Die Aufgliederung der Einheitspreise (EFB 223) ist ein Formular für Ausschreibungen. Detailliert und transparent wird darin dargestellt, wie der Bieter seinen Preis berechnet hat.
Wozu dient das EFB-Formblatt 223?
Damit wird dem Auftraggeber ermöglicht:
maßgebende Kalkulationsbestandteile als Summe der einzeln kalkulierten Kostenarten und den darauf berechneten Zuschlägen bzw. Umlagen zu beurteilen, zu prüfen, ob ggf. eine Mischkalkulation und / oder kein wirtschaftliches Angebot und dadurch ggf. Ausschlussgründe zum Angebot vorliegen und Nachtragsforderungen besser zu prüfen, was Streit bei Nachträgen vermeiden hilft.
Wenn die voraussichtliche Angebotssumme 100.000 Euro übersteigt, sind alle Teilleistungen für die Aufgliederung der Einheitspreise anzugeben.
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Wann wird ein EFB-Formblatt verlangt?
Oft wird bereits bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe darauf hingewiesen, ob und wann die ergänzenden Formblätter verlangt werden. Bei öffentlichen Bauaufträgen bliebe zu beachten, dass nicht oder verspätet vorgelegte Formblätter zum Ausschluss des Angebots bzw. zur Nichtberücksichtigung jeweils nach § 16a in den Abschnitten 1 bis 3 der VOB Teil A führen kann. Wird die geforderte Abgabe versäumt, kann der Auftraggeber die fehlenden Erklärungen und Nachweise mit Fristsetzung nachverlangen. Sie sind dann spätestens innerhalb von sechs Kalendertagen nach Aufforderung vorzulegen. Eine Nichtvorlage zum Nachtermin begründet ggf. einen Ausschluss des Angebots. Nach Auffassung des BGH (Urteil vom 07.06.2005 – XZR 19 / 02) kann ein Ausschluss bei der Wertung erfolgen, weil die geforderten Aussagen für die Vergabeentscheidung wichtig sind. Die Nichtabgabe der Formblätter Preise oder die Weigerung des Bieters, die Einzelangaben zu liefern, kann eine ordnungsgemäße Wertung behindern oder gar vereiteln.
Wie umfangreich ist das EFB-Formblatt 223 vorzulegen?
Abhängig vom Volumen der Angebotssumme ist vom Auftraggeber die Abforderung vorzugeben.
Die Richtlinie im VHB-Bund zum Formblatt 223 trifft hierzu folgende Aussagen: Bei einer voraussichtlichen Angebotssumme von mehr als 50.000 € sind nur wichtige, den Preis bestimmende Teilleistungen (Positionen) vorzugeben und hierzu die Einheitspreise aufgegliedert zu verlangen. Bei einer voraussichtlichen Angebotssumme von mehr als 100.000 € sind alle Teilleistungen für die Aufgliederung der Einheitspreise vorzugeben.
Welche Teilleistungen im Leistungsverzeichnis (LV) als wichtig gelten, bedarf der Vorgabe durch den Auftraggeber als Ausschreibenden. Ihm steht das Recht der Vorgabe bei einer Auftragssumme größer als 50.000 € und bis 100.000 € zu. „Hierzu wäre von Vorteil, wenn in einer herangezogenen Kalkulationssoftware (z. B. nextbau) für den Umfang der Teilleistungen des Leistungsverzeichnisses (LV) eine Klassifizierung nach ABC-Analyse (in der Dreiteilung A, B und C) erfolgt. Die A-Positionen umfassen gewöhnlich die vorderen 20 % der wichtigen und umfangreichsten Positionen. Sie können als Grundlage für die Auswahl der wichtigen Positionen dienen. Mit den A-Positionen kann die fachliche Wertung und Auswertung mit Konzentration auf die Kostengewichte des Angebots erfolgen.“ Bei öffentlichen Bauaufträgen ist das EFB-Formblatt 223 vom Bieter nur auf Verlangen der Vergabestelle vorzulegen. Eine Wahlmöglichkeit (wie bei den EFB-Formblättern 221 und 222) für den Zeitpunkt der Vorlage ist für 223 nicht vorgesehen. In der Richtlinie zum Formblatt 223 im VHB-Bund wird angeführt, ausgefüllte Formblätter 223 „nur von den Bietern zu fordern, deren Angebote in der engeren Wahl sind.“ So ist das EFB-Formblatt 223 aufgebaut
Das EFB-Formblatt 223 gibt Auskunft zu:
Zeitansätzen als Arbeitszeitaufwand für die Teilleistungen (Spalte 5),
Teilkosten nach den Kostenpositionen (Spalten 6 bis 9) zu Löhnen, Stoffen, Geräten und sonstigen Kosten, sowie
Die einzelnen Teilkosten sind jeweils einschließlich Zuschläge in € (ohne Umsatzsteuer) je Mengeneinheit der Teilleistungen zu berechnen und auszuweisen. Das betrifft Zuschläge bzw. Umlagen von:
Beispiel für ein ausgefülltes EFB-Formblatt 223
Aufstellung des EFB-Formblatts 223
Für die Erstellung des Formblatts 223 spielt es zunächst keine Rolle, welches Kalkulationsverfahren bei der Angebotskalkulation angewendet wird. Grundlagen liefern die Aussagen in den:
Für jede gewählte Grundlage bzw. Variante der Kalkulation ist immer die Ermittlung nachfolgend zum EFB-Formblatt 223 möglich.
