sofern dafür nicht ein gesonderter Zeitaufwand vom Arbeitgeber als Arbeitslohn entschädigt wird. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist in der Regel nicht erforderlich. In der Baupraxis werden dem Arbeitnehmer heutzutage fast ausnahmslos die Werkzeuge und Kleingeräte vom Betrieb zur Verfügung gestellt. Wird jedoch ein Werkzeuggeld erstattet, wird als Grundlage meistens ein Betrag je Arbeitsstunde bestimmt. Als zu erstattende Aufwendungen können auch vergleichbare innerbetriebliche Verrechnungssätze der eigenen Werkzeuge oder ggf. Mietsätze herangezogen werden.
So werden Werkzeuge und Kleingeräte Baustellen zugerechnet
Im Bauunternehmen werden die Kosten für Werkzeuge und Kleingeräte im Rechnungswesen in einer gesonderten Kostenstelle innerhalb des Bereiches der Leistungs- und Verwaltungskostenstellen erfasst und nachgewiesen. Auf dieser Kostenstelle werden noch weitere Kosten wie z. B. Reparaturkosten für diese Kleingeräte u. a. sowie auch ein vergütetes Werkzeugentgelt nachgewiesen. Die Summe der Kosten in der Kostenstelle wird ins Verhältnis zu den Lohnkosten für gewerbliche Arbeitnehmer der nutzenden Baustellen gesetzt und daraus ein Zuschlagssatz abgeleitet. Auf Grundlage dieses Satzes erfolgt die Belastung der Baustellen als indirekte Verrechnung. Im Mittel liegen die Zuschlagssätze zwischen 2 und 5 %. Werkzeuge und Kleingeräte in Ausschreibung und Kalkulation
Bei der Ausschreibung einer Baumaßnahme ist das „Vorhalten der Kleingeräte und Werkzeuge“ als eine Nebenleistung anzusehen, die auch ohne Erwähnung im Vertrag bzw. einem Leistungsverzeichnis (LV) zur vertraglichen Leistung gehört. Dies leitet sich aus Tz. 4.1.8 in der ATV / DIN – 18299 – Allgemeine Regelungen für Bauarbeiten jeder Art – der VOB Teil C ab. Unabhängig davon kann auch eine Ausschreibung als Besondere Leistung in Verbindung mit einer speziellen Leistungsposition erfolgen. In der Baukalkulation erfolgt die wertmäßige Berücksichtigung von betrieblichen Werkzeugen und Kleingeräten in der Regel in den Kalkulationsansätzen für die Baustellengemeinkosten (BGK), sofern eine direkte Zuordnung zu den Leistungspositionen im Leistungsverzeichnis (LV) nicht möglich ist. Gleiches gilt ebenfalls, wenn die Werkzeuge und Kleingeräte nicht selbst vom Bauunternehmen angeschafft wurden, sondern für den Einsatz auf der Baustelle gemietet werden.
Ein an Arbeitnehmer vergütetes Werkzeugentgelt kann angesetzt werden: