Instandsetzungskosten bei Gebäuden sind die Kosten, die entstehen, um Schäden, Mängel oder Abnutzung an einem Gebäude zu beseitigen und den ursprünglichen Zustand wiederherzustellen.
Was sind Instandsetzungskosten?
Instandsetzungskosten sind Kosten, die entstehen, um Schäden oder Abnutzungen an Gebäuden und baulichen Anlagen zu beseitigen und deren Nutzung zu erhalten oder wiederherzustellen. Sie fallen regelmäßig während der gesamten Nutzungsdauer eines Gebäudes an – also von der Inbetriebnahme bis zum Abriss oder zur endgültigen Beseitigung. Instandsetzungskosten dienen dazu: - den ordnungsgemäßen Zustand eines Gebäudes zu erhalten,
- Schäden zu reparieren,
- die sichere Nutzung zu gewährleisten,
- die Gebrauchsfähigkeit wiederherzustellen.
Je nach Modernisierung und Rekonstruktion können dabei kleine Reparaturen oder größere Sanierungsmaßnahmen notwendig sein. Instandsetzungskosten entstehen häufig für diese Bauteile:
Instandsetzungskosten sind abhängig von der Gebäudeart und der angesetzten wirtschaftlichen Nutzungsdauer sehr unterschiedlich. Oft werden mit einer Instandsetzung auch Verbesserungen vorgenommen. Dadurch kann:
- der Nutzwert des Gebäudes steigen
- oder die Nutzungsdauer verlängert werden.
Dann sind die Aufwendungen als Herstellungskosten bei Gebäuden zu bewerten, oft auch bei einer Erweiterung. Das kann der Fall sein, wenn z.B. ein Gebäude bei der Modernisierung aufgestockt oder die nutzbare Fläche erweitert wird. Wird jedoch ein Gebäude oder ein Teil davon abgerissen und danach neu errichtet, liegen keine Instandsetzungskosten vor, sondern Anschaffungskosten. 
Instandsetzungskosten sind Ausgaben für Reparaturen und Sanierungen an Gebäuden, um deren Nutzung, Sicherheit und Werterhalt sicherzustellen.
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Bestandteile der Instandsetzungskosten
Die Instandsetzungskosten sind in der DIN 18960-Nutzungskosten im Hochbau geregelt (Neufassung, Stand November 2020). Sie gehören zur Nutzungskostengruppe: 400 – Instandsetzungskosten In der weiteren Untergliederung in zweiter und dritter Ebene zählen im Einzelnen folgende Kostenuntergruppen zu den Instandsetzungskosten: 410 Instandsetzung der Baukonstruktionen, mit Untergliederung nach:
420 Instandsetzung der Technischen Anlagen, mit Untergliederung nach:
- Abwasser-, Wasser- und Gasanlagen,
- Wärmeversorgungsanlagen,
- Raumlufttechnische Anlagen,
- Elektrische Anlagen,
- Kommunikations-, Sicherheits- und informationstechnische Anlagen,
- Förderanlagen,
- Nutzungsspezifische und verfahrenstechnische Anlagen,
- Gebäude- und Anlagenautomation
- Instandsetzung der Technischen Anlagen, sonstiges
430 Instandsetzung der Außenanlagen, mit Untergliederung nach:
- Geländeflächen,
- Befestigte Flächen,
- Baukonstruktionen in Außenanlagen,
- Technische Anlagen in Außenanlagen,
- Einbauten in Außenanlagen,
- Instandsetzung der Außenanlagen, sonstiges
440 Instandsetzung der Ausstattung, mit Untergliederung nach:
- Ausstattung,
- Kunstwerke,
- Instandsetzung der Ausstattung, sonstiges
490 Instandsetzungskosten, Sonstiges
Instandsetzungs- versus Instandhaltungskosten
Oft wird von Instandsetzungskosten gesprochen, obwohl eigentlich Instandhaltungskosten gemeint sind. Beide Begriffe müssen jedoch voneinander abgegrenzt werden.