Eine manuelle Erstellung der Aufgliederung aller Einheitspreise ist mit hohem Aufwand verbunden. Dieser wird nur für wichtigste Positionen eines LV zu rechtfertigen sein. Ratsam ist es daher, eine Kalkulationssoftware wie z. B. nextbau hinzuzuziehen. Kostenpositionen und Zuschläge
In Spalte 5 im Formblatt 223 erfolgt die Angabe zum Zeitansatz (Arbeitszeitaufwand), wie er der Angebotskalkulation zugrunde liegt. Bei Zweifeln an der Angemessenheit der kalkulierten EP kann der Auftraggeber bzw. die Vergabestelle prüfen, ob der Zeitansatz pro Leistungseinheit bzw. die Gesamtstundenzahl den bautechnologisch erforderlichen Ansätzen entspricht. Bei den Kosten für Stoffe sind auch die Kosten der Hilfsstoffe (z. B. Kosten für Rüst-, Schal- und Verbaumaterial) mit einzubeziehen. Hier kann geprüft werden, ob die Stoffkosten den üblichen Ansätzen entsprechen. In die Gerätekosten werden auch die Kosten für Betriebsstoffe einbezogen. Sie sind zum Betreiben der Geräte erforderlich. Dies erfolgt aber nur für die Leistungsgeräte, die den Einzelkosten (EKT) der betreffenden Leistungspositionen auch direkt zugerechnet worden sind. Eine nachvollziehbare Aussage ist nicht einfach gegeben. „Die Prüfung bei Gerätekosten kann sich hierbei darauf konzentrieren, inwieweit sich die Ansätze im wirtschaftlich vertretbaren Rahmen – besonders für die Vorhaltekosten der Baumaschinen und Geräte halten. Niedrige Ansätze müssen hier nicht ohne Weiteres einen zu geringen Preis vermuten lassen. Der Bieter kann durchaus veranlasst sein, auf die Ansätze teilweise zu verzichten, wenn es sich um betriebseigene und ggf. bereits fast abgeschriebene Baumaschinen handelt. Zu prüfen bliebe dann eventuell, ob dafür sachgerechte Erwägungen sprechen.“ Liegen Angebote von mehreren Bietern vor, die nach unterschiedlichen Kalkulationsverfahren ihre Angebote bestimmt haben, dann können auch die jeweiligen Kostenartensummen unterschiedlich hoch und damit nicht unmittelbar vergleichbar sein, obgleich die Quersumme zu den EP (Spalte 10) als wertmäßiger Einheitspreis gleich hoch sein kann. In der Regel werden sich die Zuschlagssätze zwischen einfacher und differenzierter Zuschlagskalkulation sowie von den Umlagen bei einer Endsummenkalkulation voneinander unterscheiden. Folglich dann auch die zu den Einzelkosten (EKT) als Teilkosten zugerechneten Zuschläge. Erkennbar wäre dies z. B. bei der Zuschlagskalkulation aus den im Abschnitt 2 im EFB-Formblatt 221 ausgewiesenen Zuschläge auf die Einzelkosten. Zu beachten ist, dass die Quersumme aus den Kostenartensummen dem EP in seiner Höhe wie im Angebot wertmäßig entsprechen muss. Die Angaben im EFB-Formblatt 223 sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur den unmittelbar mit der Bearbeitung beauftragten Personen zugänglich gemacht werden.
Formblatt 223 und Nachunternehmerleistungen
Das Ausfüllen des Formblattes 223 kann mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden sein, wenn Teilleistungen zur Ausführung von Nachunternehmern vorgesehen sind. Zunächst ist im Formblatt 223 unwichtig, ob die betreffenden Leistungspositionen:
In der Fußnote 2.) im EFB-Formblatt 223 ist vermerkt, dass auch die Zusammensetzung der Einheitspreise nach Kostenarten unabhängig davon auszuweisen ist, ob der Hauptauftragnehmer oder ein Nachunternehmer die Leistungen erbringt. Für den Bieter können sich aber verschiedene Löhne und darauf bezogene Zuschläge für die Eigenleistung und für die Nachunternehmer darstellen. Der Nachunternehmer wird in der Regel einen anderen Kalkulationslohn ansetzen, folglich passen z. B. beim General- oder Hauptunternehmer als Bieter die Löhne und Zeitansätze nicht mehr zusammen. Denn für den Auftraggeber dürfte es unerheblich sein, ob die Preisbestandteile der Nachunternehmerleistungen im Formblatt Preise 223:
vom Nachunternehmer selbst kalkuliert werden,
vom Hauptunternehmer als Bieter so übernommen und mit seinen Zuschlägen ergänzt werden oder
von den Hauptunternehmern selbst kalkuliert bzw. erstellt werden.
Nachunternehmer ignorieren in der Regel die Aufgliederung der Einheitspreise in einem EFB-Formblatt 223. Für sie ist der Aufwand zum Ausfüllen zu hoch, da sie oft auch nicht über die notwendigen technischen Kapazitäten verfügen. Dann werden die General- und Hauptunternehmer die im Formblatt 223 geforderten Preise selbst aufgliedern, ohne dass gesicherte Kalkulationswerte des Nachunternehmers vorliegen. Dabei besteht die Gefahr, dass die vorgenommene Aufgliederung nicht mit der Kalkulation des Nachunternehmers übereinstimmt.
EFB-Formblatt 223 ist kein Vertragsbestandteil
Die Formblätter Preise und somit auch das Formblatt 223 ist kein Vertragsbestandteil. In früheren Jahren war dies im Kopfteil der Formblätter vermerkt. Heute findet sich dieser Vermerk unter Textziffer 1 in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (Formblatt 211 im VHB-Bund, Ausgabe 2017). Dies ist darin begründet, dass im Bauvertrag nur die Baupreise (in der Regel die Einheitspreise für die Teilleistungen) vereinbart werden, nicht aber die Art ihrer Ermittlung und auch nicht die einzelnen Preisbestandteile wie Lohnkosten, Stoffkosten oder Wagnis und Gewinn.