Das Nachtragsmanagement ist die strukturierte Abwicklung von Leistungsänderungen (Nachträgen) im Bauvertrag während der Bauausführung. Es dient dem rechtssicheren Umgang mit Änderungen.
Was gehört zum Nachtragsmanagement?
Das Nachtragsmanagement (auch Claim-Management) ist ein Instrument zur komplexen Beherrschung von Nachträgen zum Bauvertrag. Dabei können Organisation und Ziele sehr unterschiedlich bei den einzelnen Vertragspartnern ausgerichtet sein. Der Ablauf umfasst mehrere Schritte:
Erfassung, Beschreibung, Dokumentation und Kalkulation durch das Bauunternehmen.
Prüfung und Bewertung durch den Auftraggeber – mit möglicher Ablehnung oder Anerkennung. Vergütung durch den Auftraggeber.
Anforderungen an Nachträge nach VOB
Wird die VOB Teil B als Vertragsgrundlage vereinbart, sind Nachträge und entsprechende Vergütungsanpassungen bereits im System vorgesehen. Bei einem VOB-Vertrag leiten sich Nachträge aus dem § 2 Abs. 3 bis 9 in der VOB Teil B ab. Dort werden verschiedene Nachtragsarten unterschieden, die oft auch mit einer Anpassung der Vergütung verbunden sind. Bezüglich Baumaßnahmen im Straßen- und Brückenbau gelten Regelungen im speziellen Vergabehandbuch HVA B-StB unter Abschnitt 3.4 – Nachträge. Anforderungen an Nachträge nach BGB
§ 650b BGB: Der Auftraggeber kann Änderungen anordnen (Anordnungsrecht). - § 650c BGB: Bei solchen Änderungen kann der Auftragnehmer Vergütungsanpassungen bei BGB-Bauverträgen verlangen.
Das Nachtragsmanagement ist grundsätzlich für beide Bauvertragspartner wichtig, wenngleich meistens mit unterschiedlichen Zielrichtungen. Während der Auftragnehmer die Kostenerstattung sichern will, steht beim Auftraggeber die Kostenkontrolle im Fokus.
Nachträge nach VOB unterliegen klaren Regelungen gemäß § 2 VOB Teil B – ergänzt durch Leitfäden wie die VHB-Richtlinie 510 für öffentliche Bauaufträge.
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Nachtragsmanagement beim Auftragnehmer
Beim Auftragnehmer (z. B. Bauunternehmen) umfasst das Nachtragsmanagement vorrangig:
Feststellung und Prüfung, ob es Abweichungen vom Bausoll gibt.
Begründung der berechtigten Nachforderung.
Aufbereitung von Mehr- und / oder Minderaufwendungen für die Nachforderungen.
Anmeldung und Einreichung der Nachträge beim Auftraggeber.
Dem Bauunternehmen als Nachtragsteller obliegen der Nachweis und die Dokumentation, dass eine Abweichung vorliegt und ein Anspruch gerechtfertigt wäre. Voraussetzung dafür ist, zunächst den Bauvertrag mit seiner Leistungsbeschreibung genau zu kennen. Vom Auftragnehmer ist auch zu erwarten, dass er Nachtragsforderungen frühzeitig erkennt und bei Anspruch auch vorträgt. So kann beim Auftraggeber evtl. noch rechtzeitig auf mögliche Überschreitungen der geplanten Baukosten reagiert und Finanzierungsrisiken vorgebeugt werden. Vom Auftragnehmer werden Nachträge oft erst bei der Leistungsabrechnung, d. h. sehr spät, erkannt und gestellt. Nach der Dokumentation eines Nachtrags ist die Anspruchsgrundlage für eine Vergütung zu bestimmen sowie das Nachtragsangebot zu erstellen. Mit dem Nachtrag sind dem Auftraggeber zu überreichen:
Nachtragsbegründung und
Nachtragskalkulation.
Für ein Nachtragsangebot ist zunächst ein Nachtrags-Leistungsverzeichnis aufzustellen. Darin sind die betreffenden Nachtragspositionen als Teilleistungen aufzuführen. An diese Leistungsbeschreibung sind die gleichen Anforderungen zu stellen, wie sie auch für eine Position im Angebots- bzw. Vertrags-LV maßgebend sind. Die Beschreibung kann mit manuellen Texten oder mit einer Standard-Software wie z. B. STLB-Bau oder STLK erfolgen. Die Nachtragskalkulation muss die ursprünglichen Preis- bzw. Kalkulationsgrundlagen für den Bauvertrag auch für den Nachtrag fortschreiben, z. B. auf die EFB-Formblätter 221 bis 223 nach VHB-Bund. Eventuell anfallende Mehr- oder Minderkosten, die in der Vertragskalkulation nicht enthalten waren, sind zu berücksichtigen und gegenzurechnen. In bestimmten Fällen muss auch die Urkalkulation offengelegt werden. Für öffentliche Bauaufträge gilt der „Leitfaden zur Vergütung bei Nachträgen“ (Richtlinie 510) im VHB-Bund. Im Straßen- und Brückenbau gilt besonders der Abschnitt 3.4 in HVA B-StB.