| Instandhaltungskosten | Instandsetzungskosten |
| Sie umfassen in der Regel Kosten, die erforderlich sind, um den Zustand einer Immobilie für den bestimmungsgemäßen Gebrauch zu erhalten. | Instandsetzungskosten an einem Gebäude sind als regelmäßige Erhaltungsmaßnahmen sofort als Betriebsausgaben abziehbar. |
| Die Instandhaltungskosten werden in § 28 Abs. 1 der II. Berechnungsverordnung definiert (Verordnung über wohnungswirtschaftliche Berechnungen nach dem zweiten Wohnungsbaugesetz). | Sie können auch bewertet werden als: |
Treffen Anschaffungskosten, Herstellungskosten und Instandsetzungskosten zusammen, müssen die Kosten aufgeteilt werden. Ist eine genaue Zuordnung nicht möglich, kann die Aufteilung durch Schätzung erfolgen. Greifen die Maßnahmen bautechnisch ineinander, kann es erforderlich sein, die gesamte Maßnahme als Herstellungskosten zu bewerten. Das kann z.B. der Fall sein, wenn wegen des erstmaligen Einbaus eines Badezimmers größere Fallrohre eingebaut werden müssen. Mit dem finalen BMF-Schreiben vom 26. Januar 2026 wird die aktuelle Rechtsprechung zur Abgrenzung von Aufwendungen bei der Instandsetzung und Modernisierung von Gebäuden dargestellt. Die dort enthaltenen Aussagen und Beispiele sind in allen offenen Fragen und Fällen anzuwenden. Details finden Sie hier: Herstellungskosten von Gebäuden. Werden im speziellen Fall Instandsetzungs- und Modernisierungskosten als Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bewertet, dann sind die anfallenden Aufwendungen auch über die Zeit abzuschreiben. Ein Wahlrecht zur Abschreibung besteht dann nicht. Nähere Erläuterungen lesen Sie in diesem Beitrag: Abschreibung von Gebäuden. Instandsetzungskosten nach Bauplanung
Im Zusammenhang mit der Bauplanung werden Instandsetzungskosten auch in § 2 Abs. 9 HOAI geregelt. Dabei geht es um Maßnahmen zur Erhaltung des Soll-Zustandes eines Objektes. Die Honorare für die Instandsetzung von Objekten können nach § 12 Abs. 1 HOAI ermittelt werden. Grundlage dafür sind unter anderem: - die anrechenbaren Kosten,
- die Honorarzonen,
- die Leistungsphasen,
- sowie die Honorartafeln der HOAI.
Die jeweiligen Instandsetzungsmaßnahmen werden den entsprechenden Bereichen zugeordnet.
Nach § 12 Abs. 2 HOAI kann für Grundleistungen bei Instandsetzungen vereinbart werden, dass der Prozentsatz für:
um bis zu 50 % der Bewertung dieser Leistungsphase höher angesetzt wird.
Instandsetzungsmaßnahmen ausschreiben und kalkulieren
Instandsetzungsmaßnahmen ergeben sich zunächst aus dem Bedarf und der Notwendigkeit. Anschließend ist die Bauplanung nach den Leistungsphasen der HOAI bis zur Ausführungsplanung vorzusehen. Mit der Ausschreibung werden die auszuführenden Bauleistungen festgelegt. Hierfür können verwendet werden: - Texte aus Standardleistungsbüchern (z. B. STLB-Bau, STLK und STLB-BauZ)
- oder freie Texte
Die Ausschreibung bildet die Grundlage für die Einholung von Angeboten durch Bieter. Den Bietern ist es überlassen, nach welcher Methode und Form die anzubietenden Preise zum Angebot kalkuliert werden. Ggf. sind Nachweise zu den Kalkulationsansätzen zu verlangen. Nach der Prüfung der Angebote durch den Auftraggeber erfolgt die Vergabe der Bauleistungen an Bauunternehmen oder Bauhandwerksbetriebe. Teilleistungen können auch im Lohnauftrag ausgeführt oder von Unternehmen an Nachunternehmer vergeben werden. Nach Fertigstellung des Gebäudes ist die Abnahme vorzunehmen. Die Bauausführung sollte vertraglich geregelt werden. Als Grundlage kann herangezogen werden: