Beträgt die Angebotssumme bei öffentlichen Aufträgen voraussichtlich mehr als 50.000 Euro müssen Bieter den Vergabeunterlagen die „Ergänzende Formblätter Preise“ (EFB-Preis) beilegen. Die Vergabestelle beurteilt damit, ob die Angebotspreise angemessen sind.
Was bedeutet EFB-Preis?
EFB-Preis bezeichnete ursprünglich die „Einheitlichen Formblätter Preis“. Sie wurden 1986 für öffentliche Bauaufträge verbindlich eingeführt. Seitdem erfolgten mehrere Überarbeitungen, Ergänzungen und Herausgaben im Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund). Seit der Ausgabe 2008 wird im VHB-Bund von „Ergänzende Formblätter Preise“ gesprochen. Zweck der EFB-Formblätter
Die EFB-Formblätter dienen als Hilfsmittel für:
Bei Zweifeln zu den Kalkulationsgrundlagen und -aussagen sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die Einzelansätze zu vergleichen sowie auftrags- und ggf. bieterbezogen zu prüfen. Zweifel können die Wertung des Angebots beeinflussen. Nicht selten sind auch Rechenfehler, die kalkulatorische Schwächen des Bieters offenbaren. 
Ob das Formblatt 221 oder 222 ausgefüllt werden muss, hängt von der Wahl des Kalkulationsverfahrens ab.
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Welche EFB-Formblätter gelten?
Im aktuellen VHB-Bund (Ausgabe 2017, Stand 2023) werden angeführt: Die EFB-Formblätter 221 und 222 unterscheiden sich nach dem vom Bieter gewählten und für die Kalkulation hergezogenen Kalkulationsverfahren. Bis 2008 waren noch Gestaltungen und Bezeichnungen als EFB-Preis 1a bis 1d und 2 maßgebend, die heute kaum noch anzutreffen sind.
Auf Ebene der Bundesländer können in analoger Form auch Formblätter Preise auftreten, die sich aus „Kommunalen Vergabehandbüchern (KVHB)“ ableiten.
Wann müssen die EFB-Formblätter vorgelegt werden?
Im Formblatt 211 (Aufforderung zur Abgabe eines Angebots) und zugehöriger Richtlinie in Tz. 1 im VHB-Bund wird vorbestimmt, dass vom Auftraggeber mit den Vergabeunterlagen die Formblätter 221 bis 223 beizufügen sind, wenn die voraussichtliche Angebotssumme mehr als 50.000 € betragen wird. Wegen der Bedeutung, die den Formblättern Preise zur Beurteilung der Angebote und zunehmend auch zur Erläuterung von Nachtragsangeboten zukommt, wirken die Vergabestellen immer konsequenter darauf hin, dass die Bieter die angeforderten Formblätter mit dem Angebot einreichen. Welches Formblatt Preise nach 221 oder 222 vom Bieter auszufüllen und vorzulegen ist, richtet sich nach der Bauleistungssparte und vor allem nach dem vom Bieter gewählten Kalkulationsverfahren. Das Formblatt 221 ist nur bei der Zuschlagskalkulation und 222 bei der Kalkulation über die Endsumme aufzubereiten. Eine Aufforderung zur ausgefüllten Vorlage beider Formblätter vom Bieter für dasselbe Angebot entspräche nicht dem inhaltlichen Anliegen und ist auch nicht rechtens. In Tz. 1 der Richtlinie 211 im VHB-Bund (seit Stand 2019) wird jedoch darauf verwiesen, dass auch auf die „Vorlage verzichtet werden kann, wenn stattdessen die Vorlage einer Urkalkulation gefordert wird“. Das Formblatt 223 – Aufgliederung der Einheitspreise – ist ausgefüllt nur auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle einzureichen. Eine Wahlmöglichkeit (wie bei den Formblättern 221 und 222) für den Zeitpunkt der Vorlage ist für 223 nicht vorgesehen. In der Richtlinie zum Formblatt 223 im VHB-Bund wird noch vermerkt, dass das Formblatt „nur von den Bietern zu fordern ist, deren Angebote in der engeren Wahl sind“. Im Formblatt 223 ist nach zugehöriger Richtlinie im VHB-Bund die Aufgliederung folgendermaßen abzufordern und abzuverlangen, so:
bei einer voraussichtlichen Angebotssumme von mehr als 50.000 € nur wichtige Einheitspreise (EP) für Teilleistungen als Positionen im Leistungsverzeichnis (LV) nach Vorgabe, damit sich danach die für die Angebotssumme maßgebenden Kalkulationsbestandteile beurteilen lassen und bei einer voraussichtlichen Angebotssumme von mehr als 100.000 € die Aufgliederung der Einheitspreise aller Teilleistungen.