Ist im Hauptvertrag ein Nachlass vereinbart, so ist dieser laut Rechtsprechung auch auf Nachträge anzuwenden. Begründet wird dies damit, dass ein Nachlass auch zu den Preisermittlungsgrundlagen zu rechnen ist.
Nachtragsmanagement beim Auftraggeber
Dabei geht es um Aufgaben, die in der Leistungsphase 8 der HOAI als Grundleistungen beschrieben sind. Im Mittelpunkt stehen Kostenfeststellung und -kontrolle, also die Überprüfung, ob die im Vertrag vereinbarten Baukosten eingehalten werden. Nach Anmeldung eines Nachtrags durch das Bauunternehmen umfasst das Nachtragsmanagement beim Auftraggeber vor allem:
Dokumentation von Ursachen, Zeitpunkt, Inhalt und Art von Nachforderungen bereits durch den projektüberwachenden Bauleiter, um späteren Streitigkeiten evtl. vorzubeugen und ggf. Mehrfacheinreichungen festzustellen.
Prüfung der Anspruchsgrundlagen und Einhaltung von Formvorschriften gemäß den Vertragsbedingungen und getroffenen Vereinbarungen, ob z. B.:
Prüfung der Nachträge preisrechtlich der Höhe nach:
Chronologie der Nachtragsbearbeitung und -prüfungen.
Vorbereitung von Unterlagen und Aussagen für mögliche Nachtragsverhandlungen.
Festlegung von Entscheidungsfeldern für die mit dem beauftragten Mitarbeiter für das Nachtragsmanagement, z. B. hinsichtlich von Bestätigungen.
Weiterhin sind folgende Formblätter bzw. Richtlinien aus dem VHB-Bund zu berücksichtigen:
Formblatt 521 zur Vertragszuordnung und -berechnung,
Formblatt 522 zum Prüfungsvermerk und
Formblatt 523 zu Nachtragsvereinbarungen.
Ändert sich im Ergebnis der Prüfung die Gesamtvergütung, kann der Prüfungsvermerk nach Formblatt 522 erfolgen. Zu Baumaßnahmen im Straßen- und Brückenbau sind auch hier wieder die Aussagen in der HVA B-StB nach Richtlinientext im Abschnitt 3.4 bestimmend.
Wird zum Nachtrag eine Nachtragsvereinbarung zwischen den Vertragspartnern getroffen, sollten bei der Abfassung folgende Punkte ausgewiesen werden: Vergütungszuordnung und Vergütungsberechnung,
Summe der zusätzlichen Vergütung,
Vertragsbedingungen, die auch dem Hauptvertrag zugrunde liegen und
weitere vertragliche Vereinbarungen, z. B. Ausführungsfrist, Einzelfristen und Fertigstellung.
Nachtragsmanagement bei Rahmenvereinbarungen (Zeitverträge)
Rahmenvereinbarungen können nach § 4a in den Abschnitten 1 bis 3 in VOB Teil A sowie in Abschnitt 610 der VHB-Bund abgeschlossen werden. Sie kommen vor allem bei regelmäßig wiederkehrenden Arbeiten zum Einsatz, z. B. bei Bauunterhaltungsmaßnahmen für öffentliche Auftraggeber. In der Rahmenvereinbarung sind nicht vorgesehene Leistungen, die erst bei der Erteilung des Einzelauftrags erkennbar werden, als zusätzliche Leistungen vorzusehen. Diese sind mit einem Nachtrag zu vereinbaren. Nach Tz. 2 in der Richtlinie zum Formblatt 617 im VHB (2019) ist für die Nachtragsvereinbarung das Formblatt 523 im VHB-Bund zu verwenden. Hilfreiche Hinweise dazu finden Sie zudem hier: Rahmenvereinbarung Bauunterhalt. Streitvermeidung durch Kooperation
Wichtig ist hervorzuheben, dass ein gutes Nachtragsmanagement nicht dazu dienen soll, Nachtragsforderungen des Auftragnehmers grundsätzlich abzuwehren. Ziel ist es, langwierige Nachtragsverhandlungen bis hin zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen den Vertragspartnern zu vermeiden. Im „Leitfaden zur Vergütung bei Nachträgen“ (Richtlinie 510 im VHB-Bund) wird ausdrücklich auf die Kooperationspflicht hingewiesen.
Auftraggeber und Auftragnehmer sind verpflichtet, bei Streit die Meinungsverschiedenheiten durch Verhandlungen beizulegen. Der Auftraggeber hat sich „mit den Forderungen des Auftragnehmers auseinanderzusetzen und dem Auftragnehmer das Ergebnis seiner Prüfung nachvollziehbar mitzuteilen. Andernfalls kann der Auftragnehmer berechtigt sein, die Arbeiten einzustellen oder den Auftrag zu kündigen.“