Baurecht / BGB

Nachtragsmanagement beim Auftraggeber

Das Nachtragsmanagement beim Auftraggeber (AG) wird zunächst bestimmt durch Aufgaben, die sich:
Umfasst werden dabei vor allem Aufgaben, wie sie in der Leistungsphase 8 nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI-2013) als Grundleistungen nach HOAI bestimmt werden. Im Mittelpunkt steht dabei die Kostenfeststellung und –kontrolle im Zusammenhang mit der Einhaltung der durch den Vertrag ursprünglich festgelegten Vorgaben für die Kosten des Projekts und folgend die Baukosten des Bauvorhabens.
Nachträge als Nachforderungen können sich ableiten bei einem:
  • VOB-Vertrag aus den Regelungen in § 2 Abs. 3 bis 9 VOB Teil B sowie
  • bei einem Bauvertrag nach BGB und einem Verbraucherbauvertrag nach Anordnung einer Leistungsänderung seit 2018 nach § 650b BGB und sich daraus abzuleitender Vergütungsanpassung nach § 650c Abs. 2 BGB.
Nach Anmeldung einer Nachforderung durch den Bauunternehmer als Auftragnehmer umfasst das Nachtragsmanagement beim Auftraggeber vor allem:
  • Dokumentation von Ursachen, Zeitpunkt, Inhalt und Art von Nachforderungen bereits durch den projektüberwachenden Bauleiter, um späteren Streitigkeiten evt. vorzubeugen und ggf. Mehrfacheinreichungen festzustellen,
  • Prüfung der Anspruchsgrundlagen und Einhaltung von Formvorschriften gemäß den Vertragsbedingungen,
  • Prüfung der Nachträge preisrechtlich der Höhe nach:
    • unter Beachtung der Kalkulationsanforderungen und Ansätze in den ergänzenden Formblättern Preise (EFB-Preis) und/oder auf Basis einer hinterlegten Urkalkulation oder
    • bei Leistungsänderungen nach BGB zu den tatsächlich erfordlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen nach § 650c Abs. 1 BGB und dem Mehr- oder Minderaufwand,
  • Chronologie der Nachtragsbearbeitung und –prüfungen,
  • Vorbereitung von Unterlagen und Aussagen für mögliche Nachtragsverhandlungen,
  • Festlegung von Entscheidungsfeldern für die mit dem Nachtragsmanagement beauftragten Mitarbeiter, z. B. hinsichtlich von Bestätigungen.
Wichtig dabei ist hervorzuheben, dass ein Nachtragsmanagement nicht so angelegt sein soll, Nachtragsforderungen des Auftragnehmers von vornherein abzuwehren. Die Folge könnten dann langwierige Nachtragsverhandlungen bis hin zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen den Vertragspartnern sein. Im Vorspann des "Leitfadens zur Vergütung bei Nachträgen" als Richtlinie 510 im Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Ausgabe 2017) wird besonders auf die Kooperationspflicht der Vertragspartner verwiesen. Auftraggeber und Auftragnehmer sind verpflichtet, bei Streit die Meinungsverschiedenheiten durch Verhandlungen beizulegen. Der Auftraggeber hat sich "mit den Forderungen des Auftragnehmers auseinanderzusetzen und dem Auftragnehmer das Ergebnis seiner Prüfung nachvollziehbar mitzuteilen. Andernfalls kann der Auftragnehmer berechtigt sein, die Arbeiten einzustellen oder den Auftrag zu kündigen".
Der Auftraggeber wird seinerseits prüfen, ob:
  1. die Anspruchsvoraussetzungen gegeben sind,
  2. die Nachtragsleistung keine Änderung des Bauvertrags bedeutet und
  3. die Ansprüche des Auftragnehmers preislich angemessen sind.
Bei der Prüfung zu Nachträgen nach VOB und bei öffentlichen Bauaufträgen sind die Anforderungen und Regelungen im o. a. "Leitfaden zur Vergütung bei Nachträgen" nach VHB-Bund (2017) heranzuziehen. Sie liefern wesentliche Aussagen und Grundlagen einerseits für die Kalkulation von Nachtragspreisen sowie zum anderen zahlreiche praktische Berechnungsbeispiele einschließlich zu Ausgleichsberechnungen bei Nachträgen. Weiterhin sind folgende Formblätter bzw. Richtlinien aus dem VHB-Bund (2017) zu berücksichtigen:
  • Formblatt 521 zur Vertragszuordnung und -berechnung,
  • Formblatt 522 zum Prüfungsvermerk,
  • Formblatt 523 zu Nachtragsvereinbarungen.
Ändert sich im Ergebnis der Prüfung die Gesamtvergütung, kann der Prüfungsvermerk nach Formblatt 522 erfolgen.
Zu Baumaßnahmen im Straßen- und Brückenbau werden zu spezifischen Anforderungen und Mustern (wie zur Nachtragsvereinbarung) zu beachtende Aussagen im speziellen Vergabehandbuch HVA B-StB im Teil 3 im Abschnitt 3.4 getroffen.
Bei der Abfassung der Nachtragsvereinbarung sind auszuweisen:
  • der Bezug auf die Nachtragsangebote sowie Mehr- und Minderkostenaufstellungen des Auftragnehmers,
  • die Vergütungszuordnung und -berechnung,
  • die geänderten bzw. neuen Einheitspreise (EP),
  • die Summe der zusätzlichen Vergütung,
  • die Vertragsbedingungen, beispielsweise des Hauptvertrags,
  • weitere vertragliche Vereinbarungen, z. B. zur Ausführungsfrist, zu Einzelfristen, Fertigstellung u. a.
Handelt es sich um Zeitvertragsarbeiten und sollten dafür erforderliche Arbeiten erst bei Erteilung des Einzelauftrags erkennbar sein, sind sie bei öffentlichen Bauaufträgen als zusätzliche Leistungen im Einzelvertrag zu vereinbaren. Werden zusätzliche Leistungen erst während der Ausführung erkennbar und sind diese nicht in der Rahmenvereinbarung enthalten, dann sind sie in einem Nachtrag mit Bezug auf Tz. 1 in der Richtlinie 617 im VHB- Bund (2017) zu vereinbaren. Bei öffentlichen Bauaufträgen ist hierfür das Formblatt 523 -Nachtragsvereinbarung- im VHB-Bund (2017) zu verwenden.
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