Welche Teilleistungen im Leistungsverzeichnis als wichtig gelten, bedarf der Vorgabe durch den Ausschreibenden bzw. Auftraggeber. Ihm steht das Recht der Vorgabe bei einer Auftragssumme größer als 50.000 € und bis 100.000 € zu. Die Forderung zur Aufgliederung aller Positionen soll zum einen der Prüfung zur Angemessenheit der Angebotspreise sowie der Überprüfung auf eine Mischkalkulation dienen. Dies wird auch für die Prüfung von Nachtragsforderungen für unerlässlich gehalten. Gegebenenfalls kann dadurch ein Streit bei Nachträgen vermieden werden. EFB-Formblätter nicht oder verspätet abgegeben
Die Nichtabgabe der Formblätter Preise oder die Weigerung des Bieters, die in den Formblättern geforderten Einzelangaben zu machen, kann eine ordnungsgemäße und zutreffende Wertung behindern oder sogar vereiteln. Deshalb wird von den Auftraggebern bereits in der Aufforderung zur Angebotsabgabe darauf hingewiesen, dass nicht oder verspätet vorgelegte Formblätter zum Ausschluss des Angebots bzw. zur Nichtberücksichtigung führen können. Dies sieht die Regelung zu einer VOB-Vergabe jeweils in § 16a in den Abschnitten 1 bis 3 der VOB Teil A vor. Wird die geforderte Abgabe versäumt, kann der Auftraggeber die fehlenden Erklärungen und Nachweise mit Fristsetzung nachverlangen. Diese sind dann spätestens innerhalb von sechs Kalendertagen nach Aufforderung vorzulegen.
Der Auftraggeber kann aber auch in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen festlegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird. Eine Nichtvorlage der Formblätter zum Nachtermin kann einen Ausschluss bei der Angebotswertung und Vergabe begründen. Dies wurde durch den Bundesgerichtshof (BGH) mit dem Urteil vom 7. Juni 2005 (Az.: XZR 19 / 02) bekräftigt. Die geforderten Aussagen sind für eine Vergabeentscheidung wichtig.
Das EFB-Formblatt 221
Die Differenzierung von W & G ist seit 2018 anzuwenden. Sie war nach einem BGH-Urteil vom 24. März 2016 (Az.: VII ZR 201 / 15) umzusetzen. Danach ist ein betriebsbezogenes Wagnis als unternehmerisches Risiko nicht als ersparte Aufwendung, z. B. bei einer Vergütungsanpassung zu Mindermengen beim Einheitspreisvertrag, abzusetzen. Folglich ist dafür eine differenzierte Aussage zum Wagnis mit dem Angebot erforderlich, so: im Abschnitt 3 zur Ermittlung und Zusammensetzung der Angebotssumme (ohne Umsatzsteuer) nach den Kostenartensummen der EKT zuzüglich der verrechneten Gemeinkosten (BGK, AGK) und von W & G.
Das Formblatt 222 ist bei einer Kalkulation über die Endsumme aufzubereiten.
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Das EFB-Formblatt 222
Die Ermittlung bis zum Kalkulationslohn im Abschnitt 1 erfolgt analog wie zum EFB-Formblatt 221. Der Verrechnungslohn lässt sich erst nach Ermittlung der Umlage auf den Lohn im Abschnitt 2 bestimmen. Ausgesagt wird danach:
Das EFB-Formblatt 223
Beispiele: So werden EFB-Formblätter ausgefüllt
In folgenden Beiträgen finden Sie detaillierte Darstellungen der Formblätter, einschließlich:
- beispielhafter Ausfüllungen,
- ergänzender Erläuterungen und
- möglicher Auswertungen.
EFB-Formblatt 221
EFB-Formblatt 222
EFB-Formblatt 223
Zur Auswertung durch den Auftraggeber
EFB-Preis sind kein Vertragsbestandteil
Die EFB-Preis nach den Formblättern 221 bis 223 werden nicht Vertragsbestandteil. Früher wurde das im Kopfteil der Formblätter vermerkt. Heute findet sich dieser Vermerk unter Textziffer 1 in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (Formblatt 211 im VHB-Bund, Ausgabe 2017). Im Bauvertrag werden nur die Baupreise (in der Regel die Einheitspreise für die Teilleistungen), nicht aber ihr Zustandekommen und insbesondere nicht die einzelnen Preisbestandteile wie Lohnkosten, Stoffkosten, Wagnis und Gewinn u. a. vereinbart. Wichtig ist außerdem, die Angaben in den EFB-Preis vertraulich zu behandeln. Sie dürfen nur den unmittelbar mit der Bearbeitung beauftragten Personen zugänglich sein.
Hilfe bei der Erstellung von EFB-Formblättern
Bei der Erstellung der EFB-Formblätter kann u. a. Software helfen, z. B. „nextbau“. Dort werden die EFB-Formblätter nach den einzelnen Kalkulationsverfahren automatisch ausgefüllt und rationell aufgestellt. Ergänzende Erläuterungen finden Sie unter „EFB-Preis ohne Kopfschmerzen“.